Welche Optimierungen sind mit Automation Boost möglich?

Welche konkreten Funktionen bietet der Automatisierungs-Boost?

Der Service zielt darauf ab, spezifische Hindernisse in der automatischen Belegverarbeitung zu beseitigen. Folgende Optimierungen stehen zur Verfügung:

Stammdaten-Analyse: Überprüfung der angelegten Mandanten auf Qualität und Vollständigkeit. Oftmals resultiert eine niedrige Automatisierungsrate aus schlecht gewarteten oder veralteten Stammdaten.
Individuelle Konfigurationen:
- Auslesen und Anlegen von Geschäftspartnern in definierten Nummernkreisen.
- Festlegung spezifischer Sachkonten für die automatische Auslese.
- Automatisches Befüllen des Buchungstexts nach festen Regeln.
Optimierung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Umstellung auf eine kreditorische oder debitorische Verbuchung, sofern Informationen zum Geschäftspartner in der Buchungstexthistorie vorhanden sind.
Umstellung der Schnittstelle: Wechsel von der Belegzentrale zur leistungsfähigeren Automatisierungszentrale (bei DATEV).
Qualitätssicherung: Aktivierung des Shared Service Centers (SSC) zur manuellen Validierung kritischer Datenfelder.

Was sind die Voraussetzungen für den Automatisierungs-Boost?

Um diesen Service nutzen zu können, müssen bestimmte technische und vertragliche Anforderungen erfüllt sein:

Vertragsstatus: Sie benötigen ein aktives Silber- oder Gold-Betreuungspaket.
Systemumgebung: Der Service ist verfügbar für Kanzleikunden mit DATEV sowie für Unternehmens- und Kanzleikunden mit BMD oder RZL, die aktiv im Finmatics-Frontend arbeiten.

Voreinstellungen für DATEV-Nutzer

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Mandanten korrekt administriert sind, bevor Sie den Boost beantragen:

Mandanten-Administration: Richten Sie Ihre Mandanten entsprechend der genutzten Schnittstelle ein:
Daten-Import: Laden Sie aktuelle Personen-/Sachkonten und Trainingsdaten in Finmatics hoch:
- Wie exportiere ich Stammdaten und Bewegungsdaten aus DATEV Rechnungswesen?
- Wie lade ich DATEV Personen- Sachkonten und Bewegungsdaten hoch?

Voreinstellungen für BMD-Nutzer

Stellen Sie sicher, dass der Belegtransfer reibungslos funktioniert. Nutzen Sie hierfür entweder den direkten Upload im Finmatics Portal oder die BMD Databox:

Wie beantrage ich den Automatisierungs-Boost?

Senden Sie nach Abschluss der Voreinstellungen eine E-Mail an automation@finmatics.com.

Bitte beachten Sie folgende Punkte für Ihre E-Mail:

Betreff: "Mandantennummer - Mandantenname - Belegtypen" (geben Sie an, welche Bereiche automatisiert werden sollen).
Inhalt: Fügen Sie Anleitungen für spezielle Buchungsvorgänge oder wichtige Informationen zur Buchhaltung bei.
Historie: Weisen Sie auf Auffälligkeiten oder wiederkehrende Fehler in den bisherigen KI-Vorschlägen hin, falls der Mandant bereits mit Finmatics verarbeitet wurde.

Unser Team analysiert daraufhin Ihre Belege, optimiert die Kontierungsregeln und führt bei Bedarf Aufgaben im Trainingscenter durch. Sie erhalten eine Rückmeldung, sobald die Optimierung abgeschlossen ist.

Wann kommt das Shared Service Center (SSC) zum Einsatz?

Das SSC wird im Rahmen des Automatisierungs-Boosts aktiviert, wenn die KI aufgrund schwieriger Bedingungen an ihre Grenzen stößt. Typische Szenarien sind:

Schlechte Scanqualität (z. B. unleserliche Thermopapier-Belege).
Verwendung von Sammelkonten basierend auf Anfangsbuchstaben.
Komplexe Logiken zur Neuanlage von Kreditoren/Debitoren.
Notwendigkeit von Splittbuchungen bei einer großen Anzahl von Belegen.

Ab wann sind die Effekte spürbar?

Die Optimierungen greifen in der Regel ab dem Upload der nächsten Monatsbuchhaltung.

Tipp für BMD-Nutzer: Wenn Sie die Verbesserungen sofort testen möchten, können Sie in BMD unter Tools > Administration > Stapelverarbeitung > geplante Ausführung den automatischen Abhol-Stapel deaktivieren.

Achtung: Dies führt dazu, dass Belege aller Mandanten vorübergehend manuell in der BMD Vorerfassung abgeholt werden müssen.

Wie lange dauert die Bearbeitung?

Nach Eingang Ihrer Anfrage erhalten Sie in der Regel innerhalb von drei bis vier Werktagen eine Rückmeldung oder Status-Update zu Ihrer Optimierung.