Wie starte ich mit dem Belegtransfer für DATEV Unternehmen Online?

Mit dem Belegtransfer holt Finmatics neue Belege automatisch aus dem Posteingang von DATEV Unternehmen Online ab. Verbinden Sie Finmatics in der Ansicht Übertragungen per DATEV SmartLogin. Anschließend wählen Sie die gewünschten Mandanten sowie Belegtypen aus und starten den Lauf.

Wie starte ich mit dem Belegtransfer für DATEV Unternehmen Online?

Starten Sie mit dem Belegtransfer: Voraussetzungen, Verbindung per SmartLogin, erster Lauf und was mit Ihren Belegen in DATEV Unternehmen Online passiert.

Mit dem Belegtransfer holt Finmatics neue Belege automatisch aus dem Posteingang von DATEV Unternehmen Online ab und verarbeitet sie wie gewohnt. Ihre Mandanten laden weiterhin in DATEV Unternehmen Online hoch – am Workflow Ihrer Mandanten ändert sich nichts.

Welche Voraussetzungen brauche ich?

DATEV SmartLogin: Die Verbindung wird per QR-Code mit der DATEV SmartLogin-App hergestellt. SmartCard und DATEV mIDentity (Stick) werden nicht unterstützt. SmartLogin ist bei DATEV kostenlos; die Zugangsdaten stellt DATEV digital bereit, Sie müssen nicht auf den Brief warten.
DATEV Unternehmen Online mit Belege online, bisherige Version. Die neue Version von DATEV Belege online wird derzeit nicht unterstützt (siehe Artikel „Was kann der Belegtransfer – und was nicht?“).
Zugriff auf die Mandanten: Der SmartLogin, mit dem Sie sich verbinden, braucht in DATEV Unternehmen Online Zugriff auf alle Mandanten, für die der Belegtransfer laufen soll. Weitere Rechte sind nicht nötig.
Mandanten in Finmatics: Es werden nur Mandanten angeboten, die bereits in Finmatics angelegt und mit DATEV synchronisiert sind (siehe Wie synchronisiere ich Mandanten und Belegtypen aus DATEV?).
Empfohlen: DATEV Buchungsdatenservice für den Export. Damit verknüpft Finmatics den Buchungssatz mit dem bereits vorhandenen Beleg in DATEV, es entsteht kein zweites Belegbild. Beim Rechnungsdatenservice wird das Belegbild erneut hochgeladen und liegt doppelt vor.

Wie verbinde ich Finmatics mit DATEV Unternehmen Online?

Öffnen Sie in Finmatics Aufgaben und klicken Sie auf Belegtransfer. Den Button finden Sie überall dort, wo Sie Belege hochladen.
Scrollen Sie zu DATEV-Authentifizierung und klicken Sie auf Verbinden.
Scannen Sie den QR-Code mit der DATEV SmartLogin-App. Der Code ist 60 Sekunden gültig; ein Countdown zeigt die Restzeit, danach wird automatisch ein neuer Code geladen.
Der Status wechselt auf Verbunden und zeigt, wer sich angemeldet hat.

Die Verbindung gilt für Ihre gesamte Kanzlei. Alle Finmatics-Benutzer mit Berechtigung können danach Läufe starten, ohne sich selbst anzumelden. Meldet sich eine weitere Person per QR-Code an, ersetzt diese Anmeldung die bestehende Verbindung. Haben Sie mehrere Unternehmen in Finmatics, wählen Sie oben auf der Belegtransfer-Seite das Unternehmen aus – jedes Unternehmen hat eine eigene Verbindung.

Tipp: Lassen Sie sich von der Person verbinden, die in DATEV Unternehmen Online Zugriff auf alle Mandanten hat. So vermeiden Sie Berechtigungsfehler bei einzelnen Mandanten.

Wie starte ich den ersten Lauf?

Klicken Sie oben rechts auf Belegtransfer-Agent starten.
Wählen Sie die Mandanten aus. Über den Pfeil neben dem Mandantennamen bestimmen Sie, welche Belegtypen abgeholt werden.
Wählen Sie nur die Belegtypen, die Sie in Finmatics verarbeiten, zum Beispiel Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Lassen Sie Sonstige und Bank weg (siehe Artikel „Was kann der Belegtransfer – und was nicht?“).
Klicken Sie auf Weiter und dann auf Starten.

