Was muss ich bei der E-Mail-Weiterleitung von Belegen beachten?
Erfahren Sie, wie Sie die E-Mail-Weiterleitung an Finmatics korrekt einrichten. Tipps zu SPF, DKIM, Spam-Vermeidung und Outlook-Einstellungen.
Worauf muss ich bei der Einrichtung allgemein achten?
Damit Ihre Belege sicher in Finmatics ankommen, sollten Sie folgende organisatorische und anwenderspezifische Punkte berücksichtigen:
- Outlook-Weiterleitung: In Microsoft Outlook/Microsoft 365 nutzen Sie idealerweise die Funktion 'Als Anhang weiterleiten'. Dies verhindert, dass E-Mails aufgrund falscher Zertifikate als Spam eingestuft werden.
- Keine Verteilerlisten: Verwenden Sie keine E-Mail-Verteiler (Distribution Lists). Finmatics benötigt einen eindeutigen Absender zur Zuordnung.
- Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Mail-Administrator die externe E-Mail-Weiterleitung für Ihre Domäne oder spezifische Postfächer freigeschaltet hat.
- Server-Anpassungen: Behalten Sie Änderungen an Ihrem Mailserver im Blick, da diese die Zustellbarkeit beeinflussen können. Kontaktieren Sie bei Unsicherheiten Ihren E-Mail-Administrator.
Wie konfiguriere ich die technische Weiterleitung korrekt?
Damit Ihre weitergeleiteten E-Mails die Authentifizierungsprüfung (Authentication) erfolgreich durchlaufen, beachten Sie bitte folgende technische Standards:
- Authentifizierung (SPF/DKIM): Es wird dringend empfohlen, SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) für Ihre Domäne einzurichten.
- ARC-Header nutzen: Fügen Sie weitergeleiteten Nachrichten einen ARC-Header (Authenticated Received Chain) hinzu. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit drastisch, dass Nachrichten abgelehnt oder als Spam markiert werden.
- Integrität wahren: Vermeiden Sie Software von Drittanbietern oder Prozesse, die den Nachrichtentext oder Betreff ändern. Änderungen an MIME-Grenzen, Betreffzeilen oder Kopfzeilen (Header) führen oft zum Scheitern der DKIM-Prüfung.
- LDAP vermeiden: Die Erweiterung von Nachrichtenempfängern via LDAP kann ebenfalls die DKIM-Signatur beschädigen.
Fehlerbehebung: Prüfen Sie im Problemfall, ob die E-Mail tatsächlich Ihren Postausgang verlassen hat. Oft verhindern interne Spam-Filter oder Sendebeschränkungen (z. B. maximale Anzahl gesendeter Mails) den Versand.
Wie verhindere ich, dass E-Mails als Spam markiert werden?
Um sicherzustellen, dass Finmatics Ihre E-Mails als vertrauenswürdig einstuft, sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:
- Absender anpassen: Ändern Sie den ‚Envelope Sender‘ so, dass er auf Ihre Weiterleitungsdomäne verweist.
- SPF-Eintrag pflegen: Stellen Sie sicher, dass der SPF-Eintrag Ihrer Domain die IP-Adressen oder Domains aller Server enthält, die E-Mails für Ihre Domain weiterleiten.
- Inhalt nicht verändern: Vermeiden Sie es, Kopfzeilen oder den Nachrichtentext in weitergeleiteten Nachrichten zu ändern. Solche Modifikationen führen häufig zur Einstufung als Spam.
- DKIM-Abgleich: Passen Sie Ihre DKIM-Einträge so an, dass sie mit dem DKIM-Schlüssel der weitergeleiteten E-Mails übereinstimmen.
Weiterführende Informationen: