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Wie funktioniert die Finmatics Erfassungsmaske?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen die Erfassungsmaske bietet.

Inhalt

 

Aktuell stehen zwei Varianten der Erfassungsmaske zur Verfügung. Es kann jederzeit zur neuen bzw. bisherigen Ansicht gewechselt werden. Die neue Erfassungsmaske wird  schrittweise an unsere Kunden ausgerollt. 

 

Wie kann ich zur neuen Erfassungsmaske wechseln?

Sobald Sie für die Beta-Phase der neuen Erfassungsmaske freigeschaltet sind, wird Ihnen in der bisherigen Erfassungsmaske ein Banner angezeigt, über welchen Sie zur neuen Ansicht wechseln können.

Alternativ können Sie ebenfalls über Ihr Benutzerkonto zur neuen bzw. bisherigen Ansicht wechseln.

Öffnen Sie dazu Ihr Benutzerkonto.

 

Klicken Sie nun auf den Reiter “Personalisierung” und setzen Sie den Haken bei “Neue Belegansicht verwenden”.

 

Was sind die Unterschiede der bisherigen und neuen Erfassungsmaske?

  • Die Bearbeitungszeit reduziert sich durch kürzere Ladezeiten um mehr als 50%

  • Während Sie einen Beleg bearbeiten, wird der nächste bereits im Hintergrund vorgeladen

  • Einspaltiges Design und optimierte Eingabefelder vereinfachen die Dateneingabe

  • Das Layout passt sich dynamisch an die jeweilige Aufgabe an und orientiert sich an modernen UX-Standards

  • Durch den Wegfall des Headers stehen 26% mehr Arbeitsfläche auf einem Full-HD-Bildschirm zur Verfügung

 

Wie gelange ich in die Erfassungsmaske?

Öffnen Sie die Belege-, oder Übertragungen-Ansicht. Klicken Sie auf eine Zeile in der Tabellenansicht. Es öffnet sich nun automatisch die Erfassungsmaske.

Ansichtsoptionen

Die Ansicht der Erfassungsmaske kann nach Bedarf an Ihre präferierte Arbeitsweise angepasst werden. In Ihrem Benutzerkonto im Reiter “Personalisierung” haben Sie die Möglichkeit die Anzeige der Ansicht einzustellen. Nähere Informationen finden Sie in Wie verwalte ich mein Benutzerkonto?.

Kompakte Ansicht

Alle Belegfelder werden rechts des Belegbildes angezeigt. Sollte es sich um eine Splitbuchung handeln, dann werden die Positonsdaten automatisch unter dem Beleg angezeigt.

Bisherige Erfassungsmaske

Neue Erfassungsmaske

 

Erweiterte Ansicht

Kopfdaten werden gesondert von Positionsdaten angezeigt, auch dann wenn es sich nicht um eine Splitbuchung handelt.

Bisherige Erfassungsmaske

Neue Erfassungsmaske

 

Belegbilder in neuem Fenster öffnen

Wird mit mehr als einem Bildschirm gearbeitet, bietet es sich an Belegbilder in einem extra Fenster anzeigen zu lassen. Dies kann pro Beleg in der Erfassungsmaske eingestellt werden oder generell in den Kontoeinstellungen festgelegt werden.

 

Bisherige Erfassungsmaske

 

Neue Erfassungsmaske

 

Funktionen im Belegbild

Mit einem Klick auf das Drei-Linien Symbol kann eine Vorschau des Belegs aktiviert werden. Klicken Sie auf die Pfeil Symbole, um zwischen den Belegseiten zu navigieren. Bei Bedarf kann das Belegbild vergrößert oder verkleinert werden.

