Ja, Finmatics kann Informationen aus der Betreffzeile und dem E-Mail-Text (Body) extrahieren. Diese Daten werden analysiert und je nach Konfiguration direkt in die entsprechenden Belegfelder (z. B. Lieferscheinnummer oder Kostenstelle) übertragen, um die manuelle Erfassung zu reduzieren.
Wie funktioniert die Datenübernahme aus E-Mails?
In den Betreffzeilen und Texten von E-Mails, mit denen Belege an Finmatics gesendet werden, finden sich häufig entscheidende Informationen für die Buchhaltung. Finmatics greift diese Informationen bereits beim Import ab und weist sie den in der Konfiguration definierten Feldern zu. Dies geschieht automatisch im Hintergrund, bevor der Beleg zur Prüfung bereitsteht.
Welche Belegfelder lassen sich automatisieren?
Die Extraktion von E-Mail-Inhalten eignet sich besonders für folgende Anwendungsfälle:
- Lieferschein- und Bestellnummern: Wenn Lieferanten die Bestellnummer oder Lieferscheinnummer im Betreff oder Fließtext nennen, übernimmt Finmatics diese Information direkt in das Feld Bestellnummer.
- Kostenstellen (Keyword-basiert): Enthält die E-Mail spezifische Schlüsselwörter zu Kostenstellen, werden diese erkannt und das entsprechende Feld im Beleg vorbefüllt.
- Kostenstellen (Machine Learning): Informationen aus Betreffzeilen und E-Mail-Texten dienen als zusätzliche Datenpunkte für Customized ML Modelle (individuelles maschinelles Lernen). Dies erhöht die Präzision bei der automatischen Vorhersage von Kostenstellen erheblich.
Wie konfiguriere ich die Automatisierung?
Da die Logik zur Extraktion (z. B. welche Keywords auf welche Felder gemappt werden) spezifisch für Ihr Unternehmen ist, muss diese Funktion individuell eingerichtet werden.
Kontaktieren Sie hierfür unseren Support unter support@finmatics.com.
Wie gelangen Belege per E-Mail ins System?
Grundlegende Informationen zur technischen Einrichtung des E-Mail-Imports finden Sie im Artikel: Wie können Dokumente per E-Mail an Finmatics gesendet werden?