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DATEV - Aktivierung des Token

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Token zur DATEV aktivieren.

Inhalt 

 

Wie überprüfe ich, ob ein Token aktiv ist? 

Ob der Token zur DATEV aktiv ist, können Sie über das Menü rechts im Punkt “Schnittstellen” überprüfen. Alternativ können Sie auch auf das Wolkensymbol links oben neben Ihrem Account klicken.

Hier sehen Sie nun eine Liste aller Mandanten, für welche ein aktiver Token besteht und weiterführende Links in die DATEV. Durch das Kreieren eines Tokens wird die Verbindung zwischen Finmatics und der DATEV hergestellt und ermöglicht das Exportieren der Belegbilder. Beim Exportieren der Belege wird in DATEV immer jener Mitarbeiter dargestellt, der den Token mittels seiner Smartcard generiert hat. 

Folgende Färbungen kann die Wolke haben:

🟢 – Alle Belege können exportiert werden/es ist für alle Mandanten ein Token verfügbar.

🔴 – Der Token ist für mindestens einen Mandanten, bei dem Belege exportiert werden sollen, nicht gültig.

🔘 – Es gibt keinen Token.

Wenn die Wolke grün ist, Mandanten aber nicht synchronisiert werden oder Belege nicht exportiert werden, prüfen Sie sicherheitshalber dennoch, ob der aktuell aktive Token auch wirklich alle zu exportierende Mandanten enthält. 

Wie erstelle ich einen Token? 

Es stehen Ihnen hierzu zwei Optionen zur Verfügung:

Token Erstellung direkt nach dem Login

Durch entsprechend getroffene Einstellungen im User-Menü können Sie den Token direkt nach dem Login in Finmatics aktivieren. Informationen dazu finden Sie in Wie verwende ich das User Menü?.

Klicken Sie hierzu nach dem Login im aufscheinenden Pop-up Fenster auf "Token aktivieren". 

Aktivierung des Tokens über das User-Menü

Klicken Sie hierzu rechts oben im User-Menü auf "Schnittstellen". 

Wählen Sie in dieser Ansicht anschließend "Token erstellen". 

Es öffnet sich nun ein Pop-up Fenster in welchem Sie "Token aktivieren" wählen. 

Token sind jeweils 11 Stunden lang gültig. Solange ein passender Token aktiv ist, müssen Sie keinen neuen generieren, sondern können exportieren und synchronisieren.

Bei der ersten Erstellung des Tokens, noch bevor jemals Mandanten synchronisiert wurden, ist dieser immer leer. Deaktivieren Sie den Token nach Synchronisierung der Mandanten und erstellen Sie einen neuen Token. Nun scheinen die Mandanten im Token auf und der Token ist auch für den Export bereit.

Wie werden Mandate bei Erstellung des Tokens abgerufen? 

Damit neben Mandantennamen und Nummer, auch Belegtypen und Ordner nach Finmatics synchronisiert werden, müssen die Mandate in der "MyDatev - Mandantenregistrierung" hinterlegt sein. Informationen dazu finden Sie in folgender DATEV Dokumentation: 

Folgende nachfolgende Regeln gelten: 

Benutzer ist einer Kanzlei/Unternehmen zugewiesen 

Es werden alle Mandate, auf welche mit der SmartCard oder SmartLogin in der DATEV zugegriffen werden kann, synchronisiert. Dabei werden alle Mandate berücksichtigt, welche in jeglicher Art Online verfügbar sind (Rechnungsdatenservice, Buchungsdatenservice, MyDatev Mandantenregistrierung...). Über die Berechtigungsverwaltung in der DATEV kann die Synchronisation eingeschränkt werden. Weitere Informationen finden Sie hier: 

Benutzer ist mehreren Kanzleien/Unternehmen zugewiesen 

In diesem Fall werden nur diejenigen Mandanten synchronisiert,  für welche, die in MyDatev registrierte, Beraternummer in Finmatics hinterlegt ist. Dies tritt meist dann ein, wenn DATEV Meine Steuern gebucht wurde. Weitere Informationen zur Hinterlegung der Beraternummer finden Sie in folgendem Artikel: 

Wie kann ich einen Token widerrufen?

Um einen Token zu widerrufen, klicken Sie in der Tabellen-Ansicht auf das Papierkorb Symbol.

Wie prüfe ich, ob ich einen passenden Token aktiviert habe?

Sie können ganz einfach prüfen, ob Sie einen passenden Token aktiviert haben, indem Sie in der Token-Ansicht nach dem Mandanten suchen, für den Sie Belege exportieren möchten oder welchen Sie synchronisieren wollen.

Wenn ihr Token verschwindet, dann ist der Mandant nicht im Token enthalten und Sie müssen die entsprechenden Einstellungen in der DATEV treffen. Sehen Sie sich dazu auch, je nach Produkt, den entsprechenden Helpcenter Artikel an: