Wie importiere ich Banken im PDF- oder Papierformat in das DATEV Rechnungswesen?

Hintergrund

Finmatics ermöglicht es der Kanzlei Kontoauszüge der Bank im Papier- und PDF-Format einzuscannen oder hochladen. Die einzelnen Bankzeilen werden ausgelesen und dem Buchhalter im MT940 Format im lokalen Download Ordner auf dem PC des Buchhalter zur Verfügung gestellt. In diesem Artikel wird die Einrichtung der Bank im Datev Rechnungswesen und die regelmäßige Verarbeitung beschrieben.

Ersteinrichtung einer MT940 Bank im Datev Rechnungwesen

Die Ersteinrichtung einer MT940 Bank ist in der DATEV Hilfe Dokument 1036444 nachzulesen. Eine Best Practise Vorgehensweise umfasst folgende Schritte:

  • Einrichten eines Ordners in welchem die exportierte Datei nach dem Export abgelegt wird.
  • Pfad und Dateiname auf den erstellten Ordner richten.
  • Ersetzen Sie im Feld "Pfad und Dateiname" den Dateinamen durch einen Platzhalter, z. B. ändern Sie C:\Eigene Dateien\BK_11360_12345.dat auf C:\Eigene Dateien\*.dat.
  • Stellen Sie das Dateiformat auf ASCII (Weiterverarbeitungsdatei) ein.

Regelmäßige Verarbeitung einer MT940 Bank

Sobald eine Benachrichtigung an den Buchhalter über die Fertigstellung der Verarbeitung erfolgt ist, unternimmt der Buchhalter folgende Schritte:

  1. Export der ausgewählten Daten mit der Funktion „Export als ZIP-Datei“. Dieser Export erstellt eine XML Datei im MT940 Format und speichert diese im lokalen Download Ordner auf dem PC des Buchhalters.
  2. Kopieren der Datei auf den im Punkt 1 erstellten Ordner
  3. Buchungsvorschläge erzeugen. Dies ist in der DATEV Hilfe Dokument 1036444 nachzulesen