Wie verwende ich die interne Rechnungsnummer?

Hintergrund

In Buchhaltungssystemen, wie BMD, kann auch eine interne Rechnungsnummer verwendet werden. Diese ist typischer Weise eine fortlaufende Nummer, welche basierend auf dem Rechnungsdatum hochzählt. In diesem Artikel wird beschrieben, wie die interne Rechnungsnummer verwendet wird. Dies bewirkt auch, dass die Rechnungsnummer, wie sie auf der Rechnung steht im Feld „externe Belegnummer“ in der BMD ankommt.

Einstellung am Mandanten

Um die interne Rechnungsnummer für einen Belegkreis freizuschalten unternehmen Sie folgende Schritte:

  • Wählen Sie den gewünschten Mandanten im Menüpunkt Mandanten aus
  • Wählen Sie im Reiter Belegtypen den gewünschten Belegtyp aus für den Sie die interne Rechnungsnummer freischalten möchten. Die Funktion steht Ihnen in den Buchungskategorien Eingangsrechnung, Kasse, Verrechnungskonto und Kreditkarte zur Verfügung.
  • Aktivieren Sie die Funktion „Interne Rechnungsnummer verwenden“
  • Wählen Sie aus, ob die interne Rechnungsnummer manuell eingetragen wird oder vom System automatisch hochgezählt wird

Für Kanzleien, welche im Vorerfassen in der BMD die Belege verarbeiten

Wenn Ihre Kanzlei die Belege im Vorerfassen in der BMD verarbeiten, dann wählen Sie bitte „vom System automatisch hochzählen“ aus.

Für Kanzleien, welche auf der Finmatics Oberfläche die Belege verarbeiten

Wenn Sie die Rechnungen auf der Finmatics Oberfläche verarbeiten, dann sind folgende Inhalte relevant für Sie:

Interne Rechnungsnummer manuell eintragen

Wenn die Option „manuell eintragen“ ausgewählt wurde, dann kann bei der Belegverarbeitung der Benutzer diese Feld manuell mit dem gewünschten Wert ausfüllen.

Interne Rechnungsnummer automatisch hochzählen

Wenn die Option „automatisch hochzählen“ ausgewählt wurde, dann kann bei der Belegverarbeitung der Benutzer dieses Feld nicht manuell ausfüllen. Es steht in der Belegübersicht eine Funktion zur Verfügung, welche eine automatische Befüllung des Feldes ermöglicht

Interne Rechnungsnummer automatisch hochzählen in der Belegübersicht

Für das automatische Hochzählen in der Belegübersicht gehen Sie folgender Maßen vor:

  • Selektieren Sie jene Belege in der Belegübersicht, welche Sie automatisch hochzählen möchten
  • Es erscheint im Menü die Funktion „Hochzählen der internen Rechnungsnummer“
  • Klicken Sie auf dies Funktion
  • Es erscheint ein Auswahlfenster mit der Information, welche Nummer zuletzt exportiert wurde und einer Auswahl ob ein Hochzählen ab der zuletzt exportierten Nummer stattfinden soll oder ab einem neuen frei wählbaren Wert.
  • Treffen Sie die Auswahl, wie das System hochzählen soll
  • Die Belege werden automatisch hochgezählt.