Der Lauf erscheint in der Aktivitätenliste. Die Kachel In Bearbeitung zeigt, wie viele Läufe gerade laufen; steht sie auf 0, ist der Lauf abgeschlossen. Aktualisieren Sie die Seite gegebenenfalls mit F5. Je nach Belegmenge dauert ein Lauf wenige Minuten.

Für einen ersten Test genügt es, einen Testbeleg in den Posteingang eines Mandanten hochzuladen und nur diesen Belegtyp abzuholen.

Was passiert mit den Belegen in DATEV Unternehmen Online?

Abgeholt werden nur Belege aus dem Posteingang, und nur die ausgewählten Belegtypen.
Nach dem erfolgreichen Download verschiebt der Belegtransfer die Belege in DATEV Unternehmen Online in den Ordner Finmatics › Exportiert › Exportiert-Fin. Die Ordner werden beim ersten Lauf automatisch angelegt. Klappt das Verschieben nicht, zeigt der Lauf eine eigene Meldung, und die betroffenen Belege werden nicht importiert. Sie bleiben im Posteingang und werden beim nächsten Lauf erneut übertragen (siehe Artikel „Wie behebe ich Fehler beim Belegtransfer?“). In den Meldungen heißt diese Ordnerstruktur „Archivordner“.
Die Originale bleiben in DATEV Unternehmen Online erhalten. Es wird nichts gelöscht.
Belege im Ordner „Finmatics“ werden beim nächsten Lauf nicht erneut abgeholt.
Benennen Sie die Ordner „Finmatics“, „Exportiert“ und „Exportiert-Fin“ nicht um. Findet der Belegtransfer sie nicht, legt er beim nächsten Lauf eine neue Struktur „Finmatics“ an; Ihre Belege liegen dann auf zwei Ablagen verteilt. Einen eigenen Ordnernamen können Sie derzeit nicht einstellen.

Wichtig: Löschen Sie Belege nach einem Lauf nicht manuell in DATEV Unternehmen Online und verschieben Sie sie nicht zurück in den Posteingang, sonst werden sie beim nächsten Lauf noch einmal importiert.

Informieren Sie Ihre Mandanten, dass sie ihre hochgeladenen Belege künftig im Ordner „Finmatics“ finden.

Wie geht es in Finmatics weiter?

Unter Übertragungen sehen Sie den Lauf mit der Übertragungsart Duo. Ein Klick öffnet alle Belege dieses Laufs. Ab hier arbeiten Sie wie gewohnt: Finmatics erkennt und kontiert, Sie prüfen und exportieren. Beim Export über den Buchungsdatenservice übergibt Finmatics die DATEV-Beleg-ID, sodass der Buchungssatz mit dem vorhandenen Beleg verknüpft wird (siehe Wie starte ich mit Finmatics als DATEV Buchungsdatenservice Nutzer?).

Was kann der Belegtransfer – und was nicht?

Überblick über Funktionsumfang und aktuelle Einschränkungen des Belegtransfers für DATEV Unternehmen Online.

Der Belegtransfer ist eine neue Funktion und wird laufend erweitert. Dieser Artikel beschreibt den aktuellen Stand und wird bei Änderungen aktualisiert.

Was macht der Belegtransfer?

Der Belegtransfer meldet sich mit Ihrer Berechtigung in DATEV Unternehmen Online an, holt neue Belege aus dem Posteingang der ausgewählten Mandanten ab und importiert sie nach Finmatics. Dabei übernimmt er die DATEV-Beleg-ID und den Belegtyp. Nach dem erfolgreichen Download werden die Belege in den Ordner „Finmatics“ verschoben, damit sie nicht doppelt verarbeitet werden.

Welche Belege werden abgeholt?

Nur Belege aus dem Posteingang. Belege in anderen Ordnern oder Unterordnern werden nicht berücksichtigt. Wenn ein Vorsystem Belege direkt in einen Unterordner ablegt, verschieben Sie diese zuerst in den Posteingang.
Nur die ausgewählten Belegtypen. Innerhalb eines Belegtyps werden immer alle Belege abgeholt; einzelne Belege lassen sich nicht ausschließen.
Wenn Sie DATEV Belegfreigabe online nutzen, bleiben Belege bis zur Freigabe in der Belegfreigabe und gelangen erst danach in den Posteingang. Der Belegtransfer holt also nur freigegebene Belege ab.

