Wie verbinden Sie Ihren Scanner mit Finmatics?

Voraussetzungen

• Ein Scanner mit TWAIN-Schnittstelle

• Ein Gerät mit Internetverbindung, auf dem die Scanner-Treiber und unsere Software installiert werden können

Vorbereitung Ihrerseits

Installieren Sie die TWAIN-Treiber für Ihren Scanner. Über diese Treiber kann unsere Software Ihren Scanner auf dem Gerät erkennen.

Installation seitens Finmatics

Melden Sie sich an der Finmatics-Oberfläche an und klicken Sie auf den Button „Scannen“. Das Download-Fenster für die Scan-Software öffnet sich: Laden Sie anschließend die Software über „Download“ oder „Jetzt herunterladen“ auf Ihren Desktop herunter. Installieren Sie die Software und laden Sie Finmatics danach neu. Wählen Sie nun erneut „Scannen“.

Der Scanner sollte jetzt im Menü „Scanner auswählen“ erscheinen. Falls der Scanner nicht erkannt wird, hilft Ihnen unser Artikel „Der Scan-Client (Scan & Sort) verbindet sich nicht mit meiner Scan-Hardware. Was kann ich tun?“ oder eine Kontaktaufnahme mit unserem Support-Team unter support@finmatics.com weiter.

Wie sieht ein idealer Scan-Prozess mit Finmatics aus?

Die beste Lösung ist hierbei, den Scanner lokal an den Arbeitsplatz anzuschließen und einen Scan-Prozess einzurichten. Mit anderen Worten: Ein Arbeitsplatz, an dem die Rechnungen ausschließlich von einem Scan-Mitarbeiter über den Scanner an Finmatics übertragen werden. Die Überprüfung der Trennung und die Weiterverarbeitung der Rechnungen können dann von jedem anderen Gerät mit Internetverbindung aus erfolgen.

Eine klare Struktur und ein organisierter Ablauf sind entscheidend für einen reibungslosen und effizienten Scan-Prozess. Folgender Ablauf wird empfohlen:

• Die scannende Person nimmt den ersten zu scannenden Stapel und entfernt alles von den Rechnungen, was den Scan-Vorgang stören könnte (Klarsichtfolien, Heftklammern, Haftnotizen).

• Die Rechnungen werden nach ihren Papierformaten sortiert (A4, beidseitig bedruckt, Belege etc.).

• Der erste Rechnungsstapel kann nun in den Scanner eingelegt und die Scan-Oberfläche aufgerufen werden. Anschließend müssen Mandant, Prozess und Scan-Optionen ausgewählt bzw. aktiviert werden.

• Der letzte Schritt im Prozess der Rechnungsdigitalisierung ist die Überprüfung der korrekten Trennung und die Vornahme eventuell notwendiger manueller Anpassungen.

Hinweis: Wenn Sie in einer Remote-Desktop-Umgebung arbeiten und über Ihren Desktop auf unsere Website zugreifen, um den Scan zu starten, muss die Scan-Software auf dem Remote-Server installiert sein. Ihr Netzwerkadministrator kann Ihnen hierbei in der Regel helfen.

Wann ist das Scannen mit Finmatics nicht sinnvoll?

• In einer DATEV ASP-Umgebung ist der Anschluss von Scannern nicht möglich.

• Das Scannen mit Multifunktionsgeräten wird nicht empfohlen, wenn sich das Gerät nicht in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes befindet. Das Scannen mit Multifunktionsgeräten ist nur möglich, wenn das Gerät lokal an einen PC angeschlossen ist.

• Es gibt eine Alternative in Verbindung mit dem Web-Upload. Hierbei werden Rechnungen in einem Dateipfad gespeichert und anschließend per Drag & Drop in Finmatics hochgeladen.