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Benutzer:innen können einfach in der Benutzerverwaltung oder Mandantenverwaltung mit wenigen Klicks eingeladen werden.
InhaltEinladung über die Benutzer:innen-Verwaltung
Um Benutzer:innen über die Benutzer:innen-Verwaltung einzuladen, klicken Sie in der Home-Ansicht des Finmatics-Portals in der linken Spalte auf den Menüpunkt “Benutzer” um zur Benutzer:innen-Verwaltung zu gelangen. In dieser Ansicht können Sie nun auf den Button “Benutzer einladen” klicken.
Einladung über die Mandantenverwaltung
Wenn Sie sich in der Home-Ansicht des Finmatics-Portals befinden, klicken Sie nun in der linken Spalte auf den Menüpunkt "Mandanten" und wählen dort einen Mandanten aus.
In der Detailansicht des Mandanten klicken Sie nun rechts oben auf den Reiter "Benutzer", um zur Benutzer:innen-Verwaltung dieses Mandanten zu gelangen.
Klicken Sie hier auf "Benutzer einladen".
Benutzer:innendaten eingeben und Einladung verschicken
Sobald Sie auf “Benutzer einladen” geklickt haben, öffnet sich eine neue Seite, auf welcher Sie zunächst die Daten des/der neuen Benutzer:in eingeben können. Mit einem Stern markierte Felder (Sprache und E-Mail-Adresse) sind dabei Pflichtfelder.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einen personalisierten Einladungstext zu verfassen.
Als nächstes können Sie für den/die neue/n Benutzer:in eine Benutzer-Rolle, sowie zusätzliche Berechtigungen vergeben.
Als letzter Schritt muss de:r neuen Benutzer:in mindestens eine Kanzlei oder ein Mandant zugewiesen werden (die Berechtigungsebene). Wenn Sie d:ie neue:n Benutzer:in über die Mandantenverwaltung einladen, ist dieser Mandant bereits zugewiesen. Es ist jedoch auch möglich, mehrere Kanzleien oder Mandanten zuzuweisen.
Nähere Informationen zu Benutzerrollen, Benutzerberechtigungen und Berechtigungsebenen finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel Wie werden Benutzer verwaltet?
Um die Einladung abzuschließen, klicken Sie unten rechts auf “Benutzer einladen”. Es wird nun eine E-Mail mit einem Einladungslink an die angegebene Adresse verschickt.
Bitte beachten Sie, dass der Einladungslink nur 21 Tage lang gültig ist und danach abläuft. Sie können diese aber ggf. auch nochmals verschicken.
Status überprüfen und Einladungslink erneut senden
Sobald ein/e Benutzer:in eingeladen wurde, scheint diese/r in der Benutzer:innen-Verwaltung auf. Hier können Sie auch den Status überprüfen.
Ein hellblauer Kreis bedeutet, dass der Einladungslink bereits angeklickt und der/die Benutzer:in bereits aktiviert wurde (1). Ein dunkelblauer Kreis mit i bedeutet, dass der/die Benutzer:in noch nicht aktiviert wurde.
Durch Klicken auf das Statussymbol (nur bei inaktiven Benutzer:innen) kann eine bereits verschickte Einladung rückgängig gemacht werden, wodurch der in der E-Mail enthaltene Link seine Gültigkeit verliert.
Ebenso kann hier die Einladung erneut verschickt werden, beispielsweise, wenn der/die Empfänger:in die E-Mail nicht mehr findet oder wenn der Link seine Gültigkeit verloren hat.
Einladung annehmen und Benutzer:in aktivieren
Durch Klicken des Einladungslinks in der E-Mail gelangen Sie zur Benutzer:innen-Registrierung, wo Sie die persönlichen Daten überprüfen und anpassen können.
Um die Registrierung abzuschließen muss ein sicheres Passwort vergeben werden. Dieses muss aus mindestens 8 Zeichen bestehen und Groß- und Kleinbuchstaben, sowie Zahlen und Sonderzeichen beinhalten.