Welche Belegtypen sollte ich auswählen?

Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse: ja, wenn Sie diese Belegtypen in Finmatics verarbeiten.
Sonstige: nicht empfohlen. Diese Belege werden ohne Kontierung verarbeitet und bieten im Belegtransfer keinen Mehrwert.
Bank: nicht auswählen. Diesen Belegtyp gibt es in DATEV Unternehmen Online nicht. Ist er mit ausgewählt, wird er übersprungen und der Lauf zeigt „Übersprungene Belegtypen: Bank“; die übrigen Belegtypen des Mandanten laufen normal durch. Ist Bank der einzige ausgewählte Belegtyp, schlägt der Lauf fehl.

Was wird derzeit nicht unterstützt?

Neue Version von DATEV Belege online. DATEV stellt Mandantenbestände schrittweise auf eine neue Version von Belege online um, die DATEV noch laufend weiterentwickelt. Der Belegtransfer unterstützt die neue Version, sobald DATEV den Funktionsumfang weitgehend abgeschlossen hat und die Oberfläche stabil bleibt. Bis dahin kann der Belegtransfer für umgestellte Bestände keine Belege abholen. Nehmen Sie umgestellte Mandanten aus Ihren Läufen. Behalten Sie die Mandanten in Finmatics und bringen Sie ihre Belege über die üblichen Wege nach Finmatics (Upload, E-Mail, App); löschen Sie in DATEV Unternehmen Online nichts. Prüfen Sie vor einer Umstellung im DATEV Umstellungscockpit, welche Mandanten Sie mit Finmatics verarbeiten. Eine Umstellung lässt sich nicht rückgängig machen.
Anmeldung mit SmartCard oder DATEV mIDentity. Es wird DATEV SmartLogin benötigt.
Bankzahlungen aus dem Beleg in DATEV Unternehmen Online während der Verarbeitung in Finmatics. Dieser Ablauf ist nicht getestet und nicht freigegeben.

Was muss ich bei mehrseitigen Belegen beachten?

Mehrseitige Rechnungen sollten als eine Datei hochgeladen werden. Werden einzelne Seiten getrennt hochgeladen, übernimmt der Belegtransfer jede Seite als eigenen Beleg; die ursprüngliche Reihenfolge der Seiten kann dabei nicht wiederhergestellt werden. Heften Sie Einzelseiten auch nicht vorab in DATEV Unternehmen Online: Geheftete Belege werden derzeit nicht vollständig übertragen.

Trennen Sie Belege, die über den Belegtransfer gekommen sind, auch nicht in Finmatics. In Kombination mit dem Belegtransfer funktioniert das derzeit nicht zuverlässig.

Gibt es Grenzen für die Belegmenge?

Der Belegtransfer ist für den laufenden Betrieb gedacht, bei dem regelmäßig neue Belege im Posteingang liegen. Diese Mengen holt er direkt ab.

Liegen sehr viele Belege im Posteingang, zum Beispiel beim Start mit mehreren hundert Belegen, stellt DATEV sie nicht direkt zum Download bereit, sondern schickt eine E-Mail mit einem Download-Link. Diesen Weg kann der Belegtransfer nicht nutzen, der Lauf schlägt dann fehl. Laden Sie die Belege in diesem Fall über den Link aus der DATEV-E-Mail herunter und in Finmatics hoch. Verschieben Sie sie danach in DATEV Unternehmen Online in den Ordner Finmatics › Exportiert › Exportiert-Fin, statt sie zu löschen. Das ist eine Ausnahme für große Bestände, nicht der normale Ablauf.

Wie lange bleibt die Verbindung zu DATEV aktiv?

Die Verbindung endet nach etwa 11 Stunden, gegebenenfalls früher während der DATEV-Wartungsfenster. In der Praxis verbinden Sie sich einmal täglich. Den Status sehen Sie in der Belegtransfer-Übersicht unter DATEV-Authentifizierung. Steht dort Nicht verbunden, verbinden Sie sich erneut per QR-Code. Eine neue Anmeldung ersetzt die bestehende Verbindung der Kanzlei.

