Was sind die Voraussetzungen für E/A-Rechner?
Einnahmen- und Ausgabenrechner lassen sich effizient über Finmatics verarbeiten, wenn Sie in BMD die Bankauszugsverbuchung nutzen. Diese Funktion ermöglicht es, Buchungen aus der Vorerfassung (Eingangs- und Ausgangsrechnungsbuch) anzuzeigen und die Kontierung automatisch auf die Erfolgskonten zu übernehmen.
Dies ist ideal, wenn Sie Belege in der Vorerfassung zwar erfassen, die Verbuchung des Aufwands oder Erlöses jedoch erst zum Zeitpunkt der Zahlung erfolgen soll. Es wird empfohlen, dass Sie bereits grundlegende Erfahrung mit der BMD Bankauszugsverbuchung haben und entsprechende Regeln definiert sind.
Welche Einstellungen muss ich in BMD vornehmen?
Stellen Sie zunächst sicher, dass die Finmatics-Integration aktiviert ist. Navigieren Sie zu FIBU > Stammdaten > Firmen- und FIBU-Stammdaten und aktivieren Sie im Reiter 'Firma Allgemein' das Kontrollkästchen FINMATICS.
Definieren Sie im Feld 'Vorerfass-Belege für Bankauszugsverbuchung', ob Belege automatisch in der Bankauszugsverbuchung ermittelt und zugeordnet werden sollen.
Welche FIBU-Parameter sind erforderlich?
Für einen reibungslosen Ablauf empfehlen wir folgende Parameter:
Belegablage Databox:
- OCR-Erkennung: OCR mit automatischer Trennung
- Periode und Beschreibung: 2 - Periode
- Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung: Ja
Kontenanlage:
- Kontenanlage Kunden/Lieferanten: Neuanlagen und Änderungen
Detaillierte Informationen zu diesen Parametern finden Sie im Artikel BMD - Welche Einstellungen muss ich für die Übertragung der Mandanten nach Finmatics vornehmen?.
Wie richte ich Dummy-Personenkonten ein?
Finmatics benötigt eindeutige Nummern für Lieferanten und Kunden. Da bei E/A-Rechnern oft ohne feste Personenkonten gearbeitet wird, legen Sie vor dem ersten Abgleich sogenannte Dummy-Konten an:
- Öffnen Sie FIBU-Stammdaten > Konten.
- Erstellen Sie einen Dummy-Kunden (z. B. 200000 'Kunde Finmatics').
- Erstellen Sie einen Dummy-Lieferanten (z. B. 300000 'Lieferant Finmatics').
Wichtig: Wählen Sie in der Vorerfassung das Dummy-Konto aus, wenn die KI keinen spezifischen Geschäftspartner vorschlägt. Das Feld 'Personenkonto' muss zwingend befüllt sein.
Falls Sie die automatische Anlage von Geschäftspartnern (z. B. bei wiederkehrenden Lieferanten) wünschen, lesen Sie bitte: Wie funktioniert die automatische Geschäftspartneranlage bei Finmatics?.
Wie organisiere ich die Vorerfassung?
Legen Sie in Vorerfassung Buchungen (F4 für Suchmaske, F5 für Neu) separate Bücher für Ihre Belegtypen an (z. B. ER1, AR1).
Starten Sie anschließend den Abgleich unter FIBU > Extras > Start Finmatics Abgleich. Belege, die Sie über die Databox hochladen, erscheinen nun mit Kontierungsvorschlägen in der Vorerfassung.
Wie erfolgt die Zuordnung und Verbuchung?
Der Prozess in der täglichen Arbeit gestaltet sich wie folgt:
- Telebanking einlesen: Importieren Sie Ihre CAMT-Datei in die Bankauszugsverbuchung.
- Zuordnung: Nutzen Sie Regeln oder die Volltextsuche, um die Belege aus der Vorerfassung (ohne offene Posten) den Zahlungen zuzuordnen.
- Verbuchung: Sobald alle Positionen kontiert sind, starten Sie die Verbuchung in die FIBU.
In Finmatics selbst ist für E/A-Rechner keine gesonderte Verarbeitung nötig. Laden Sie Belege wie gewohnt hoch. Achten Sie lediglich darauf, dass die Stammdaten (inkl. Dummy-Konten) korrekt synchronisiert sind.