Archivierung und Verwaltung von Dokumenten mit Finmatics?

In diesem Artikel finden Sie häufig gestellte Fragen zur Archivierung und Verwaltung von Rechnungswesendokumenten in Finmatics

 

Wie erfolgt die Authentifizierung für die Einsicht von Dokumenten?

Finmatics Benutzer authentifizieren sich mit Benutzername und Passwort sowie optional mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Durch diese Authentifizierung erhalten die Benutzer spezifische Rechte, während gleichzeitig ein Prüfprotokoll darüber erstellt wird, welche Person wann ein Dokument geändert hat und welche Aktion dabei durchgeführt wurde.

Wie erfolgt die Verschlüsselung?

Alle Finmatics Zugänge (mobile App und Finmatics Web App) werden über HTTPS mit 2048 Bit RSA-Verschlüsselung in Kombination mit einem X.509-Zertifikat von DigiCert (Thawte) verschlüsselt.

Die Verschlüsselung hat das Ziel, zu verhindern, dass Hacker sensible Unternehmensinformationen und Dokumente wie Passwörter, Benutzerinformationen und Finanzdaten abfangen können.

Siehe auch: Finmatics Endpoint Verschlüsselung

Wie erfolgt die Zugriffskontrolle?

Die Zugriffskontrolle der Mitarbeiter zu den Dokumenten erfolgt über ein Rollen- und Rechtekonzept.

So kann beispielsweise ein Buchhalter auf alle Belege aller Buchungskreise zugreifen, Mitarbeiter haben z.B. nur Zugriff auf Ihr Verrechnungskonto und Mitarbeiter, welche nur Belege freigeben sollen, sehen jene Belege bei denen eine Aktion notwendig ist.

Siehe auch Wie werden Benutzer verwaltet?

Wo sind die Dokumente gespeichert?

Viele Unternehmen ziehen es vor, ihre Daten innerhalb Europas zu behalten. Alle Dokumente in Finmatics werden auf einem ISO 9001 und ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert.

Siehe auch Wo wird die Software betrieben?

Wie werden Änderungen protokolliert?

Upload, Veränderung, Kommentierung und Workflow-Status Änderung wird von Finmatics aufgezeichnet (Historie). Die Historie ist per CSV und im Web-Frontend sowie per REST-API auf Aufruf verfügbar.

Siehe auch Ist es möglich, sich über die REST-API mit Finmatics zu verbinden?