Wie funktioniert die Finmatics Erfassungsmaske?

Was ist die Erfassungsmaske?

Die Erfassungsmaske ist der zentrale Arbeitsbereich zur Prüfung und Bearbeitung einzelner Belege. Sie öffnet sich automatisch, sobald Sie einen Beleg in der Belege- oder Übertragungen-Ansicht anklicken. Hier validieren Sie die von der KI ausgelesenen Daten, nutzen das OCR-Overlay zur schnellen Datenerfassung und steuern den weiteren Prozess (z. B. Freigabe oder Export).

Wie wechsle ich zwischen der bisherigen und neuen Ansicht?

Finmatics rollt schrittweise eine neue, technologisch verbesserte Erfassungsmaske aus. Sie können jederzeit zwischen den Versionen wechseln:

Via Banner: In der bisherigen Maske wird ein Banner angezeigt, sobald Sie für die Beta-Phase freigeschalten wurden, über den Sie direkt wechseln können.
Via Benutzerkonto: Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen oben rechts → Konto → Personalisierung. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Checkbox "Neue Belegansicht verwenden".

Was sind die Vorteile der neuen Erfassungsmaske?

Die neue Maske wurde basierend auf modernen UX-Standards entwickelt und bietet wesentliche Verbesserungen gegenüber der bisherigen Version:

Geschwindigkeit: Die Ladezeiten wurden um mehr als 50% reduziert.
Smartes Vorladen: Während Sie einen Beleg bearbeiten, wird der nächste bereits im Hintergrund geladen, was Wartezeiten eliminiert.
Mehr Platz: Durch den Wegfall des starren Headers stehen auf einem Full-HD-Bildschirm ca. 26% mehr Arbeitsfläche zur Verfügung.
Dynamisches Layout: Die Maske passt sich intelligent an die Aufgabe an (z. B. einspaltiges Design für schnelleres Erfassen).

Welche Ansichtsoptionen stehen zur Verfügung?

Sie können das Layout der Erfassungsmaske an Ihre Arbeitsweise anpassen (in den Personalisierungs-Einstellungen). Weitere Informationen finden Sie in Wie verwalte ich mein Benutzerkonto?.

Kompakte Ansicht: Beleg und Daten nebeneinander (ideal für Standardbildschirme).

Erweiterte Ansicht: Kopfdaten und Positionsdaten getrennt (ideal für komplexe Rechnungen).

Neues Fenster: Öffnet das Belegbild in einem separaten Fenster (ideal für Multi-
Monitor-Setups).

Welche Funktionen bietet das Belegbild?

Im linken Bereich sehen Sie das Belegbild. Finmatics bietet hier Werkzeuge zur Erfassung:

Navigation: Nutzen Sie die Pfeile, um bei mehrseitigen Belegen zu blättern.
Rotation: Drehen Sie falsch ausgerichtete Belege im oder gegen den Uhrzeigersinn.
Zoom: Vergrößern oder verkleinern Sie Details mit der Lupe.

Welche Aktionen finde ich im Seitenmenü?

Auf der rechten Seite (oder im Menü) finden Sie Aktionen, die den gesamten Beleg betreffen:

Schneiden & Heften: Korrigieren Sie die Seitentrennung, falls Seiten falsch zusammengefasst wurden.
Zu Klären: Muss ein Beleg durch eine weitere zuständige Person geprüft werden kann dieser auf “Zu Klären” gesetzt werden.
Tastenkombinationen: Sie finden hier eine Übersicht aller Tastenkombinationen, welche die Bedienung der Erfassungsmaske erleichtert.
Teilen: Senden Sie den Beleg per Link oder E-Mail an Kollegen.
Löschen: Verschiebt den Beleg in den Papierkorb.
Beleg verschieben: Ordnen Sie den Beleg einem anderen Mandanten oder Belegtyp zu (nur vor der Bestätigung möglich
Informationen: Sehen Sie den kompletten Verlauf (Audit Trail) aller Änderungen ein.

Wie lege ich neue Stammdaten an?

Öffnen Sie das Dropdown-Menü des entsprechenden Feldes und klicken Sie auf '+ Eintrag hinzufügen'. Die neu angelegten Daten stehen sofort für diesen Beleg zur Verfügung.

Wie erstelle ich Splitbuchungen?

Falls eine Rechnung auf mehrere Konten oder Kostenstellen aufgeteilt werden muss, können Sie Splitbuchungen anlegen.

Klicken Sie auf "Beleg aufteilen".
Es wird nun eine Positionsdatentabelle geöffnet in welcher Sie bei Bedarf weitere Einträge hinzufügen können. Klicken Sie dafür auf 'Position hinzufügen'.
Finmatics rechnet automatisch die Restbeträge aus, um Differenzen zu vermeiden.

OCR-Overlay

Wenn ein Beleg in Finmatics hochgeladen wird, scannt die Software das Bild und wandelt den visuellen Text in maschinenlesbare Daten um (OCR = Texterkennung). Klicken Sie auf ein Feld in der Erfassungsmaske (z. B. Rechnungsnummer) und markieren Sie dann den entsprechenden Wert direkt auf dem Belegbild. Finmatics übernimmt den Text automatisch. Diese Funktion ist in der neuen Erfassungsmaske immer aktiv.

Wie schließe ich die Bearbeitung ab?

Sobald Sie alle Pflichtfelder (mit * markiert) kontrolliert und validiert haben, schließen Sie den Vorgang unten rechts ab:

Bestätigen und weiter: Speichert den Beleg, setzt den Status auf "Bestätigt" (Grün) und lädt sofort den nächsten offenen Beleg aus der Liste. Dies ist der Standard für effizientes Arbeiten.
Speichern: Sichert Ihre Änderungen, lässt den Beleg aber im aktuellen Status. Nutzen Sie dies, wenn Sie die Bearbeitung unterbrechen müssen.
Ablehnen (bei Workflows): Weist den Beleg zurück, falls ein Genehmigungsprozess aktiv ist.