Der Menüpunkt Belege in Finmatics dient als zentrale Übersicht zur Verwaltung Ihrer hochgeladenen Dokumente. Sie können hier den Verarbeitungsstatus prüfen, Dokumente filtern, Massenbearbeitungen vornehmen und Exporte steuern.
Wie kann ich in der Belege-Ansicht filtern?
Nachdem Sie im Hauptmenü den Reiter Belege ausgewählt haben, können Sie gezielt nach Mandanten suchen und verschiedene Filter aktivieren, um Ihre Ansicht einzugrenzen.
Standardmäßig ist der Filter „Exportiert: Nicht exportiert“ aktiviert. Das bedeutet, dass bereits exportierte Belege ausgeblendet werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Um alle Belege (auch exportierte) zu sehen, entfernen Sie diesen Filter durch einen Klick auf das X-Symbol.
Was bedeuten die unterschiedlichen Verarbeitungsstatus?
In der Spalte „Status“ sehen Sie auf einen Blick, in welchem Zustand sich ein Beleg befindet. Dies hilft Ihnen zu priorisieren, welche Dokumente Ihre Aufmerksamkeit benötigen:
- Rot: Es fehlen Pflichtfelder oder die Daten stimmen nicht mit den Stammdaten überein. Diese Belege müssen zwingend korrigiert werden, bevor sie exportiert werden können.
- Gelb: Es liegen Warnungen vor, die eine manuelle Überprüfung erfordern (z. B. Mögliches Duplikat, USt-IdNr ungültig, Belegdatum zu weit in der Vergangenheit).
- Grün: Der Beleg wurde erfolgreich verarbeitet, alle Daten sind vollständig und er ist bereit für den Export.
Hinweis: Standardmäßig können nur gelb und grün markierte Belege exportiert werden. Rot markierte Belege erfordern eine Bearbeitung.
Wie bearbeite ich Belege über die Aktionsleiste?
Wenn Sie einen oder mehrere Belege über die Checkbox (links in der Zeile) auswählen, erscheint oben rechts die Aktionsleiste. Stellen Sie bei Massenbearbeitungen sicher, dass alle ausgewählten Belege demselben Mandanten und Belegtyp zugeordnet sind.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung (von links nach rechts):
- Sortieren: Öffnet die Trenn-Ansicht, um Seiten neu zu sortieren oder zu trennen.
- Export Optionen: Ermöglicht den Export in das Buchhaltungssystem.
- Download Optionen: Laden Sie Belegbilder oder Reports herunter.
- Belegnummer hochzählen: (Nur relevant für BMD-Nutzer).
- Belege bearbeiten: Massenänderung von Feldern (z.B. Periode, Belegtyp).
- Löschen: Verschiebt die ausgewählten Belege in den Papierkorb.
Weitere Details zu diesen Funktionen finden Sie im Artikel: Wie verwende ich die Aktionsleiste oben rechts in der Belege-Ansicht?
Unterhalb der Tabelle wird Ihnen zudem eine Summenzeile angezeigt (Gesamtbetrag Brutto/Netto/Steuer) für die aktuell ausgewählten Belege.
Wie bearbeite ich einzelne Belege?
Wenn Sie nur einen einzelnen Beleg bearbeiten möchten, können Sie das Drei-Punkte-Menü am rechten Rand der jeweiligen Belegzeile nutzen. Hierüber können Sie den Beleg direkt öffnen, sortieren, löschen oder die Detailansicht aufrufen.
