DATEV Buchungsdatenservice – Wie nutze ich den direkten Export von vorerfassten Belegen?

Mit dem Automatisierungszentrale – Direktexport Buchungsdatenservice können Sie Belege in Finmatics scannen oder hochladen, trennen und anschließend sofort mit Vorkontierung an DATEV übermitteln. Dabei werden die Belegbilder direkt an DATEV Belege online übertragen, während die Buchungsvorschläge unmittelbar in Kanzlei-Rechnungswesen zur Abholung und Weiterverarbeitung bereitstehen.

Wie funktioniert der direkte Export nach DATEV?

Der Prozess des direkten Exports vereinfacht die Übergabe an DATEV durch folgende Schritte:

1. Beleg-Input: Scannen oder hochladen der Belege in Finmatics.
2. Verarbeitung: Trennung und Vorkontierung in Finmatics.
3. Direkter Transfer:
   • Belegbilder werden an DATEV Belege online gesendet.
   • Buchungsvorschläge werden direkt an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übermittelt.

Wie Sie Pakete ändern oder anpassen können, erfahren Sie im Artikel Wie benutze ich die Einstellungen-Ansicht?.

Welche Voraussetzungen gelten für den Export?

1. Benachrichtigungen konfigurieren

Damit Sie wissen, wann die Belege in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen zur Verfügung stehen, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen für den Export aktivieren. Konfigurieren Sie diese in Ihrem Benutzerkonto (Wie verwalte ich mein Benutzerkonto?)

2. Dateigröße beachten

Für die Übertragung an DATEV gilt eine maximale Dateigröße von 20 MB pro Datei. Diese Beschränkung wird durch DATEV vorgegeben.

Wie kann ich zu große Dateien verkleinern?

Sollten Ihre Dateien größer als 20 MB sein, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Lokale Komprimierung: Laden Sie die Dateien herunter und speichern Sie die Bilddateien in einer geringeren Auflösung ab.
2. PDF-Konvertierung: Nutzen Sie die 'Print as PDF'-Funktion (Drucken als PDF), um eine neue, komprimierte Version der Datei zu erstellen.
3. Online-Dienste: Es gibt Online-Dienste zur Dateikomprimierung. Aus Datenschutzgründen raten wir jedoch davon ab, sensible Belegdaten über solche Dienste zu verarbeiten.

Wann wird der automatische Export ausgelöst?

Sie können flexibel steuern, zu welchem Zeitpunkt der automatische Export nach DATEV erfolgen soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

1. Nach Belegtrennung:
   Der Export startet automatisch, sobald die Seitentrennung in Finmatics manuell überprüft und bestätigt wurde.
   Voraussetzung: Die manuelle Seitentrennung muss in der Einstellungen-Ansicht aktiviert sein.
2. Nach Verarbeitung durch die KI:
   Der Export erfolgt unmittelbar, nachdem die Finmatics-KI die Belege verarbeitet hat.
3. Nach Erfassung (durch SSC):
   Ein Benutzer (mit der Berechtigung 'Belege vorerfassen' oder 'Belege bestätigen') bestätigt die Trennung. Die Belege werden an das Shared Service Center (SSC) geleitet, das fehlende Erfassungsfelder innerhalb eines Arbeitstages ergänzt. Danach startet der Export automatisch.
   Hinweis: Sie können den Export auch vor der SSC-Bearbeitung jederzeit manuell auslösen. Mehr dazu: Was bedeutet die Qualitätssicherung der Belege?.
4. Nach Bestätigung der Buchhaltung:
   Der Export wird ausgelöst, sobald ein Benutzer mit der Rolle 'Buchhalter' den Beleg in Finmatics bestätigt hat.
5. Nach abgeschlossenem Workflow:
   Der Export startet automatisch, sobald ein Beleg den konfigurierten ein- oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow vollständig durchlaufen hat.
   Mehr dazu: Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?