Beim Jahreswechsel müssen in den angeschlossenen ERP-Systemen (DATEV, BMD, RZL) spezifische Vorkehrungen getroffen werden, damit der Belegexport aus Finmatics reibungslos funktioniert. Generell gilt: Legen Sie das neue Wirtschaftsjahr in Ihrem ERP-System an, bevor Sie Belege für den neuen Zeitraum in Finmatics exportieren.
Was ist bei BMD zu beachten?
Für Nutzer von BMD ist die zeitliche Abfolge entscheidend:
- Vor dem Upload: Stellen Sie sicher, dass das neue Wirtschaftsjahr in der BMD bereits angelegt ist.
- Automatische Zuordnung: Sobald das neue Wirtschaftsjahr in BMD existiert, ordnet Finmatics alle hochgeladenen Belege korrekt zu.
- Risiko: Wurde in der BMD noch kein neues Wirtschaftsjahr angelegt, aber dennoch Belege aus Finmatics exportiert, landen diese ungeordnet in der BMD. Es besteht in diesem Fall oft keine Möglichkeit, automatisiert auf diese zuzugreifen.
Welche Schritte sind in RZL erforderlich?
In RZL hat der Jahreswechsel primär Auswirkungen auf den Kontenplan, wenn sich dieser ändert.
- Kontenplan aktualisieren: Läuft das neue Wirtschaftsjahr über einen geänderten Kontenplan, sollten Sie diesen über die Trainingsfunktion in RZL neu zu Finmatics hochladen.
- Auswirkung: Dies verbessert die Erkennungsrate für das neue Jahr. Auf das reine Abholen der Belege hat dies keine blockierende Auswirkung.
So laden Sie den neuen Kontenplan hoch:
Gehen Sie in den Klienten-Stammdaten im RZL Board auf STAMM / Belegverarbeitung / Finmatics und klicken Sie auf Finmatics initial trainieren.
Was gilt für DATEV?
Bei DATEV ist besonders auf abweichende Wirtschaftsjahre zu achten.
- Fehlermeldung: Hat ein Wirtschaftsjahr abweichend begonnen, kann es im Jahreswechsel zu einem Exportfehler kommen (Meldung: 'abweichendes Wirtschaftsjahr'). Dies geschieht in seltenen Fällen, wenn kein automatisches Enddatum im System festgelegt wurde.
- Lösung: Bitte wenden Sie sich in diesem spezifischen Fall direkt an unseren Support, um die Konfiguration prüfen zu lassen.