Im Reiter 'Allgemein' der Mandanten-Ansicht steuern Sie die fundamentalen Einstellungen für die Belegverarbeitung. Hier verwalten Sie Stammdaten, legen den verantwortlichen Buchhalter fest und definieren technische Parameter wie die Sachkontenrahmenlänge sowie steuerliche Merkmale (USt-IdNr, Steuerbefreiung).
Welche Stammdaten kann ich einsehen und bearbeiten?
Dieser Bereich zeigt die Basisdaten wie Adresse und Geschäftstätigkeit. Beachten Sie bei der Bearbeitung zwingend Ihr ERP-System:
- BMD und RZL Nutzer: Pflegen Sie Stammdaten ausschließlich in Ihrem ERP-System. Finmatics synchronisiert Änderungen automatisch nach der Aktualisierung im ERP. Manuelle Änderungen in Finmatics werden überschrieben oder nicht zurückgespielt.
- DATEV und Agenda Nutzer: Aktualisieren Sie Stammdaten bei Bedarf direkt in Finmatics, um sicherzustellen, dass die Daten für die Verarbeitung (z. B. auf dem Belegbild) aktuell sind.
Wie konfiguriere ich die Buchhaltungseinstellungen?
Hier definieren Sie die Rahmenbedingungen für die Kontierung und Benachrichtigungen.
- Verantwortlicher Benutzer: Hinterlegen Sie hier den zuständigen Sachbearbeiter. Dieser Benutzer erhält spezifische Statusbenachrichtigungen (z. B. bei Fehlern im Export oder neuen Aufgaben) für diesen Mandanten.
- Kontenrahmen & Länge: Tragen Sie den verwendeten Sachkontenrahmen und vor allem die Sachkontenrahmenlänge ein.
Wichtig: Die Einstellung der Sachkontenrahmenlänge muss exakt mit Ihrem ERP-System übereinstimmen. Eine falsche Länge führt zu Fehlern beim Datenimport und verhindert eine korrekte automatische Kontierung.
Welche Steuerdaten sind für die Automatisierung wichtig?
Im Bereich 'Finanzamt' hinterlegen Sie Daten, die Finmatics für die KI-gestützte Prüfung benötigt:
- USt-IdNr: Finmatics verwendet die USt-IdNr, um Geschäftspartner beim Abgleich eindeutig zu identifizieren. Fehlt die USt-IdNr, greift das System alternativ auf die IBAN zurück (siehe Reiter 'Geschäftspartner').
- Steuerbefreiung: Markieren Sie das Kästchen Steuerbefreit, wenn der Mandant (z. B. Kleinunternehmer, Arzt) keine Umsatzsteuer abführt. Finmatics setzt in diesem Fall Steuerbetrag und Steuerprozent in der Erfassungsmaske automatisch auf 0.
Wo hinterlege ich interne Notizen?
Nutzen Sie das Feld 'Weitere Informationen', um kanzleiinterne Notizen, Besonderheiten zur Buchführung oder Absprachen mit dem Mandanten direkt am Mandantenobjekt zu dokumentieren.
