Mit der Finmatics Mobile App erfassen Sie Belege direkt über die integrierte Scan-Funktion oder importieren diese über die Teilen-Funktion Ihres Smartphones. Die App optimiert die Bildqualität automatisch, unterstützt QR-Code-Erkennung und ermöglicht die sofortige Zuordnung zu Mandanten sowie die Bearbeitung in Freigabe-Workflows.
Wie lade ich Belege über die Scan-Funktion hoch?
Die integrierte Genius-Scan-Integration (GSI) erkennt Dokumentenränder automatisch, schneidet das Bild zu und richtet es aus.
- Öffnen Sie die App und wählen Sie den Plus-Button oder das Kamerasymbol.
- Halten Sie die Kamera über den Beleg. Der Auslöser erfolgt automatisch, sobald das Dokument erkannt wird.
- Bearbeitung: Nach der Aufnahme können Sie Filter anwenden, Ränder manuell korrigieren, das Bild drehen oder die Aufnahme verwerfen ('Erneut versuchen').
- Bestätigen Sie mit Fertig, um den Beleg zu speichern.
(Legende: 1 - Filter, 2 - Kanten glätten, 3 - Zuschneiden, 4 - Drehen, 5 - Verwerfen, 6 - Bestätigen)
Wie erfasse ich QR-Codes auf Belegen?
Sollte sich ein QR-Code auf dem Beleg befinden, erkennt die App diesen im Anschluss an den Scanvorgang. Dies ermöglicht eine automatisierte Datenübernahme. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im Artikel Wie können QR-Codes mit der Finmatics Mobile App erfasst werden?.
Wie übertrage ich Belege über die Teilen-Funktion?
Sie können Dateien aus anderen Apps (z. B. E-Mail-Anhang, Fotogalerie) direkt an Finmatics senden:
- Öffnen Sie das Dokument oder Bild auf Ihrem Smartphone.
- Tippen Sie auf das Teilen-Symbol und wählen Sie die Finmatics App.
- Wählen Sie den Mandanten und den Belegtypen aus.
- Tippen Sie auf Hochladen.
Wie bearbeite ich Belegfelder vor dem Upload?
Vor dem finalen Upload können Sie Metadaten hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Bleistiftsymbol in der Vorschau. Folgende Felder sind editierbar (abhängig von der Konfiguration):
- Kommentar & Notiz
- Kostenstelle & Kostenträger
- Buchungsperiode & Anlass
Wo finde ich hochgeladene und verarbeitete Belege?
Das Dashboard bietet eine Übersicht über alle Belegtypen im gewählten Zeitraum.
- Neuer Upload: Hier finden Sie kürzlich hochgeladene Belege, die noch nicht vollständig verarbeitet sind. Durch Wischen nach rechts können Sie Belege löschen.
- Verarbeitet: Belege, die den Status 'Erfassen' verlassen haben und bereit für den Export sind.
Nutzen Sie die Lupe oben rechts, um mittels Volltextsuche (OCR-basiert) nach Rechnungsnummern, Namen oder Beträgen zu suchen.
Wie bearbeite ich Belege im Freigabe-Workflow?
Sofern Sie die Berechtigung 'Belege freigeben' besitzen, sehen Sie Workflow-Aufgaben direkt im Dashboard.
- Wählen Sie das entsprechende Widget aus.
- Freigeben: Wischen Sie in der Listenansicht nach links.
- Ablehnen/Pausieren: Wischen Sie nach rechts. Beim Ablehnen müssen Sie eine Begründung eingeben.
- Detailansicht: Tippen Sie auf den Beleg, um Details zu prüfen. Hier können Sie über die Aktionsleiste am unteren Rand ebenfalls freigeben oder ablehnen.
