Wie verarbeite ich Anzahlungs- und Schlussrechnungen mit DATEV Buchungsdatenservice

Die automatische Verarbeitung von Anzahlungs- und Schlussrechnungen erfolgt durch die Synchronisation von Bestellnummern und Anzahlungstypen zwischen Finmatics und DATEV. Finmatics übergibt die Auftragsnummer, wodurch DATEV eingehende Zahlungen automatisch den Anzahlungen zuordnet und bei Eingang der Schlussrechnung die Anzahlungen korrekt auflöst und umbucht.

Wie funktioniert der Prozess zwischen Finmatics und DATEV?

DATEV bietet mit dem Tool 'Anzahlungen' eine Funktion, um Anzahlungen bereits beim Belegerhalt zu erfassen. In Kombination mit Finmatics wird dieser Prozess hochgradig automatisiert:

Finmatics: Sie laden Anzahlungs- und Schlussrechnungen hoch. Wichtig ist, dass die Bestellnummer und der Anzahlungstyp (Anzahlung/Schlussrechnung) erfasst werden.
Übertragung: Finmatics übergibt diese Daten via Buchungsdatenservice an DATEV. Die Bestellnummer wird dabei in das Feld 'Auftragsnummer' gemappt.
DATEV: Anhand der identischen Auftragsnummer erkennt DATEV die Zusammengehörigkeit. Geht eine Zahlung mit dieser Auftragsnummer ein, wird die Anzahlung automatisch verbucht.
Auflösung: Bei Eingang der Schlussrechnung löst DATEV alle zugehörigen Anzahlungsbuchungen automatisch auf.

Welche Einstellungen muss ich in Finmatics vornehmen?

Damit die Daten korrekt übergeben werden, müssen Sie den Belegtypen und die Erfassungsmaske konfigurieren.

1. Buchungsdatenservice aktivieren

Stellen Sie sicher, dass für den Mandanten oder Belegtypen das Paket 'DATEV - Automatisierungszentrale - Buchungsdatenservice' ausgewählt ist. Nur über diese Schnittstelle können die notwendigen Strukturdaten übertragen werden.

2. Belegfelder konfigurieren

Fügen Sie der Erfassungsmaske zwingend folgende Felder hinzu:

Bestellnummer: Dient als Identifikator (Auftragsnummer) für die Zusammengehörigkeit der Belege.
Anzahlungstyp: Definiert, ob es sich um eine Anzahlung, Schlussrechnung oder Normalrechnung handelt.
Steuerschlüssel: Befüllen Sie diesen in Finmatics, damit DATEV die Steuerautomatik korrekt ansteuern kann.

Hinweis: Eine Anleitung zum Anpassen der Maske finden Sie hier: Wie konfiguriere ich die Erfassungsmaske?

Welche Einstellungen muss ich in DATEV vornehmen?

Die Aktivierung der Anzahlungslogik erfolgt direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.

1. Anzahlungen aktivieren

Öffnen Sie die Buchführung und navigieren Sie zu Belege buchen > Eigenschaften. Aktivieren Sie die Checkbox 'Anzahlungen aktivieren und Einstellungen festlegen'. Klicken Sie auf den Link daneben, um das Konfigurationsmenü zu öffnen.

2. Buchungsverhalten definieren

Wählen Sie unter 'Buchungsverhalten' die Option Debitor, da durch die Anzahlungsrechnung aus Finmatics ein offener Posten beim Debitor erzeugt wird.

3. Konten festlegen

Definieren Sie die Sachkonten für die Umbuchung bei Geldeingang. DATEV schlägt hier meist Standardkonten vor. Überprüfen Sie diese auf Richtigkeit für Ihren Kontenplan.

4. Automatische Buchungen definieren

Legen Sie für jeden benötigten Steuersachverhalt eine eigene Zeile an.

Klicken Sie auf '+ Buchung \'Erhaltene Anzahlung\' anlegen'.
WICHTIG: Nutzen Sie idealerweise den Umsatzsteuerschlüssel (z. B. Code 3 für 19% USt), um die höchste Automatisierungsquote mit Finmatics zu erzielen.

5. Erfassungsunterstützung

Aktivieren Sie die Option 'Das Fenster \'Anzahlungen\' beim Buchen automatisch öffnen'. Dies stellt sicher, dass beim Buchen einer Anzahlungsrechnung die Erfassungsmaske für Anzahlungsinformationen in DATEV automatisch erscheint, falls manuelle Eingriffe nötig sind.