Mehrere Unternehmen in einem Finmatics-Zugang: Jedes Unternehmen hat eine eigene Verbindung. Wählen Sie das Unternehmen oben auf der Belegtransfer-Seite aus.

Welche DATEV-Schnittstelle sollte ich für den Export verwenden?

Den Buchungsdatenservice. Nur er erlaubt es, den Buchungssatz mit dem bestehenden Beleg in DATEV zu verknüpfen. Beim Rechnungsdatenservice muss zu jedem Buchungssatz ein Belegbild mitgeschickt werden; der Beleg liegt dann doppelt in DATEV Unternehmen Online vor. Wie Sie auf den Buchungsdatenservice umstellen, zeigt Welches DATEV-Schnittstellenformat ist das richtige?.

Was ändert sich für meine Mandanten?

Hochladen wie bisher in DATEV Unternehmen Online.
Nach dem Lauf finden Mandanten ihre Belege im Ordner „Finmatics“ statt im Posteingang.
Mandanten sollten Belege dort weder löschen noch zurück in den Posteingang verschieben.
Die Ordner bitte nicht umbenennen. Der Belegtransfer legt sonst beim nächsten Lauf wieder einen Ordner „Finmatics“ an, den Ihre Mandanten sehen. Einen eigenen, neutralen Ordnernamen können Sie derzeit nicht einstellen.
Erweitertes Bearbeitungsprofil: Verschobene Belege erscheinen nicht mehr unter „Belege erfassen“ – das ist gewollt, die Erfassung übernimmt Finmatics. In der Rechnungsliste (Startseite Belege) sind sie weiterhin sichtbar, wenn der Ordnerfilter von „Posteingang“ auf den Ordner „Finmatics“ umgestellt wird; die übrigen Bedingungen für die Anzeige (zum Beispiel Fälligkeit) gelten unverändert.

Wie behebe ich Fehler beim Belegtransfer?

Bekannte Meldungen des Belegtransfers, ihre Ursachen und was Sie selbst tun können.

Die meisten Fehler beim Belegtransfer sind vorübergehend und lassen sich durch einen erneuten Lauf oder eine neue Verbindung beheben. Unten finden Sie die Meldungen nach Bereich sortiert.

Wo sehe ich, ob ein Lauf fehlgeschlagen ist?

In der Belegtransfer-Übersicht zeigt die Aktivitätenliste jeden Lauf mit Status, Mandant und Anzahl der Dateien. Fehlgeschlagene Läufe sind rot markiert; die Detailansicht nennt den betroffenen Mandanten und den nächsten Schritt. Unter Übertragungen sehen Sie zusätzlich, welche Belege in Finmatics angekommen sind.

Gut zu wissen: Fehlt ein einzelner Belegtyp, wird nur dieser übersprungen, die übrigen Belegtypen des Mandanten laufen weiter. Eine abgelaufene Verbindung stoppt dagegen den gesamten Mandanten einschließlich der noch offenen Belegtypen. Scheitert das Verschieben in DATEV Unternehmen Online, werden die betroffenen Belege nicht importiert (siehe unten).

Tipp: Prüfen Sie bei Fehlern zuerst den DATEV-Status, der in der Belegtransfer-Übersicht verlinkt ist. Ist DATEV Unternehmen Online gestört oder in Wartung (häufig Mittwochabend), kann der Belegtransfer keine Belege abholen. Starten Sie den Lauf später erneut.

