Dokumente buchhalterisch vervollständigen
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      Wie automatisiere ich Buchungstexte?

      In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Einstellungen zu den Inhalten des Buchungstextes vornehmen.

      Inhalt

       

      Welche Varianten gibt es bei Buchungstexten?

      Folgende Möglichkeiten bietet Ihnen Finmatics bei den Einstellungen zur Automatisierung der Buchungstexte:

      1. Deaktiviert: Es wird kein Buchungstext eingefügt.

      2. Name des zugewiesenen Geschäftspartners (Personenkonto): Der Buchungstext mit der Bezeichnung des Lieferanten/ Kunden wird automatisch ergänzt.

      3. Basierend auf vorherigen Belegen: Mit dieser Einstellung lernt Finmatics aus den bisherigen Daten und reproduziert den Buchungstext auf Basis von Kreditor und Steuercode, exakt so, wie er in der Vergangenheit war.

      4. Name des Geschäftspartners aus dem Belegtext: Ein Large Language Model (LLM) übernimmt mit dieser Einstellung den Kundennamen in den Buchungstext. Auch dann wenn das Personenkonto ein Sammelkonto ist. Diese Option ist vor allem sinnvoll, wenn Mandanten mit Privatkunden arbeiten.

      5. Ware/Leistung:
        Je nach Belegtypen gelten hier folgende Optionen:

        1. Buchungstext mit Rechnungsgegenstand befüllen: Bei Belegen mit verschiedenen Positionen, interpretiert ein LLM den gesamten Inhalt und filtert so den Hauptzweck heraus. Dies gibt Ihnen sofortige Klarheit über den Inhalt der Rechnung als Teil der Buchungszeile.

        2. Buchungstext mit Kreditorenname und Rechnungsgegenstand befüllen: Bei Kassenbelegen gibt es in der Buchungszeile nicht das Feld Geschäftspartner. Ein LLM fügt deshalb den Geschäftspartner in den Buchungstext zusätzlich zum Rechnungsgegenstand mit ein. Diese Einstellung ist standardmäßig bei Kassenbelegen aktiviert.

      6. Ware/Leistung (Finmatics-Standardisiert): Ähnlich zur Einstellung Ware/Leistung vergleicht Finmatics hier den Buchungstext zusätzlich mit unserer internen Buchungstext-Datenbank. Sobald die Bedeutung eines neuen Beleges einem bestehenden Eintrag ähnelt, wird dieser Eintrag als Buchungstext verwendet. Somit kann ein konsistenter Buchungstext für Belege mit derselben Bedeutung generiert werden. Weicht die Bedeutung des neuen Beleges zu sehr von den bestehenden Einträgen ab, wird ein neuer Eintrag zur internen Datenbank hinzugefügt, welcher dann bei zukünftigen Auslesen ebenfalls berücksichtigt wird. 

      Wo kann ich die Einstellung treffen?

      Klicken Sie auf "Mandanten", wählen Sie Ihren Mandanten aus und klicken Sie anschließend auf den Reiter "Belegtypen" oder “Einstellungen”. Alternativ können Sie die Einstellungen auch im linken Menü unter dem Punkt “Unternehmen” vornehmen.

      Wenn Sie über den Reiter “Belegtypen” einsteigen, wählen Sie zuerst einen Belegtypen aus und klicken Sie auf “Einstellungen”, um den Buchungstext zu konfigurieren.

      Unter dem Punkt Belegverarbeitung finden Sie die verschiedenen Optionen für den Buchungstext. Eine Anleitung zur Einstellungen-Ansicht finden Sie auch unter Wie benutze ich die Einstellungen-Ansicht?.

      Kann ich auch Kürzel aus meinem ERP System verwenden?

      Viele Buchhaltungssysteme erlauben die Eingabe von „Kürzel“ bzw. „Shortcodes“ zur Automatisierung der Buchungstexte. Diese „Kürzel“ können durch die Finmatics KI vorhergesagt werden und an das Buchhaltungssystem übergeben werden. Damit erzielen Sie die besten Ergebnisse in der Automatisierung!

      Für nähere Informationen zu Abkürzungen in der BMD lesen Sie unseren Artikel Kann ich in Finmatics auch die BMD Kürzel für den Buchungstext verwenden?.