DATEV & Finmatics
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      DATEV - Wie verarbeite ich Anzahlungsrechnungen mit Finmatics via Buchungsdatenservice?

      In diesem Artikel erfahren Sie welche Einstellungen in Finmatics und DATEV zu treffen sind, um Anzahlungsrechnungen zu verarbeiten.

      Inhalt 

       

       

      Wie funktioniert die automatische Verarbeitung von  Anzahlungsverrechnungen mit Finmatics und DATEV?

      DATEV bietet mit dem Tool "Anzahlungen" die Möglichkeit Anzahlungen beim Erhalt der Belege zu erfassen und später beim Erhalt der Anzahlung automatisch zu verbuchen und mit der Schlussrechnung auch die abschließenden Buchungen und Umbuchungen automatisch zu erstellen. Dieses Tool kann auch in Kombination mit Finmatics verwendet werden um die Automatisierung zu verbessern. Nähere Informationen dazu können Sie auch der DATEV Hilfeseite unter folgendem Link entnehmen https://apps.datev.de/help-center/documents/1070732

      Ablauf

      Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen werden in Finmatics hochgeladen und wie andere Belge ganz normal verarbeitet. Der einzige Unterschied hier ist, dass für Anzahlungen das Feld Bestellnummer und der Anzahlungstyp befüllt werden müssen, sodass bei der Übertragung in die DATEV, Kanzlei Rechnungswesen weiß, dass es sich um eine Anzahlung handelt.

      DATEV erkennt dann anhand vom Anzahlungstyp ob es eine Anzahlung, eine Schlussrechnung oder eine Normale Rechnung ist. Auf Basis der Bestellnummer, welche in der DATEV in das Feld Auftragsnummer übergeben wird, identifiziert die DATEV welche Anzahlungs- und Schlussrechnungen zusammen gehören.

      Außerdem nutzt die DATEV die Auftragsnummer um eingehende Zahlungen den Anzahlungen zuzuordnen. Sobald eine Zahlung mit einer Auftragsnummer einlangt, welche sich mit der Auftragsnummer einer Anzahlung deckt, ordnet die DATEV die Zahlung automatisch zu und veranlasst automatisch die Buchung der Anzahlung auf das entsprechende Konto, sowie die Verbuchung der steuerlichen Sachverhalte.

      Sobald die passende Schlussrechnung einlangt, löst die DATEV automatisch  anhand der Zuordnung der Auftragsnummer alle Anzahlungsbuchungen entsprechend auf und führt die richtigen Umbuchungen durch.

       

      Wichtige Hinweise für die Verarbeitung in Finmatics

      • Befüllen Sie auch den Steuerschlüssel in Finmatics, dieser wird bei der Übertragung an die DATEV in einem anderen Feld in der DATEV weitergegeben, sodass er später wenn die Anzahlung einlangt für die automatische Verbuchung der Anzahlung herangezogen werden kann. 
      • Wenn ein Beleg keine Anzahlungsrechnung ist, muss das Feld "Bestellnummer" leer bleiben und im Feld Anzahlungstyp muss "Sonstige" ausgewählt werden.

       

      Beispiel

      PRIMANOTA

      1495 (Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen)

      3272 (Erhaltene Anzahlungen 19%)

      4400 (Erlöskonto 19%)

      10001 (Debitor)

      Welche Einstellungen muss ich in Finmatics vornehmen?

      Buchungsdatenservice hinterlegen

      Hierfür reicht es für den jeweiligen Belegtypen oder Mandanten den Buchungsservice als Paket zu hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie auch unter Wie benutze ich die Einstellungen Ansicht? im Punkt "Paket auswählen".

      Belegfelder hinzufügen

      Fügen Sie in der Erfassungsmaske folgende Belegfelder hinzu:

      • Bestellnummer: Hier wird die Auftragsnummer der Anzahlungsrechnungen eingetragen, anhand welcher DATEV differenziert,  welche Belege zusammengehören. Belege mit gleicher Auftragsnummer gehören zum selben Auftrag.
      • Anzahlungstyp: Das Feld Anzahlungstyp muss im jeweiligen Belegtypen eingeblendet werden. Es gibt an ob es sich um eine Anzahlungsrechnung, eine Schlussrechnung oder eine gewöhnliche Rechnung handelt.

