Welche Berechtigungen und Rollen gibt es?

Bei der Bearbeitung eines Benutzers können Sie aus Standardrollen wählen, die automatisch passende Berechtigungen setzen:

Buchhalter: Volle Bearbeitung von Belegen und Verwaltung von Mandanten-Stammdaten.
Business Admin: Hochladen, Scannen, Einsicht und Freigabe von Belegen.
Management: Umfassende Verwaltung von Mandanten, Unternehmensdaten und Berichten.
Upload Benutzer: Beschränkt auf das Hochladen und Scannen von Belegen.
Freigabe Benutzer: Fokus auf Genehmigung von Workflows, Upload und Einsicht exportierter Belege.

Jede Rolle lässt sich durch Klick auf „Berechtigungen anpassen“ individualisieren. Die wichtigsten Rechte im Überblick:

Belege hochladen: Ermöglicht Upload und Scan.
Seitentrennung bestätigen: Erlaubt das Trennen und Heften im Status "Sortieren".
Belege vorerfassen: Bearbeitung nicht-buchhalterischer Felder (z. B. Datum, Betrag).
Belege vervollständigen: Volle Bearbeitung inkl. Kontierung (schaltet die Belegansicht frei).
Belege freigeben: Zugriff auf die Freigabe-Ansicht für Workflows.
Belege exportieren: Berechtigung zum Datenexport in das ERP-System.

Benutzer verwalten: Zugriff auf die Benutzerverwaltung.
Mandanten-Stammdaten verwalten: Bearbeitung von Mandantendaten.
Kanzlei-Stammdaten verwalten: Erstellung von Mandanten und Synchronisation (Wichtig für API-User).
Analytics / Trainingscenter anzeigen: Zugriff auf Auswertungen und KI-Training.

Sie können eine individuelle Rolle jederzeit auf die Standardwerte zurücksetzen:

Die "Dokumentenberechtigung" definiert, welche Daten ein Benutzer sehen darf. Sie können Rechte auf drei Ebenen vergeben und kombinieren:

Kanzlei / Holding: Der Benutzer sieht alle Mandanten und Belege des Unternehmens.
Mandant: Der Zugriff ist auf spezifische Mandanten beschränkt.
Belegtyp: Der Zugriff ist auf konkrete Belegkreise (z. B. nur Eingangsrechnungen von Mandant Müller) beschränkt.

Wählen Sie dazu im Drop-Down-Menü die gewünschte Ebene und suchen Sie nach dem Objekt.

Ebene: Mandant (oder spezifische Belegtypen).
Rechte: "Hochladen". Optional: "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen" (für Übersicht) oder "Belege vorerfassen" (wenn Mitarbeit gewünscht).

Ebene: Unternehmen (oder zugewiesene Mandanten).
Rechte: "Dokumente von anderen Nutzern anzeigen", "Seitentrennung", "Vorerfassen", "Vervollständigen". Optional: "Mandanten-Stammdaten verwalten".

Ebene: Unternehmen.
Rechte: "Alle" (insbesondere "Benutzer verwalten" und "Kanzlei-Stammdaten verwalten").

Überblick über Benutzerrollen, Einzelberechtigungen und Dokumentenzugriffsebenen. Lernen Sie, wie Sie Rechte für Mitarbeiter und Mandanten optimal konfigurieren.