Finmatics erkennt Duplikate automatisch basierend auf drei Hauptmerkmalen: Mandant, Rechnungsnummer und Geschäftspartner. Dabei werden neu hochgeladene Belege mit allen Dokumenten verglichen, die in den letzten 180 Tagen übertragen wurden. Wird eine Übereinstimmung gefunden, markiert das System den Beleg deutlich mit einer Warnung „Duplikat“.
Nach welchen Kriterien werden Duplikate erkannt?
Die Standardprüfung erfolgt anhand der Kombination aus:
- Mandant
- Rechnungsnummer
- Geschäftspartner
Trifft diese Kombination auf einen Beleg zu, der sich bereits im System befindet (Zeitraum: 180 Tage), wird die Warnung ausgelöst.
Tipp: Bei Bedarf können die Regeln für die Duplikatsprüfung durch unseren Support erweitert werden. Beispielsweise ist es möglich, auch Rechnungsbeträge als Kriterium hinzuzuziehen.
Für BMD-Nutzer existiert eine separate Logik direkt im ERP-System. Lesen Sie dazu: BMD - Wie funktioniert der Duplikatscheck?.
Warum verschwindet die Duplikatswarnung nach der Bestätigung?
Die Warnung dient als Hinweis während der Bearbeitung. Sobald ein Beleg durch die Buchhaltung bestätigt wird ('Bestätigen und weiter'), entfernt Finmatics die Warnung, da das System davon ausgeht, dass Sie den Beleg geprüft und als korrekt verifiziert haben.
Möchten Sie prüfen, ob ein Beleg im Hintergrund als Duplikat erkannt wurde, öffnen Sie den Belegverlauf. Unter 'Kontrollen abgeschlossen' finden Sie den Eintrag 'Duplikate gefunden'. Steht hier 'Nein' unter 'Bestanden', war der Duplikatscheck positiv.
Empfohlene Vorgehensweise bei Warnungen
Wenn Sie möchten, dass die Warnung sichtbar bleibt, während Sie den Beleg bearbeiten (z. B. Daten korrigieren), klicken Sie in der Erfassungsmaske auf Aktualisieren statt auf 'Bestätigen und weiter'.
Wie kann ich Duplikate löschen?
Sie haben zwei Möglichkeiten, mit erkannten Duplikaten umzugehen:
- Manuelles Löschen: Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü in der Erfassungsmaske und wählen Sie Löschen.
- Automatische Verschiebung: Unser Support kann Ihr System so konfigurieren, dass erkannte Duplikate automatisch in den Papierkorb verschoben werden. Senden Sie hierzu eine Anfrage an support@finmatics.com.
Werden Belege im Papierkorb bei der Prüfung berücksichtigt?
Ja, Finmatics prüft auch gegen Belege, die bereits gelöscht wurden. In diesem Fall erhalten Sie die spezifische Warnung „Duplikat in Papierkorb“. Ein Klick auf den Link in der Warnung zeigt Ihnen das entsprechende Duplikat an.
Weitere Informationen zum Umgang mit gelöschten Dateien finden Sie in: Wie benutze ich die Papierkorb-Funktion in Finmatics?.
Hinweis: Auf Wunsch kann der Abgleich mit dem Papierkorb durch unseren Support deaktiviert werden.