      Wie Felder der Erfassungsmaske hinzufügen können, erfahren Sie in: 

      WICHTIG: Vergessen Sie nicht den Steuerschlüssel zur ergänzen, dieser wird bei der Übertragung an die DATEV in einem anderen Feld in der DATEV weitergegeben, sodass er später wenn die Anzahlung einlangt für die automatische Verbuchung der Anzahlung herangezogen werden kann. 

      Welche Einstellungen muss ich in DATEV vornehmen? 

      Voraussetzung

      Buchungsdatenservice ist für das Mandat aktiviert. Nähere Informationen wie man diesen in der DATEV aktiviert und welche Einstellungen getroffen werden müssen, finden Sie unter DATEV - Wie administriere ich Mandanten für Finmatics für die Automatisierungszentrale via Buchungsdatenservice?

      Einstellungen

      Öffnen Sie zunächst die Buchführung und klicken Sie anschließend auf Belege buchen - Eigenschaften. Aktivieren Sie nun die Checkbox  “Anzahlungen aktivieren und Einstellungen festlegen”. Klicken Sie im Anschluss auf den Text neben der Checkbox um  die Einstellungen zu den Anzahlungsrechnungen zu öffnen und gehen Sie diese Schritt für Schritt durch. 

      Buchungsverhalten

      Wählen Sie die Option "Debitor" aus, da die Anzahlungsrechnung über Finmatics erstellt wird und dadurch ein offener Posten beim Debitor entsteht.

      Konten festlegen

      Hier werden die Sachkonten festgelegt, auf welche die Anzahlungsrechnungen im Zeitpunkt des Geldeingangs umgebucht werden. DATEV wählt die gängigsten Konten hier bereits im Vorfeld automatisch aus. Bei Bedarf können hier weitere Konten hinzugefügt werden oder bestehende entfernt werden.

      Automatische Buchungen definieren

      Legen Sie hier benötigte Steuersachverhalte an indem Sie auf "+ Buchung "Erhaltene Anzahlung" anlegen" klicken. Hier werden die erforderlichen Informationen hinterlegt, die für spätere Umbuchungen in der DATEV benötigt werden.

      Pro Steuersachverhalt muss eine eigene Zeile/Buchung angelegt werden.

      Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, um Steuersachverhalte anzulegen. Diese werden nachfolgend beschrieben:

      Mit Umsatzsteuerschlüssel

      Hier wird der jeweilige Buchungscode hinterlegt z.B. Code 3, welcher 19% Ust entspricht. 

      Mit Erlöskonto

      Hier wird das Erlöskonto angegeben, auf welches die Schlussrechnung zu buchen ist z.B.: Erlöse 19%. Geben Sie dafür bei "Erlöskonto der Schlussrechnung" das entsprechende Erlöskonto an. 

      WICHTIG: Für eine möglichst hohe Automatisierungsquote  in Finmatics wird die Anlage der Steuersachverhalte mit dem Umsatzsteuerschlüssel empfohlen. 

      Anzahlungen auflösen

      Legen Sie in diesem Reiter Buchungstext sowie Belegnummer für Umbuchungen fest, nachdem die Anzahlungen in der DATEV nach Buchung der Schlussrechnung automatisch aufgelöst wurden.

      Erfassungsunterstützung

      Definieren Sie hier, ob die Umbuchungen automatisch bei Geldeingang durchgeführt werden sollen oder manuell ausgelöst werden müssen. Es wird empfohlen die Checkbox zu aktivieren, sodass beim Buchen der Anzahlungsrechnung das Fenster zur Erfassung der Anzahlungsinformationen automatisch geöffnet wird.

      Damit haben Sie erfolgreich das Tool eingerichtet