Welche Belegtransfertechnologie ist für meine Arbeitsweise die richtige?

Wie verarbeite ich viele digitale Belege (E-Mail)?

Wenn Sie Rechnungen von Lieferanten überwiegend per E-Mail erhalten, ist die E-Mail-Weiterleitung die effizienteste Methode.

• Vorgehensweise: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse ein (z. B. invoices@unternehmen.com) und bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen dorthin zu senden.
• Automatisierung: Leiten Sie diese E-Mails automatisch an die spezifische Finmatics-E-Mail-Adresse weiter, die für jeden Belegtyp (z. B. Eingangsrechnung) individuell generiert wird.
• Vorteil: Nahtlose Integration ohne manuellen Upload.

Weitere Informationen: Wie können Dokumente per E-Mail an Finmatics gesendet werden?

Wie verarbeite ich viele Papierbelege?

Für Kanzleien oder Unternehmen mit hohem Papieraufkommen ist das Scannen die beste Lösung.

• Technologie: Der Finmatics Scan-Client verbindet sich via TWAIN-Schnittstelle direkt mit Ihrem Desktop-Scanner.
• Funktion: Die Software trennt Belege automatisch, sodass kein manuelles Vorsortieren notwendig ist.
• Empfehlung: Ideal ab einem Volumen von ca. 200 Papierbelegen pro Monat.

Weitere Informationen: Wie scanne ich mit Finmatics?

Wie verarbeite ich Spesen und Barbelege?

Für Reisekosten, Bewirtungsbelege oder kleine Barquittungen eignet sich die Finmatics Mobile App.

• Problem: Thermopapier verblasst schnell, Belege gehen leicht verloren.
• Lösung: Fotografieren Sie den Beleg sofort nach Erhalt mit dem Smartphone. Die App lädt ihn direkt in den Workflow.
• Vorteil: Zeitnahe Digitalisierung und ortsunabhängige Erfassung.

Weitere Informationen: Wie scanne und verarbeite ich Belege mit der Finmatics Mobile App?

Wie integriere ich komplexe Systeme oder große Mengen?

Wenn Sie Belege direkt aus einem ERP-System (z. B. SAP) übertragen müssen oder sehr hohe Belegvolumina haben, ist die REST-API / WEB-EDI Schnittstelle die richtige Wahl.

• Anwendung: Automatisierter Datenaustausch zwischen Systemen ohne manuellen Eingriff.
• Empfehlung: Sinnvoll ab ca. 50 Belegzeilen oder Transaktionen pro Lieferant.
• Vorteil: Maximale Prozessgeschwindigkeit und Fehlerreduktion durch direkte Systemkopplung.

Weitere Informationen: Erste Schritte mit der Rest API