Bisherige Erfassungsmaske

 

Neue Erfassungsmaske

 

Drucken

Das Belegbild kann hierüber gedruckt werden

Belegbild herunterladen

Das Belegbild wird als PDF-Datei heruntergeladen

OCR-Overlay

Das OCR-Overlay zeigt Ihnen, welche Informationen Finmatics auf dem Beleg erkannt hat. Aktivieren Sie das OCR-Overlay. um das manuelle Eingeben der Information in die Belegfelder zu verringern. Klicken Sie auf das Feld, das Sie anpassen möchten und wählen Sie direkt auf dem Beleg mit der gedrückten linken Maustaste die Information, die Finmatics übernehmen soll.

Diese Funktion ist in der neuen Erfassungsmaske automatisch aktiviert.

Belegbild drehen

Wählen Sie aus, ob der Beleg im oder gegen den Uhrzeigersinn gedreht werden soll.

Bisherige Erfassungsmaske

 

Neue Erfassungsmaske

 

Menü auf der rechten Seite des Belegbildes

Beleg verschieben

Wurde ein Belege in den falschen Belegkreis hochgeladen oder einem falschen Mandanten zugeordnet, können Sie die Zuordnung anpassen.

Neue Erfassungsmaske

Dies ist nur möglich, wenn ohne Direktexport gearbeitet wird und der Beleg noch nicht bestätigt wurde.

Schneiden & Heften

Falls der Beleg nicht korrekt durch die KI getrennt wurde, kann diese manuell angepasst werden. Über die Option „Schneiden“ wird der aktuelle Beleg geöffnet, während die Option „Heften“ den gesamten Hochladevorgang oder Belegstapel aufruft, der übermittelt wurde.

Zu Klären

Muss ein Beleg durch eine weitere zuständige Person geprüft werden kann dieser auf “Zu Klären” gesetzt werden. Dadurch wird ein Filter aktiviert und eine Warnung am Beleg angezeigt. In der Belege-Ansicht kann dann nach diesem Status gefiltert werden.

Teilen

Das Belegbild kann per E-Mail oder einem Link an weitere Personen gesendet werden.

Beleg Informationen

Unter „Verlauf“ erhalten Sie einen chronologischen Überblick über alle vorgenommenen Änderungen am Beleg. Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol können Sie den Verlauf als CSV-Datei oder im PDF-Format herunterladen.

Neue Erfassungsmaske

 

Beleg löschen

Mit einem Klick auf „Löschen“ kann der Beleg im Papierkorb verschoben werden. Mehr Informationen zum Papierkorb finden Sie in Wie benutze ich die Papierkorb-Funktion in Finmatics?.

Tastenkombinationen

Sie finden hier eine Übersicht aller Tastenkombinationen, welche die Bedienung der Erfassungsmaske erleichtert.

Diese Übersicht ist ausschließlich in der neuen Erfassungsmaske zu finden.

Bisherige Erfassungsmaske

 

neue Erfassungsmaske

 

Geschäftspartner und Sachkonten anlegen

Um während der Bearbeitung des Belegs einen neuen Geschäftspartner oder ein zusätzliches Sachkonto anlegen zu können, öffnen Sie im jeweiligen Belegfeld das Drop Down Mrnü und klicken Sie auf “+ Eintrag hinzufügen”.

 

 

Splitbuchung erstellen

In der neuen Erfassungsmaske können Sie Splitbuchungen erstellen indem Sie auf “Beleg aufteilen” klicken.

 

Es wird nun eine Positionsdatentabelle geöffnet in welcher Sie bei Bedarf weitere Einträge hinzufügen können.

 

Bearbeitung abschließen

Nach Bearbeitung des Belegs haben Sie zwei Möglichkeiten diese abzuschließen:

  • Aktualisieren: Die vorgenommenen Änderungen werden zwischengespeichert und zuvor angezeigte Fehler und Warnungen verschwinden. Dadurch ist der Beleg allerdings noch nicht bestätigt und es wird kein Lernfortschritt generiert

  • Bestätigen und Weiter: Finmatics lernt die vorgenommenen Änderungen direkt an. Der Beleg wird ist somit fertig bearbeitet und bestätigt