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In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Voreinstellungen der Mandanten eingerichtet werden können.
Die Anlage von Mandanten erfolgt während des BMD Anbindungstermins: Stammdaten werden über BMD synchronisiert, indem die entsprechenden Einstellungen getroffen werden.
Da die Synchronisation von Mandanten ausschließlich über BMD erfolgt, müssen Sie keine Mandanten in Finmatics hinzufügen. Stellen Sie vor dem BMD Anbindungstermin sicher, dass folgende Mandanteninformationen in der BMD vollständig und aktuell sind: Name, Adresse, UID, IBAN, Belegtypen.
Wichtig: Die Datenpflege der Mandanten erfolgt, bis auf die Geschäftspartner, ausschließlich in der BMD. Die Stammdaten der Mandanten wie allgemeine Informationen, UID, Sachkonten, Kostenstellen usw. müssen Sie in Finmatics nicht ändern oder ergänzen.
Für die Pflege der Geschäftspartner lesen Sie bitte Wie werden Stammdaten von Geschäftspartnern neu angelegt oder ergänzt?
Sollten Sie unabsichtlich Mandanten in Finmatics hinzugefügt haben oder Änderungen an den Stammdaten vorgenommen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support (support@finmatics.com).
Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel:
Wie richte ich einen Mandanten für Finmatics für BMD Kanzleien ein?)
Inhalt
- Steuerbefreite Mandanten
- Belegtypen anpassen
- Anzeigename konfigurieren
- E-Mail-Adresse erstellen
- Kostenstellen aktivieren
- QR Code Scan aktivieren
- Interne Rechnungsnummer konfigurieren
- Buchungstext konfigurieren
- Erfassungsmaske konfigurieren
- Benutzer
Mit einem Klick auf einen Mandanten öffnet sich die Mandanten-Detailansicht mit verschiedenen Reitern. Alle aus der BMD übernommenen Daten sind auch hier ersichtlich.
Bitte überprüfen Sie die Korrektheit der übertragenen Daten, insbesondere von der UID, denn mithilfe der UID gleicht Finmatics die Stammdaten mit den Daten auf dem Beleg ab und nimmt Prüfungen auf Rechnungen vor.
Sollte der Mandant keine UID Nummer haben, setzen Sie ein Häkchen auf „Unternehmen hat keine UST-ID Nr“.
Mehr Informationen dazu finden Sie hier:
Welche Prüfungen kann Finmatics auf Rechnungen durchführen?
Wie Sie Geschäftspartner nach der ersten technischen BMD-Einrichtung in Finmatics neu anlegen oder ergänzen, erfahren Sie in diesem Artikel: Geschäftspartneranlage (wird noch überarbeitet).
Des weiteren können Sie einen verantwortlichen Buchhalter beim Mandanten hinterlegen.
Mehr Informationen dazu finden Sie hier:
Wie werden Benutzer:innen verwaltet?
Steuerbefreite Mandanten
Sollte einer Ihrer Mandanten von der Umsatzsteuer befreit sein oder über keine UID verfügen, können Sie das konfigurieren, indem Sie jeweils ein Häkchen auf „Unternehmen hat keine UST-ID Nr.“ oder „Unecht steuerbefreit“ setzen. Vergessen Sie nicht auf „Speichern“ zu klicken, bevor Sie die Seite verlassen.
Mehr Informationen finden Sie hier:
Kann ich Unternehmen mit unechter Steuerbefreiung verarbeiten?
Belegtypen anpassen
Alle über die BMD synchronisierten Belege werden in dieser Ansicht angezeigt. Keine Belegtypen müssen daher in Finmatics hinzugefügt werden.
Anzeigename konfigurieren
Wenn Sie auf einen Belegtyp klicken, haben Sie die Möglichkeit den Anzeigenamen des Belegs zu konfigurieren. Dieser Name ist beim Hochladen der Belege für die Mandanten ersichtlich.
E-Mail-Adresse erstellen
Eine systemgenerierte E-Mail Adresse kann pro Beleg erstellt werden, die sofort funktionsfähig ist. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen PDF- oder Bildanhang (z.B. im Format jpeg, tiff, etc.) hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen. Die Belege werden maschinell ausgelesen und generieren einen Buchungsvorschlag
(siehe Artikel zu: Wie können Dokumente per E-Mail an Finmatics gesendet werden werden?
Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen?)
Kostenstellen aktivieren
Kostenstellen können aktiviert werden. Dank der Kontonummer können Kostenstellen vorhergesagt werden und durch Bestätigen können Sie von Finmatics angelernt werden. Kostenstellen können für die ganze Kanzlei oder für einen Klienten konfiguriert werden.
Mehr Informationen finden Sie hier: Wie können Kostenstellen und Kostenträger in Finmatics verarbeitet werden? (Wird noch überarbeitet)
QR-Code Scan aktivieren
Die Auslese von QR Codes in der App kann aktiviert werden. App User können somit Belege mit QR Codes fotografieren, welche ausgelesen werden.
Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Wie können QR Codes mit der Finmatics Mobile App erfasst werden? (QR Code Scan)
Interne Rechnungsnummer konfigurieren
Falls Sie mir einer internen Rechnungsnummer arbeiten, können Sie diese aktivieren: Dafür müssen Sie nur eine Option in der Checkbox klicken. Bitte beachten Sie, dass interne Rechnungsnummer nicht ausgelesen werden, sondern erst vor dem Exportieren in das jeweilige Buchhaltungssystem hochgezählt werden.
Mehr Informationen zur internen Rechnungsnummer finden Sie hier: Interne Rechnungsnummer konfigurieren
Buchungstext konfigurieren
Das Ausfüllen des Buchungstextes kann ebenfalls konfiguriert werden. Wir empfehlen, die erste oder dritte Option, d.h. „Leer lassen“ und „Name des Geschäftspartners“, auszuwählen um optimale Ergebnisse zu erhalten.
Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Wie kann ich den richtigen Buchungstext für die Verarbeitung in Finmatics für BMD einrichten?
⚠️ Wichtig: Bei der zweiten Option „Basierend auf historischen Werten“ handelt es sich um einen statistischen Wert. Das bedeutet, dass Vorschläge aufgrund von Daten in den Buchungstexten aus der Vergangenheit generiert werde.
Erfassungsmaske konfigurieren
Die Belegbearbeitungsfelder können Sie in der Erfassungsmaske konfigurieren. Man kann hier bestimmen, welche Felder für die Bearbeitung erfasst werden sollen. Rechts ist der voreingestellte Standard. Links befinden sich zusätzliche Felder, die mittels Drag-and-Drop in die rechte Spalte gezogen werden können. Nur jene Felder, die auch in der BMD vorhanden sind, können nach der Verarbeitung in die BMD exportiert werden.
Benutzer
Benutzer können selbst in Finmatics angelegt werden. Alle User mit der Berechtigung „Kanzlei Administrator“ können andere Benutzer (d.h. Mitarbeiter und Mandanten) zu Finmatics einladen.
In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zur Anlage von Benutzern: Wie erstelle ich Benutzer:innen?
⚠️ Wichtig: Falls Sie einen Mandanten einladen, achten Sie bitte darauf, dass Sie sich im richtigen Mandanten befinden oder passen Sie die Berechtigungen sofort an.
Und hier erfahren Sie, wie Benutzer verwaltet werden: Wie werden Benutzer:innen verwaltet?
