Was ist die Aufgabe des Checkbots?
Der Finmatics Checkbot ist ein automatisiertes Tool, das per E-Mail gesendete E-Rechnungen (XML) in ein lesbares PDF-Format umwandelt. Er ermöglicht die nahtlose Verarbeitung von reinen Datensätzen, indem er die XML-Daten validiert und visualisiert. Dadurch können diese Dokumente wie gewöhnliche Belege in Finmatics ausgelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden.
Hinweis: Weitere Details zur generellen Verarbeitung von elektronischen Rechnungen finden Sie im Artikel: Wie verarbeitet Finmatics E-Rechnungen?
Wie funktioniert der Prozess der E-Mail-Verarbeitung?
Der Prozess beginnt mit dem Senden der XML-Datei an die Finmatics-E-Mail-Adresse des gewünschten Belegtyps.
- Eingang: Finmatics holt die E-Mail ab und reiht sie in die Verarbeitung ein.
- Konvertierung: Der Checkbot analysiert die XML-Datei und wandelt sie in ein PDF um. Die originale XML-Datei wird dabei in das PDF eingebettet.
- Bestätigung: Sie erhalten eine automatische E-Mail-Rückmeldung. Diese enthält entweder einen Link zum visualisierten Beleg oder eine Fehlermeldung, falls der Anhang nicht verarbeitet werden konnte.
Nach dem Öffnen der PDF-Datei sehen Sie einen Hinweis, dass die originale XML-Datei erfolgreich integriert wurde.
Wie erhalte ich Zugriff auf den Checkbot?
Der Checkbot ist nicht standardmäßig für alle Mandanten aktiviert. Wenden Sie sich für die Freischaltung und weitere Informationen bitte an Ihren zuständigen Kundenbetreuer bei Finmatics.
Welche Benachrichtigungseinstellungen kann ich konfigurieren?
Sie können steuern, wie Finmatics Sie über den Status der E-Mail-Verarbeitung informiert. Diese Einstellung wird durch den Finmatics Support vorgenommen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Deaktiviert: Keine E-Mail-Benachrichtigungen.
- Nur E-Rechnungen: Benachrichtigung nur beim Empfang von E-Rechnungen (Checkbot).
- Alle Belege: Benachrichtigung bei jedem Belegeingang per E-Mail.
Um die Einstellung zu ändern, senden Sie bitte eine Anfrage an support@finmatics.com.
Nachdem die Konfiguration vorgenommen wurden, kann diese in der Mandanten-Ansicht im Reiter Einstellungen unter 'Belegeingang' -> 'Weitere Belegeingang Einstellungen' eingesehen werden.
