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Übertragung von Dokumente an Finmatics

Erfahren Sie wie Sie Dokumente per Mobile App, Scanner oder E-Mail in Finmatics hochladen und für DATEV trennen.

In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie Dokumente über verschiedene Wege in Finmatics hochladen und für die DATEV Belegzentrale trennen. Die Wahl der Methode passt sich Ihrem Arbeitsalltag an und bildet den Startschuss für die automatisierte Verarbeitung durch unsere KI.

Wie übermittle ich Dokumente an Finmatics?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Dokumente an Finmatics zu übertragen. Wählen Sie den Weg der am besten zu Ihrem Arbeitsalltag passt.

  1. Manueller Upload: Ziehen Sie Ihre Dateien per Drag-and-Drop direkt in das Upload-Feld im Finmatics Frontend.

  2. Finmatics Mobile App: Nutzen Sie Ihr Smartphone um Belege von unterwegs zu scannen und direkt hochzuladen.

  3. Einscannen mit Netzwerkscanner: Senden Sie Dokumente direkt von Ihrem Netzwerkscanner an Finmatics.

  4. Einscannen mit lokalen Scanner: Scannen Sie Dokumente direkt mit ihrem lokalen Scanner (USB Scanner) in Finmatics ein.

  5. E-Mail: Leiten Sie Rechnungen an eine spezifische E-Mail-Adresse weiter.

1. Wie lade ich Belege manuell hoch?

Der manuelle Upload über die Weboberfläche bietet Ihnen volle Kontrolle über alle Einstellungen und Funktionen.

  • Navigieren Sie im linken Hauptmenü zum Punkt Upload.
  • Wählen Sie zunächst den gewünschten Mandanten über das Dropdown-Menü aus.
  • Bestimmen Sie danach den passenden Belegtyp für Ihre Dokumente.
  • Aktivieren Sie die automatische Periodenzuordnung um den Zeitraum für die Belege intelligent vom System ausfüllen zu lassen.
  • Nutzen Sie die Option zur automatischen Seitentrennung damit Finmatics mehrseitige Dokumente selbstständig in einzelne Rechnungen unterteilt.
  • Ziehen Sie abschließend Ihre Dateien per Drag-and-Drop in das Upload-Feld oder wählen Sie diese über den Dateimanager aus.
  • Bestätigen Sie den Vorgang um den Import in Finmatics zu starten.
📷 BILD-VORSCHLAG: Upload-Ansicht mit markiertem Mandanten Belegtyp Periodenzuordnung und Seitentrennung
Wie übermittle ich Belege mit der Finmatics Mobile App?

Die Smartphone-App eignet sich perfekt für das schnelle Scannen von Papierbelegen von unterwegs.

  • Öffnen Sie die Finmatics App auf Ihrem Smartphone und loggen Sie sich ein.
  • Tippen Sie auf das Plus-Symbol am unteren Bildschirmrand.
  • Wählen Sie den Mandanten und den entsprechenden Belegtyp.
  • Fotografieren Sie den Beleg und achten Sie dabei auf ausreichende Beleuchtung.
  • Bestätigen Sie das Foto um den Upload abzuschließen.
📷 BILD-VORSCHLAG: Screenshot der Finmatics App beim Auswählen des Mandanten und Fotografieren des Belegs
Wie sende ich Dokumente vom Scanner an Finmatics?

Netzwerkscanner können direkt mit Finmatics verbunden werden um Papierbelege stapelweise zu digitalisieren.

  • Legen Sie die Papierdokumente in den Einzug Ihres Netzwerkscanners.
  • Wählen Sie am Gerät das vorkonfigurierte Finmatics-Zielverzeichnis oder die Finmatics-E-Mail-Adresse.
  • Starten Sie den Scanvorgang am Gerät.
  • Die digitalisierten Dokumente erscheinen nach wenigen Minuten automatisch im Finmatics Trennen-Bereich.
📷 BILD-VORSCHLAG: Symbolbild eines Scanners mit Hinweis auf Zielverzeichnis
Wie funktioniert der Upload per E-Mail?

Sie können digitale Rechnungen direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach an Finmatics weiterleiten.

  • Öffnen Sie im Finmatics Admin-Bereich die Einstellungen des jeweiligen Mandanten.
  • Kopieren Sie die dort angezeigte mandantenspezifische E-Mail-Adresse.
  • Senden oder leiten Sie E-Mails mit PDF-Anhängen an diese Adresse weiter.
  • Das System importiert nur die PDF-Anhänge der reine E-Mail-Text wird ignoriert.
📷 BILD-VORSCHLAG: Ansicht der Mandanteneinstellungen mit hervorgehobener E-Mail-Adresse

 

Im nächsten Schritt erfahren Sie wie Sie die Trennung und Kategorisierung von hochgeladenen Belege in Finmatics effizient kontrollieren.