Einladung über die Benutzer-Verwaltung
Um Benutzer über die Benutzer-Verwaltung einzuladen, wählen Sie im Hauptmenü den Punkt “Benutzer” aus. Klicken Sie nun auf "Benutzer einladen".
Einladung über die Mandanten-Ansicht
Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt "Mandanten" aus und wählen Sie anschließend in der Übersicht den gewünschten Mandanten aus.
Klicken Sie nun in der Mandanten-Ansicht auf den Reiter "Benutzer" und auf "Benutzer einladen".
Benutzerdaten eingeben und Einladung verschicken
Sobald Sie auf “Benutzer einladen” geklickt haben, öffnet sich eine neue Seite, auf welcher Sie zunächst die Daten des neuen Benutzers eingeben können. Mit Stern markierte Felder sind dabei Pflichtfelder.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einen personalisierten Einladungstext zu verfassen.
Zusätzlich können Sie dem Benutzer eine Benutzer-Rolle zuweisen und einzelne Berechtigungen vergeben.
Als letzter Schritt muss der neue Benutzer mindestens einer Kanzlei oder einem Mandant zugewiesen werden. Wenn Sie die neuen Benutzer über die Mandantenverwaltung einladen, ist dieser Mandant bereits zugewiesen. Es können jedoch auch zusätzlich weitere Kanzleien oder Mandanten zugewiesen werden.
Nähere Informationen zu Benutzerrollen, Benutzerberechtigungen und Berechtigungsebenen finden Sie in Wie werden Benutzer verwaltet?.
Um die Einladung abzuschließen, klicken Sie unten rechts auf “Benutzer einladen”. Es wird nun eine E-Mail mit einem Einladungslink an die angegebene Adresse verschickt.
Bitte beachten Sie, dass der Einladungslink nur 21 Tage lang gültig ist und danach abläuft. Dieser kann anschließend bei Bedarf erneut versendet werden.
Benutzer-Status überprüfen
Sobald ein Benutzer eingeladen wurde, scheint dieser in der Benutzer-Ansicht auf. Hier können Sie auch den Status überprüfen:
- Einladung akzeptiert: Der Einladungslink wurde bereits angeklickt und der Benutzer ist bereits aktiviert.
- Eingeladen: Bisher wurde eine Einladung verschickt, aber noch nicht akzeptiert.
- Deaktiviert: Der Benutzer wurde deaktiviert und hat keinen Zugriff mehr auf die zugewiesenen Funktionen.
Einladung erneut senden
Im Drei-Punkte Menü in der Tabellenansicht kann bei Bedarf die Einladung erneut verschickt werden, beispielsweise, wenn der Empfänger die E-Mail nicht mehr findet oder wenn der Link seine Gültigkeit verloren hat.
Einladung annehmen und Benutzer aktivieren
Durch Klicken des Einladungslinks in der E-Mail gelangen Sie zur Benutzer-Registrierung, in welcher Sie die persönlichen Daten überprüfen und anpassen können.
Um die Registrierung abzuschließen muss ein sicheres Passwort vergeben werden. Dieses muss aus mindestens acht Zeichen bestehen und Groß- und Kleinbuchstaben, sowie Zahlen und Sonderzeichen beinhalten.
Sobald ein Benutzer aktiviert wurde stehen im Drei-Punkte Menü zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Sie können hierüber das Bearbeitungsmenü aufrufen, Benutzer löschen, deaktivieren, das Passwort zurücksetzen oder einen Sicherheitsbericht per E-Mail anfordern.