Verbindung und Sitzung

Meldung	Ursache / Lösung
Ihre DATEV Unternehmen Online Sitzung ist abgelaufen. Bitte erneut verbinden und neu starten.	Die Verbindung wurde von DATEV beendet. Klicken Sie auf Verbinden und scannen Sie den QR-Code erneut. Aktivieren Sie Sitzung aktiv halten.
DATEV Unternehmen Online Autorisierung fehlgeschlagen. Bitte erneut verbinden und die Synchronisation neu starten.	Der angemeldete SmartLogin hat keinen Zugriff auf die Belege dieses Mandanten. Prüfen Sie die Rechte in DATEV oder verbinden Sie sich mit einem Benutzer, der Zugriff auf alle Mandanten hat.
DATEV Unternehmen Online Verbindung fehlgeschlagen. Bitte erneut versuchen.	Die Anmeldung per QR-Code wurde abgebrochen oder DATEV war nicht erreichbar. Erneut verbinden.
Der QR-Code ist abgelaufen.	Der Code ist 60 Sekunden gültig; nach Ablauf des Countdowns wird automatisch ein neuer Code geladen. Halten Sie die SmartLogin-App bereit.
Es wird kein QR-Code angezeigt.	Prüfen Sie, ob Ihre Kanzlei DATEV SmartLogin eingerichtet hat; mit SmartCard allein funktioniert die Anmeldung nicht. Eine mögliche Ursache ist eine Firewall oder ein Proxy mit SSL-Inspektion, der den Datenstrom zwischen Browser und Finmatics unterbricht – lassen Sie Ihre IT prüfen, ob *.finmatics.com davon ausgenommen ist. Testen Sie in einem anderen Netzwerk. Bleibt das Problem, kontaktieren Sie den Support.

Lauf und Download

Meldung	Ursache / Lösung
DATEV Unternehmen Online konnte die Belege nicht herunterladen. Bitte erneut versuchen.	Häufigste Meldung, meist eine vorübergehende Störung bei DATEV. Lauf wiederholen.
Die Belegtransfer-Synchronisation hat das Zeitlimit überschritten. Bitte erneut versuchen.	Zu viele Belege oder Mandanten in einem Lauf. Starten Sie weniger Mandanten oder die Belegtypen einzeln.
Für diesen Mandanten wurde kein DATEV Unternehmen Online Ergebnis empfangen. Bitte erneut versuchen.	Der Mandant wurde übersprungen. Prüfen Sie die Mandantenzuordnung zwischen Finmatics und DATEV.
Die DATEV-Mandantennummer wurde nicht gefunden. Bitte die Mandantennummer prüfen und erneut starten.	Der Belegtransfer öffnet in DATEV Unternehmen Online nur den Mandanten, dessen Mandantennummer exakt übereinstimmt. Gibt es keinen exakten Treffer, wird dieser Mandant nicht verarbeitet, und es werden keine Belege eines anderen Mandanten übernommen; die übrigen Mandanten des Laufs werden normal verarbeitet. Prüfen Sie, ob die Mandantennummer in Finmatics und in DATEV Unternehmen Online übereinstimmt.
Belegtransfer Agent konnte nicht gestartet werden. Bitte erneut versuchen.	Keine aktive Verbindung oder keine Mandanten ausgewählt.
Mandanten konnten nicht geladen werden. Bitte versuchen Sie es erneut.	Die Mandantenliste kommt aus Finmatics und hängt nicht von der DATEV-Verbindung ab. Laden Sie die Seite neu. Erscheint zusätzlich „Organisation nicht gefunden“, konnte Ihr Unternehmen in Finmatics nicht zugeordnet werden – kontaktieren Sie den Support mit dem Hinweis auf diese Meldung.
Belegtransfer-Synchronisation fehlgeschlagen. Bitte erneut versuchen. / Einreihung fehlgeschlagen	Allgemeiner Fehler ohne nähere Ursache. Lauf wiederholen; tritt der Fehler mehrfach auf, Support kontaktieren.

Belegtypen

Meldung	Ursache / Lösung
Übersprungene Belegtypen: …	Einer der gewählten Belegtypen existiert in DATEV Unternehmen Online nicht, zum Beispiel Bank. Er wurde übersprungen, die übrigen Belegtypen wurden normal verarbeitet. Nehmen Sie den Belegtyp beim nächsten Lauf aus der Auswahl.
Ausgewählte DUO-Belegtypen konnten nicht gefunden oder ausgewählt werden: …	Keiner der gewählten Belegtypen war in DATEV Unternehmen Online auswählbar, zum Beispiel weil er umbenannt oder gelöscht wurde. Belegtypen in Finmatics synchronisieren, Auswahl prüfen, Lauf neu starten.
Import fehlgeschlagen: DATEV DUO Belegtyp '…' has no matching active Belegtyp in Finmatics	Die Belege wurden heruntergeladen, aber in Finmatics gibt es keinen aktiven Belegtyp mit diesem Namen. Die übrigen Belegtypen wurden importiert. Legen Sie den Belegtyp in Finmatics an oder aktivieren Sie ihn. Verschieben Sie danach die Belege dieses Belegtyps in DATEV Unternehmen Online aus dem Ordner „Finmatics“ zurück in den Posteingang und starten Sie den Lauf erneut.

