Welche Prüfungen kann Finmatics auf Rechnungen durchführen?

Finmatics unterstützt die formale Rechnungsprüfung mit einer Vielzahl von Automatisierungen. Welche Prüfungen durchgeführt werden, lesen Sie in diesem Artikel. 

Inhalt

 

Welche Prüfungen führt Finmatics durch?

Hierbei kann zwischen Prüfungen unterschieden werden, welche standardgemäß aktiviert sind und denjenigen die bei Bedarf manuell zugeschalten werden können.

Im Standard enthaltene Prüfungen

Duplikatsprüfung

Mögliche Duplikate werden basierend auf den Merkmalen Rechnungsnummer, Kreditor und Betrag erkannt. Mehr dazu lesen Sie hier: Wie funktioniert die Prüfung auf Duplikate bei Finmatics?.

Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum) ist ein Pflichtfeld. Ist das Ausstellungsdatum in der Zukunft oder zu weit in der Vergangenheit (>180 Tage), wird eine Warnung angezeigt. 

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer wird durch die Finmatics KI erkannt und ist ein Pflichtfeld. Rechnungen ohne Rechnungsnummer können nicht bestätigt werden. 

Prüfung der UID-Nummer 

UID Nummern werden bei jeder Transaktion mit den Stammdaten des Kreditors abgeglichen. Ebenso kann eine Abfrage der Gültigkeit der UID Nummer über Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS), auch genannt VIES (VAT Information Exchange System) konfiguriert werden. Wenn Sie den Abgleich einstellen lassen möchten schreiben Sie uns an support@finmatics.com.

Beträge- und Steuersätze

Beträge und Steuersätze werden durch die Finmatics KI erkannt und sind Pflichtfelder. Rechnungen ohne zusammenpassende Beträge und Steuersätze können nicht bestätigt werden. 

Geschäftspartner wurde bisher noch nicht verbucht

Wurde ein Geschäftspartner bisher noch nicht verbucht, erscheint eine Meldung am Beleg. Überprüfen Sie anschließend den Geschäftspartner auf Richtigkeit.

Ungültige Zeichen

Sollten ungültige Zeichen, wie etwa “?” oder “ß” erkannt worden sein, kann dies die Verifizierung des Belegs beeinträchtigen. Es erscheint eine Warnung am Beleg, durch welche Sie die Eingabe korrigieren können.

Zuschaltbare Prüfungen

Sämtliche unten angeführten Prüfungen können auf Wunsch zugeschalten werden. Sollten Sie eine der Einstellungen nicht vorfinden, kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com.

Name und Anschrift des Rechnungsempfängers- und Rechnungserstellers

Finmatics gleicht Stammdaten mit den Daten auf der Rechnung ab. Werden bei dieser Prüfung Unterschiede ersichtlich so liefert Finmatics eine Warnung. 

Um Fehlern vorzubeugen, können beispielsweise auch alternative Schreibweisen, z.B. Finmatics GmbH oder Finmatics GesmbH, sowie alternative Adressen erlaubt und konfiguriert werden. 

Diese Funktion ist sowohl für Rechnungen mit, wie auch ohne Bestellbezug anwendbar. 

Leistungszeitraum

Sollte der Leistungszeitraum nicht angegeben sein, erhalten Sie eine entsprechende Warnung.

MIAS/VIES Check

Es kann eine Abfrage der Gültigkeit der UID Nummer über Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS), auch genannt VIES (VAT Information Exchange System) konfiguriert werden. 

Prüfung der UID-Nummer des Rechnungserstellers

Sollte bei Belegen über 400€ die UID-Nummer des Rechnungserstellers fehlen, wird eine Warnung angezeigt.

Prüfung der UID-Nummer - Gesamtbetrag 

Eine Warnung wird ausgegeben, im Falle einer fehlenden UID-Nummer des Leistungsempfängers, sowie auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt oder wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. 

Spezialprüfungen für Rechnungen mit Bestellbezug

Bei Rechnungen mit Bestellbezug ist zusätzlich auch eine Prüfung mit den Stammdaten der Bestellung möglich z.B. Übereinstimmung des Geschäftspartners der Bestellung mit den Stammdaten.

Kundenspezifische Prüfungen

Auf Wunsch können per Keyword oder REST-API kundenspezifische Prüfungen implementiert werden. Kontaktieren Sie hierfür unseren Support unter support@finmatics.com.