Die Qualität der Stammdaten für Geschäftspartner hat eine große Auswirkung auf die Automatisierung der Belegverarbeitung. Eine hohe Qualität in den Stammdaten unterstützt:
- Die richtige Zuordnung des Geschäftspartners bei der Rechnung
- Das richtige Auslesen der Belegfelder
- Die richtige Kontierung (Sachkontenzuordnung)
Voraussetzung
Welche Felder müssen in den Stammdaten ausgefüllt sein, damit eine hohe Qualität sichergestellt wird. Grundsätzlich genügt einer der unten angeführten Werte, um einen Stammdatensatz richtig zuzuordnen und die Belegfelder richtig auszulesen. Sind alle Werte richtig gepflegt erhöht sich jedoch die Qualität um ein Vielfaches.
Bei Eingangsrechnungen
- die UID
- der IBAN
- der Name des Lieferanten und die Strasse, Postleitzahl, Ort und Land der Anschrift (diese Werte müssen in den Stammdaten exakt mit jenen auf der Rechnung übereinstimmen)
Bei Ausgangsrechnungen
- die UID
- der Name des Lieferanten und die Strasse, Postleitzahl, Ort und Land der Anschrift (diese Werte müssen in den Stammdaten exakt mit jenen auf der Rechnung übereinstimmen)
Vorgehensweise
Wie können Sie nun vorgehen, um jene Stammdaten zu finden bei welchen die Qualität nicht passt.
- Fordern Sie den Stammdatenreport für Ihre Mandanten unter support@finmatics.com an
- Dieser stellt Ihnen folgende Information zur Verfügung
- Behandeln Sie nur die „nicht zugewiesenen“ und „falsch zugewiesenen“ Geschäftspartner
- Vergleichen Sie die Werte in Ihren Stammdaten auf Vollständigkeit und Korrektheit im Vergleich zu den Rechnungen