Import nach Finmatics

Meldung	Ursache / Lösung
Import unvollständig: … of … Dateien importiert	Der Download hat funktioniert, es wurden aber weniger Dateien importiert als heruntergeladen – meist Dateien, die kein Beleg sind (zum Beispiel CSV- oder E-Mail-Dateien im Posteingang). Der Lauf gilt als erfolgreich. Prüfen Sie unter Übertragungen, ob alle erwarteten Belege angekommen sind.
Import fehlgeschlagen: …	Der Download hat funktioniert, der Import nach Finmatics nicht oder nur teilweise. Der Grund steht nach dem Doppelpunkt: fehlender passender Belegtyp, Belege ohne Belegtyp, bereits teilweise importierte Dateien oder ein technischer Fehler. Unter der Zeile sehen Sie, welche Dateien betroffen sind („Fehlgeschlagene Dateien“) und welche angekommen sind („Importierte Dateien“). Die fehlgeschlagenen Belege liegen in DATEV Unternehmen Online bereits im Ordner „Finmatics“. Beheben Sie die Ursache, verschieben Sie nur diese Belege zurück in den Posteingang und starten Sie den Lauf erneut. Bei technischen Fehlern kontaktieren Sie den Support.
Import fehlgeschlagen: … could not be imported: Missing DATEV DUO Belegtyp metadata	Diesen Belegen fehlt in DATEV Unternehmen Online der Belegtyp. Welche Belege betroffen sind, steht unter „Fehlgeschlagene Dateien“. Die Belege liegen im Ordner „Finmatics“. Setzen Sie den Belegtyp in DATEV und verschieben Sie die Belege zurück in den Posteingang; sie werden beim nächsten Lauf importiert.

Belege konnten nicht in den Archivordner verschoben werden

Mit „Archivordner“ ist die Ordnerstruktur Finmatics › Exportiert › Exportiert-Fin in DATEV Unternehmen Online gemeint.

Meldung	Ursache / Lösung
DATEV Unternehmen Online konnte die Belege nicht in den Archivordner verschoben. Sie wurden nicht importiert.	Der Belegtransfer konnte die Belege dieses Mandanten nicht verschieben. Damit nichts doppelt verarbeitet wird, wurde für diesen Mandanten nichts importiert; die Belege liegen weiter im Posteingang. Prüfen Sie, ob die Ordner „Finmatics“, „Exportiert“ und „Exportiert-Fin“ vorhanden sind, legen Sie fehlende Ordner gegebenenfalls manuell an und starten Sie den Lauf erneut.
DATEV Unternehmen Online konnte einige Belege nicht in den Archivordner verschieben: …	Bei den genannten Belegtypen hat das Verschieben nicht geklappt. Ihre Belege wurden nicht importiert und liegen weiter im Posteingang. Die übrigen Belegtypen wurden verschoben und importiert. Prüfen Sie die Ordner wie oben beschrieben und starten Sie den Lauf erneut.

Tritt der Fehler nach dem erneuten Lauf wieder auf, kontaktieren Sie den Support.

Wann sollte ich den Support kontaktieren?

Wenn ein Fehler nach erneutem Lauf und neuer Verbindung weiterhin auftritt, senden Sie uns bitte:

Mandant und Belegtyp
Datum und Uhrzeit des Laufs
die Meldung aus der Detailansicht (Screenshot)
gegebenenfalls die Belegstapelnummer aus Übertragungen

Support kontaktieren: support.finmatics.com/kb-tickets/new

Wie starte ich mit dem Belegtransfer für DATEV Unternehmen Online?

Erfahren Sie, wie Sie den Belegtransfer für DATEV Unternehmen Online einrichten. Inklusive Voraussetzungen, Verbindung per SmartLogin und erstem Lauf.