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      Wie funktioniert die Finmatics Erfassungsmaske?

      In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen die Erfassungsmaske bietet.

      Inhalt

       

      Ansichtsoptionen

      Die Ansicht der Erfassungsmaske kann nach Bedarf an Ihre präferierte Arbeitsweise angepasst werden. Im Reiter Layout/Personalisierung haben Sie die Möglichkeit die Anzeige der Ansicht einzustellen. Nähere Informationen finden Sie in Wie verwende ich das User Menü?

      Kompakte Ansicht

      Alle Felder werden zusammen angezeigt.

      Erweiterte Ansicht

      Kopfdaten-Felder werden gesondert von Buchungszeilen-Feldern angezeigt.

      Belegbilder in neuem Fenster öffnen

      Wird mit mehr als einem Bildschirm gearbeitet, bietet es sich an Belegbilder in einem extra Fenster anzeigen zu lassen. Dies kann pro Belege in der Erfassungsmaske eingestellt werden oder standardmäßig in den Kontoeinstellungen festgelegt werden.

      Belegfelder hinzufügen/entfernen

      Sollte ein Belegfeld fehlen oder sollten Sie eines entfernen wollen, können die verfügbaren Belegfelder bei Bedarf angepasst werden. Nähere Informationen dazu finden sich unter Wie kann ich Felder in der Erfassungsmaske hinzufügen oder entfernen?.

      Neue Geschäftspartner anlegen 

      In der Erfassungsmaske haben Sie die Möglichkeit neue Geschäftspartner hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in Wie verwalte ich Geschäftspartner in Finmatics?.

      Vorschau und Navigation

      Mit einem Klick auf das Drei-Linien Symbol unter dem schwarzen Balken kann eine Vorschau des Belegs aktiviert werden. Mit einem Klick auf die Pfeilen Symbole unter dem schwarzen Balken kann zwischen den Seiten des Belegs navigiert werden.

      Seiten drehen

      Diese Funktion befindet sich auf der rechten Seite des grauen Balkens. Öffnen Sie das Drei-Punkte Menü und wählen Sie ob der Belege gegen oder im Uhrzeigersinn gedreht werden soll.

      Drucken & Bild herunterladen

      Möchten Sie ein Bild drucken oder herunterladen können Sie dies ebenfalls durch Auswahl im Drei-Punkte Menü. 

      Beleg in einer neuen Registerkarte öffnen

      Mit einem Klick darauf öffnet sich ein neues Browserfenster mit dem Beleg. So haben Sie in einem Fenster den Beleg und im anderen Fenster die Erfassungsmaske.

      Diese Einstellung können Sie sich auch standardmäßig in Ihrem Konto im User Menü aktivieren.

      OCR-Overlay

      Das OCR-Overlay zeigt Ihnen, welche Informationen Finmatics auf dem Beleg erkannt hat. Um nicht in der Erfassungsmaske manuell einzutippen oder korrigieren zu müssen, aktivieren Sie das OCR Overlay. Klicken Sie auf das Feld, das Sie anpassen möchten und wählen Sie direkt auf dem Beleg mit der gedrückten linken Maustaste die Information, die Finmatics übernehmen soll.

      Es können auch größere Bereiche ausgewählt werden, z.B. für den Buchungstext.

      Beleg verschieben

      Diese Funktion befindet sich neben der Anzeige des Belegbildes in der Erfassungsmaske im Drei-Punkte Menü. Falls ein Belege in den falschen Belegkreis hochgeladen oder zum falschen Mandanten zugeordnet wurde, kann der Beleg noch verschoben werden. Sowohl Mandant als auch Belegtyp können noch angepasst werden.

      Dies ist nur möglich, wenn ohne Direktexport gearbeitet wird und der Beleg noch nicht bestätigt wurde.

      Schneiden & Heften

      Falls der Beleg nicht korrekt durch die KI getrennt wurde, besteht die Möglichkeit, dies nachzubearbeiten. Über die Option „Schneiden“ wird der aktuelle Beleg geöffnet, während die Option „Heften“ den gesamten Hochladevorgang oder Belegstapel aufruft, der übermittelt wurde.

      Zu Klären

      Durch einen Klick darauf wird ein Filter aktiviert und eine Warnung am Beleg angezeigt. In der allgemeinen Belege-Ansicht lassen sich dann alle Belege, die diesem Status oder Filter zugewiesen wurden, schnell aufrufen.

      Teilen

      Sie können Ihrem Mandanten oder Ihren Kollegen den Beleg per E-Mail zusenden, falls z.B. Erklärungsbedarf von Nöten ist. Außerdem können Sie den Beleglink kopieren und der jeweiligen Person z.B. per E-Mail oder per Nachricht zukommen lassen.

      Verlauf

      Unter „Verlauf“ erhalten Sie einen chronologischen Überblick über alle vorgenommenen Änderungen am Beleg. Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol können Sie den Verlauf im Format .csv oder als PDF herunterladen.

      Löschen

      Mit einem Klick auf „Löschen“ kann der Beleg im Papierkorb verschoben werden.

      Mehr Informationen zum Papierkorb finden Sie in Wie benutze ich die Papierkorb-Funktion in Finmatics?

      Beleg aufteilen

      In der Erfassungsmaske können Splittbuchungen mit einem Klick auf diese Funktion manuell erstellt werden. Finmatics erkennt steuerliche Splittbuchungen und teilt die Einträge automatisch auf. Den Beleg können Sie ebenfalls manuell beliebig oft aufteilen. Bei inhaltlichen Splittungen muss hingegen manuell nachbearbeitet werden.

      Bestätigen und Weiter & Aktualisieren

      Unten rechts finden Sie die Funktionen „Bestätigen und Weiter“, sowie „Aktualisieren“:

      • Aktualisieren: die vorgenommenen Änderungen werden zwischen gespeichert und zuvor angezeigte Fehler und Warnungen verschwinden. Dadurch ist der Beleg allerdings noch nicht bestätigt und es wird kein Lernfortschritt generiert
      • Bestätigen und Weiter: Finmatics lernt die vorgenommenen Änderungen direkt an. Der Beleg wird ggf. grün markiert und ist somit fertig bearbeitet und bestätigt

      Zurück-Button

      Wenn Sie sich in der Erfassungsmaske befinden und zur gefilterten Belege-Ansicht zurückkehren möchten, klicken Sie links auf den Pfeil.