Wie funktioniert die ein- oder mehrstufige Dokumentenfreigabe für Unternehmen?

Mit Finmatics können Sie ein- und mehrstufige Rechnungs-Freigabeprozesse realisieren. Hier finden Sie alle Informationen darüber, wie Sie Dokumentenfreigabe nutzen können.

Schritt 1: Der Beleg muss ins System…  

Für einen Freigabeprozess ist es notwendig, dass Belege nach Finmatics überführt werden.
Dafür steht Ihnen die ganze Palette der Finmatics Belegtransfertechnologien zur Verfügung:  

  • Belegtransfer via E-Mail 
  • Mobile App 
  • Scan-Automat 
  • Upload 
  • REST-API / WEB-EDI 
  • Integrationen von Drittsoftwareanbietern 

Natürlich können Sie alle Belegtransfertechnologien auch nach belieben kombinieren:
So können E-Mail Belegtransfer in Kombination mit Scan & Trenn verwendet werden. Aber auch alle 5 Möglichkeiten des Belegtransfer können gemeinsam in Kombination angewandt werden.
So oder so, die Belege gelangen in die Freigabe.  

Was die perfekte Belegtransfertechnologie für Ihre Kanzlei / Ihr Unternehmen ist,
finden Sie in folgendem Artikel:
Welche Belegtransfertechnologien sind für mein Unternehmen/ meinen Mandant die richtige?  

Wie sieht ein typischer Rechnungsfreigabeprozess mit Finmatics aus?  

Rechnungsfreigabeprozess_Grafik2

Schritt 2: Der Beleg muss den richtigen Freigeber finden… 

Nach dem Belegeingang muss der Beleg freigegeben werden. Die Herausforderung ist nun, dass die Belege an die richtigen, zur Freigabe zuständigen Personen im Unternehmen gehen muss.
Oft ist das sogar sehr einfach: Eine Person, in der Regel die Geschäftsführung, muss die Belege freigeben.
Je größer das Unternehmen, desto höher die Komplexität: Rechnungen müssen zu Teamleiter*innen, Kostenstellenverantwortlichen, etc. Manchmal genügt eine einstufige Freigabe, manchmal sind 2 oder mehrstufige Genehmigungsprozesse notwendig. 

Lesen Sie in diesem Artikel, welche Freigabeprozesse mit Finmatics realisiert werden können:
Welche Freigabeprozesse können mit Finmatics realisiert werden?

Schritt 3: Der Beleg wird freigegeben und /oder ergänzt 

Über den eingerichteten Rechnungsfreigabeprozess wird dann die richtige Person im Unternehmen identifiziert. Die Person erhält nun den Beleg in Ihre Aufgabenliste und kann freigeben, ablehnen oder, falls gewünscht, andere Personen zuordnen.
Das geschieht komfortabel über die Finmatics Mobile App oder im Finmatics Web-Client.  

Wie wird der Freigeber benachrichtigt, dass neue Belege freizugeben sind?  

E-Mail-Benachrichtigung: Müssen Belege durch User*innen freigegeben werden, erhalten diese eine Benachrichtigung per E-Mail.  

Soll ich die Belege im Browser (Web-Client) oder per Mobile App freigeben? 

Grundsätzlich ist es Ihnen freigestellt, wie Sie Belege freigeben. Es hat keine technische Auswirkung und ist in der Regel reine Geschmackssache. Einfache Rechnungsfreigaben sind in der Regel komfortabler per mobile App (freigeben/ ablehnen). Genauso können Sie auch Kostenstellen/ Labels ergänzen.

Ausnahme: Sind komplexe Aufteilungen notwendig (Aufteilungen auf mehrere Kostenstellen) ist der Browser (Web-Client) zu verwenden.

Wie sieht die Dokumentenfreigabe per Mobile App und im Browser aus?   

Sehen Sie dafür folgende Videos an: