Inhalt
- Wie kann ich meine Belege via App hochladen?
- Einzelne Felder vor Hochladen bearbeiten
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Wie kann ich hochgeladene Belege einsehen und diese bearbeiten?
- Belege in einem Workflow freigeben
Je nach Berechtigungen und Einstellungen stehen Ihnen in der Finmatics Mobile App folgende Funktionen zur Verfügung:
Wie kann ich meine Belege via App hochladen?
Belege scannen
Dank der Genius-Scan-Integration (GSI) können Belege automatisch erfasst werden. Die GSI schneidet und richtet das Bild aus. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Bild nach Wunsch mit einem Filter zu versehen. Sie können das Bild auch manuell zuschneiden, drehen und die Kanten glätten. Mit der Option "Erneut versuchen" lässt sich das Bild verwerfen und ein neues Foto aufnehmen. Durch Klick auf "Fertig" wird das Foto bestätigt.
1 - Filter Auswahl, 2 - Kanten glätten, 3 - manuell zuschneiden, 4 - Bild drehen, 5 - Bild verwerfen und ein neues machen, 6 - Aufnahme bestätigen
Sollte ein QR-Code auf dem Beleg aufgedruckt sein, kann dieser im nächsten Schritt erfasst und ausgelesen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in Wie können QR-Codes mit der Finmatics Mobile App erfasst werden?.
Belege mittels Teilen Funktion an die App übertragen
Öffnen Sie dazu das Foto oder das PDF des Belegs auf Ihrem Mobilgerät, z. B. in Ihrem E-Mail-Programm, und klicken Sie auf das Teilen-Symbol. Wählen Sie nun die Finmatics App. Wenn Sie nicht in der Finmatics App eingeloggt sind, öffnet sich zuerst die Login-Ansicht. Teilen Sie nun das Dokument und wählen Sie den Mandanten sowie den Belegtypen aus.
Einzelne Felder vor Hochladen bearbeiten
Je nach Einstellung kann bereits vor Hochladen des Belegs eine Auswahl an Belegfeldern befüllt werden. Diese umfassen Kommentar, Notiz, Kostenstellen, Kostenträger, Kopflabel, Positionslabel, Buchungsperiode und Anlass. Zur Erfassung der Felder, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Im Anschluss kann der Beleg durch einen Klick auf das Symbol rechts unten hochgeladen werden. Bei Bedarf kann links über das + Zeichen ein weiterer Beleg hinzugefügt werden.
1 - Weitere Belege hinzufügen , 2 - QR-Code scannen, 3 - Bild hochladen
Wie kann ich hochgeladene Belege einsehen und diese bearbeiten?
Alle Belege, die hochgeladen wurden, können mit den richtigen Einstellungen eingesehen und deren Buchungsperiode geändert werden.
Das Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über alle Belegtypen des eingestellten Zeitraums. Um weitere Informationen zu erhalten, wählen Sie einen Belegtypen aus.
Nach Auswahl eines Belegtypes finden Sie kürzlich hochgeladene, nicht erfasste Dokumente unter Neuer Upload.
Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit, einzelne Belege zu löschen, indem Sie nach rechts wischen.
Unter dem Punkt Verarbeitet werden Belege angezeigt, sobald sie den Status “Erfassen” verlassen und nur noch bestätigt und exportiert werden müssen. Sehen Sie sich dazu auch den Artikel Was bedeuten die unterschiedlichen Übertragungsstatus? an.
Klicken Sie auf die Datumsanzeige, um den Zeitraum der Dokumentenlistenansicht individuell einzustellen.
Suchen und Finden von Belegen
Jeder Belegtyp bietet eine Suchfunktion, die über die Lupe rechts oben aufgerufen werden kann. Gesucht werden kann nach allen erfassten Daten wie Kundenname, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Die Volltextsuche basiert auf erfassten Daten (OCR). Die Ergebnisse unterliegen der Dokumentenqualität.
Detailansicht und Bearbeitungsoptionen von Belegen
Sie können die Detailansicht aufrufen, indem Sie auf ein Dokument tippen. Das Belegbild und die zugehörigen Daten werden angezeigt. Im Kasten werden der Name des Lieferanten und des Kunden, der Nettobetrag, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag angezeigt. Darunter befindet sich das Belegbild. Um die nächste Seite anzuzeigen, streichen Sie auf dem Bild nach links, bis Sie die letzte Seite erreicht haben. Um zurück zu gehen, wischen Sie nach rechts. Die Punkte unter dem Bild zeigen die Anzahl der Seiten an. Wenn Sie mit zwei Fingern auf das Bild tippen und diese auseinanderziehen, können Sie das Bild vergrößern. Außerdem finden Sie oben rechts ein Bleistiftsymbol, mit dem Sie die oben genannten Felder des Dokuments aufrufen und bearbeiten können.
Belege in einem Workflow freigeben
In der Regel wird die Workflow-Ansicht durch die Benutzerberechtigung “Belege freigeben” freigeschaltet. Wenn Freigabe-Workflows eingerichtet sind, werden diese in der Anwendung neben den konfigurierten Belegtypen im Dashboard angezeigt und können bearbeitet werden. Es ist möglich, mehrere Dokumente auf einmal freizugeben. Die Farben der Widgets sind vor eingestellt.
Belege in einem Workflow bearbeiten
Wählen Sie das entsprechende Widget im Dashboard aus, um die Belege zu bearbeiten. Sie können nun die einzelnen Belegzeilen prüfen und verarbeiten.
Wischen Sie in der Belegzeile nach links, um den Beleg per E-Mail weiterzuleiten oder freizugeben.
Wischen Sie in der Belegzeile nach rechts, um einen Beleg abzulehnen oder zu pausieren.
Sollten Sie einen Beleg ablehnen wollen, öffnet sich ein Pop-up Fenster, in welchem Sie eine Notiz mit Grund für die Ablehnung eingeben müssen. Sollten Sie mehr als einen Beleg gleichzeitig ablehnen wollen, dann wird diese Notiz für alle markierten Belege übernommen.
Mit der Pausen Funktion können Sie ein Datum festlegen, bis zu welchem die Bearbeitung dieses Belegs gestoppt wird. Pausierte Belege werden mit einem Symbol in der Beleg-Übersicht gekennzeichnet.
Auch in der Detail-Ansicht des Belegs finden Sie unten eine Aktionsleiste über welche Belege unter anderem freigegeben oder abgelehnt werden können. Zudem können Sie über das Drei-Punkte Menü rechts oben, den Beleg teilen oder den Bearbeitungsverlauf einsehen.
Belege mit Pflichtfeldern können ausschließlich in der Detail-Ansicht freigegeben werden.
