Wie kann ich einen Dokumentengenehmigungsprozess/-workflow konfigurieren? Rechnungsfreigabeworkflow

Mit Finmatics können Sie ein- und mehrstufige Dokumentenfreigabeprozesse definieren, an denen mehrere Benutzer:innen beteiligt sind.  Endbenutzer:innen genehmigen Dokumente über die Web-Oberfläche oder optional über ein mobiles Gerät.

Durch eine leistungsstarke Workflow-Engine ist es mit Finmatics möglich, Dokumentenfreigabeworkflows für kleine, mittlere und große Unternehmen zu realisieren.

Beispiele für Nutzung der Dokumentenfreigabe durch Mandant:innen einer Steuerberatungskanzlei:

Schritt 1: Belegtransfer

Mandant:innen richten eine E-Mailadresse ein (rechnungen@mandant.at). Diese E-Mailadresse wird  Lieferant:innen zur Belegübermittlung weitergegeben und leitet dann auf die automatisch erstellte Finmatics E-Mailadresse weiter. Ebenfalls können Belege per Web hochgeladen werden.

 

Schritt 2: Rechnungsfreigabe – zwei-stufig durch Mandant:innen

Ein- bis zwei-stufige Freigabeprozesse sind bei Unternehmen mit 20 bis 50 Mitarbeiter:innen typisch. Rechnungen gelangen an das Sekretariat zur Zuteilung. Belege werden der Teamleitung zugeteilt zur Freigabe.

 

Wie machen Mandant:innen die Belegfreigabe?

Nach der Freigabe erhält die zuständige Person in der Geschäftsführung die Rechnungen in die Freigabeliste. Freigabe erfolgt dann per Mobile App oder im Web Portal. Ist bei Mandant:innen eine Kostenrechnung hinterlegt, wählt die:der Geschäftsführer:in, Projektleiter:in oder Abteilungsleiter:in Kostenstelle und Kostenträger aus.

 

 

Schritt 3: Weitergabe der Daten und Belege an ERP System

Nach der Freigabe erhält die:der Buchhalter:in den Beleg plus Daten exportiert in sein ERP System.

Unsere Expert:innen beraten Sie gerne und erarbeiten mit Ihnen einen für Sie individuell gestaltbaren Dokumentenfreigabeprozess. Für ein Beratungsgespräch oder eine Demo kontaktieren Sie uns unter support@finmatics.com