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Wie funktioniert die Finmatics Erfassungsmaske?

Erfahren Sie, wie die Finmatics Erfassungsmaske funktioniert und was Sie mit den verschiedenen Bedienelementen tun können.

In der Belegansicht befindet sich in der Mitte das Belegbild und rechts die Erfassungsmaske. In der Erfassungsmaske sind jene Felder zu finden, die bei den Mandanteneinstellungen unter Belegtypen konfiguriert wurden

Inhalt

Preview & Navigation

Mit einem Klick auf das drei Linien Symbol unter dem schwarzen Balken kann man eine Preview des Belegs aktivieren. Mit einem Klick auf die Pfeilen Symbole unter dem schwarzen Balken kann man zwischen den Seiten des Belegs navigieren.

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Seiten drehen

Diese Funktion befindet sich auf der rechten Seite des grauen Balkens im Inneren des drei Punkte Menüs. Hier können die Belegseiten gedreht werden.

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Drucken & Bild herunterladen

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Beleg in einer neuen Registerkarte öffnen

Mit einem Klick darauf öffnet sich ein neues Browserfenster mit dem Beleg. So haben Sie in einem Fenster den Beleg und im anderen Fenster die Erfassungsmaske.

Diese Einstellung können Sie sich auch standardmäßig in Ihrem Konto im User Menü aktivieren.

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OCR-Overlay

Das OCR-Overlay zeigt Ihnen, welche Informationen Finmatics auf der Rechnung erkannt hat. Um nicht in der Erfassungsmaske (d.h. keine Drop Down Felder) manuell einzutippen oder korrigieren zu müssen, aktivieren Sie das OCR Overlay. Klicken Sie auf das Feld, das Sie anpassen möchten und wählen Sie direkt auf dem Beleg mit der gedrückten linken Maustaste die Information, die Finmatics übernehmen soll.

Tipp: Sie können auch einen größeren Bereich auswählen, z.B. für den Buchungstext.

Siehe Artikel: Wie lernt die künstliche Intelligenz von Finmatics das Auslesen von Belegen?

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Beleg verschieben

Diese Funktion befindet sich oben rechts der Erfassungsmaske im drei Punkte Menü. Falls ein Dokument in den falschen Belegkreis hochgeladen oder zum falschen Mandanten zugeordnet wurde, kann der Beleg noch verschoben werden. Sowohl der Mandant als auch der Belegtyp können noch angepasst werden.

⚠️ Wichtig: Dies ist nur möglich, wenn ohne Direktexport gearbeitet wird und der Beleg noch nicht bestätigt wurde.

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Schneiden & Heften

Wenn der Beleg von unserer Maschine nicht richtig aufgetrennt wurde, kann unter dieser Funktion der Beleg noch nachbearbeitet werden. Unter “Schneiden” gelangt man in den Beleg, in dem man sich gerade befindet und unter “Heften” landet man im ganzen Hochladevorgang/Belegstapel, der übermittelt wurde.

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Zu Klären

Mit einem Klick darauf aktivieren Sie einen Filter und eine Warnung wird am Beleg angezeigt. In der allgemeinen Belegansicht können Sie alle Dokumente schnell aufrufen, die diesem Stauts bzw. Filter zugewiesen wurde.

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Teilen

Sie können Ihrem Mandanten oder Ihren Kollegen den Beleg per E-Mail zusenden, falls z.B. Erklärungsbedarf von Nöten ist. Außerdem können Sie den Beleglink kopieren und der jeweiligen Person z.B. per E-Mail oder per Nachricht zukommen lassen.

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Verlauf

Unter „Verlauf“ erhalten Sie einen chronologischen Überblick über alle vorgenommenen Änderungen am Beleg. Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol können Sie den Verlauf im Format .csv herunterladen.

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Löschen

Mit einem Klick auf „Löschen“ kann der Beleg im Papierkorb verschoben werden.

Mehr Informationen zum Papierkorb finden Sie hier:
Wie benutze ich die Papierkorb-Funktion in Finmatics?

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Beleg aufteilen

In der Erfassungsmaske können Splittbuchungen mit einem Klick auf diese Funktion manuell erstellt werden. Finmatics erkennt steuerliche Splittbuchungen und teilt die Einträge automatisch auf. Den Beleg können Sie auch manuell beliebig oft aufteilen. Bei inhaltlichen Splittungen muss hingegen manuell nachbearbeitet werden.

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Bestätigen und Weiter & Aktualisieren

Unten rechts finden Sie die Funktionen „Bestätigen und weiter“, sowie „Aktualisieren“. Wenn Sie Änderungen am Beleg vornehmen, klicken Sie auf „Aktualisieren“: So generieren Sie einen Trainingsreiz und unsere Maschine lernt mit. Wenn Sie den Beleg fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf „Bestätigen und weiter“.

Wichtig: Wenn Sie auf „Bestätigen und weiter“ klicken, ist eine Bearbeitung des Belegs zu einem späteren Zeitpunkt zwar noch möglich, aber Finmatics lernt nicht an. Klicken Sie daher auf „Aktualisieren“, falls Sie später den Beleg noch bearbeiten möchten und um den Lernfortschritt zu fördern.

 

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Zurück-Button

Wenn Sie sich in der Belegansicht befinden und zurück zur allgemeinen gefilterten Belegansicht (d.h. wo alle übertragenen Belege eines Hochladevorgangs zu finden sind) zurückkehren möchten, klicken Sie auf das Wort „Belege“ (siehe Screenshot).

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Bei Fragen können Sie sich gerne jederzeit an unser Support Team (support@finmatics.com) wenden.