Erfahren Sie, wie die Finmatics Erfassungsmaske funktioniert und was Sie mit den verschiedenen Bedienelementen tun können.
Inhalt
- Ansichtsoptionen
- Belegfelder hinzufügen/entfernen
- Neue Geschäftspartner anlegen
- Beleg in einer neuen Registerkarte öffnen
- OCR-Overlay
- Beleg verschieben
- Schneiden & Heften
- Zu klären
- Teilen
- Verlauf
- Löschen
- Beleg aufteilen
- Bestätigen und weiter & Aktualisieren
- Zurück-Button
Ansichtsoptionen
Für die Erfassungsmaske gibt es nachfolgende Möglichkeiten die Ansicht an Ihre Arbeitsweise anzupassen, welche in den Kontoeinstellungen adaptiert werden können. Nähere Informationen zu den Einstellungen finden Sie auch in unserem Artikel User Menü
Kompakte Ansicht
Alle Felder werden zusammen angezeigt.
Erweiterte Ansicht
Kopfdaten-Felder werden gesondert von Buchungszeilen-Feldern angezeigt.
Belegbilder in neuem Fenster öffnen
Wenn man mit mehr als einem Bildschirm arbeitet, bietet es sich an Belegbilder in einem extra Fenster anzeigen zu lassen. Dies kann man entweder Fall bei Fall in der Erfassungsmaske eingestellt werden oder aber auch standardmäßig in den Kontoeinstellungen festgelegt werden.
Belegfelder hinzufügen/entfernen
Wenn Ihnen ein Feld abgeht, können die verfügbaren Belegefelder bei Bedarf auch angepasst werden. Nähere Informationen dazu finden sich auch unter Wie kann ich Felder in der Erfassungsmaske hinzufügen oder entfernen?.
Neue Geschäftspartner anlegen
In der Erfassungsmaske haben Sie die Möglichkeit neue Geschäftspartner hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in Wie verwalte ich Geschäftspartner in Finmatics?.
Preview & Navigation
Mit einem Klick auf das drei Linien Symbol unter dem schwarzen Balken kann eine Vorschau des Belegs aktiviert werden. Mit einem Klick auf die Pfeilen Symbole unter dem schwarzen Balken kann man zwischen den Seiten des Belegs navigieren.
Seiten drehen
Diese Funktion befindet sich auf der rechten Seite des grauen Balkens im Inneren des drei Punkte Menüs. Hier können die Belegseiten gedreht werden.
Drucken & Bild herunterladen
Beleg in einer neuen Registerkarte öffnen
Mit einem Klick darauf öffnet sich ein neues Browserfenster mit dem Beleg. So haben Sie in einem Fenster den Beleg und im anderen Fenster die Erfassungsmaske.
Diese Einstellung können Sie sich auch standardmäßig in Ihrem Konto im User Menü aktivieren.
OCR-Overlay
Das OCR-Overlay zeigt Ihnen, welche Informationen Finmatics auf der Rechnung erkannt hat. Um nicht in der Erfassungsmaske (d.h. keine Drop Down Felder) manuell einzutippen oder korrigieren zu müssen, aktivieren Sie das OCR Overlay. Klicken Sie auf das Feld, das Sie anpassen möchten und wählen Sie direkt auf dem Beleg mit der gedrückten linken Maustaste die Information, die Finmatics übernehmen soll.
Tipp: Sie können auch einen größeren Bereich auswählen, z.B. für den Buchungstext.
Siehe Artikel: Wie lernt die künstliche Intelligenz von Finmatics das Auslesen von Belegen?
Beleg verschieben
Diese Funktion befindet sich oben rechts der Erfassungsmaske im drei Punkte Menü. Falls ein Dokument in den falschen Belegkreis hochgeladen oder zum falschen Mandanten zugeordnet wurde, kann der Beleg noch verschoben werden. Sowohl der Mandant als auch der Belegtyp können noch angepasst werden.
⚠️ Wichtig: Dies ist nur möglich, wenn ohne Direktexport gearbeitet wird und der Beleg noch nicht bestätigt wurde.
Schneiden & Heften
Wenn der Beleg von unserer Maschine nicht richtig aufgetrennt wurde, kann unter dieser Funktion der Beleg noch nachbearbeitet werden. Unter “Schneiden” gelangt man in den Beleg, in dem man sich gerade befindet und unter “Heften” landet man im ganzen Hochladevorgang/Belegstapel, der übermittelt wurde.
Zu Klären
Mit einem Klick darauf aktivieren Sie einen Filter und eine Warnung wird am Beleg angezeigt. In der allgemeinen Belegansicht können Sie alle Dokumente schnell aufrufen, die diesem Status bzw. Filter zugewiesen wurde.
Teilen
Sie können Ihrem Mandanten oder Ihren Kollegen den Beleg per E-Mail zusenden, falls z.B. Erklärungsbedarf von Nöten ist. Außerdem können Sie den Beleglink kopieren und der jeweiligen Person z.B. per E-Mail oder per Nachricht zukommen lassen.
Verlauf
Unter „Verlauf“ erhalten Sie einen chronologischen Überblick über alle vorgenommenen Änderungen am Beleg. Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol können Sie den Verlauf im Format .csv oder als PDF herunterladen.
Löschen
Mit einem Klick auf „Löschen“ kann der Beleg im Papierkorb verschoben werden.
Mehr Informationen zum Papierkorb finden Sie hier:
Wie benutze ich die Papierkorb-Funktion in Finmatics?
Beleg aufteilen
In der Erfassungsmaske können Splittbuchungen mit einem Klick auf diese Funktion manuell erstellt werden. Finmatics erkennt steuerliche Splittbuchungen und teilt die Einträge automatisch auf. Den Beleg können Sie auch manuell beliebig oft aufteilen. Bei inhaltlichen Splittungen muss hingegen manuell nachbearbeitet werden.
Bestätigen und Weiter & Aktualisieren
Unten rechts finden Sie die Funktionen „Bestätigen und Weiter“, sowie „Aktualisieren“:
- Aktualisieren: die vorgenommenen Änderungen werden zwischen gespeichert und zuvor angezeigte Fehler und Warnungen verschwinden. Dadurch ist der Beleg allerdings noch nicht bestätigt und es wird kein Lernfortschritt generiert
- Bestätigen und Weiter: Finmatics lernt die vorgenommenen Änderungen direkt an. Der Beleg wird ggf. grün markiert und ist somit fertig bearbeitet und bestätigt
Zurück-Button
Wenn Sie sich in der Belegansicht befinden und zurück zur allgemeinen gefilterten Belegansicht (d.h. wo alle übertragenen Belege eines Hochladevorgangs zu finden sind) zurückkehren möchten, klicken Sie auf das Wort „Belege“ (siehe Screenshot).
Bei Fragen können Sie sich gerne jederzeit an unser Support Team (support@finmatics.com) wenden.