BMD - Wie können Mandanten konfiguriert werden?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Voreinstellungen der Mandanten eingerichtet werden können.

Die Anlage von Mandanten erfolgt während des BMD Anbindungstermins: Stammdaten werden über BMD synchronisiert, indem die entsprechenden Einstellungen getroffen werden.

Da die Synchronisation von Mandanten ausschließlich über BMD erfolgt, müssen Sie keine Mandanten in Finmatics hinzufügen. Stellen Sie vor dem BMD Anbindungstermin sicher, dass folgende Mandanteninformationen in der BMD vollständig und aktuell sind: Name, Adresse, UID, IBAN, Belegtypen.

Sollten Sie unabsichtlich Mandanten in Finmatics hinzugefügt haben oder Änderungen an den Stammdaten vorgenommen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support (support@finmatics.com).

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel:

Wie richte ich einen Mandanten für Finmatics für BMD Kanzleien ein?)

Inhalt

• Steuerbefreite Mandanten
• Belegtypen anpassen
• Anzeigename konfigurieren
• E-Mail-Adresse erstellen
• Kostenstellen aktivieren
• QR Code Scan aktivieren
• Interne Rechnungsnummer konfigurieren
• Buchungstext konfigurieren
• Erfassungsmaske konfigurieren
• Benutzer

Mit einem Klick auf einen Mandanten öffnet sich die Mandanten-Detailansicht mit verschiedenen Reitern. Alle aus der BMD übernommenen Daten sind auch hier ersichtlich.

Bitte überprüfen Sie die Korrektheit der übertragenen Daten, insbesondere von der UID, denn mithilfe der UID gleicht Finmatics die Stammdaten mit den Daten auf dem Beleg ab und nimmt Prüfungen auf Rechnungen vor.

Sollte der Mandant keine UID Nummer haben, setzen Sie ein Häkchen auf „Unternehmen hat keine UST-ID Nr“.

Mehr Informationen dazu finden Sie hier:

Welche Prüfungen kann Finmatics auf Rechnungen durchführen?

Wie Sie Geschäftspartner nach der ersten technischen BMD-Einrichtung in Finmatics neu anlegen oder ergänzen, erfahren Sie in Wie werden Stammdaten von Geschäftspartnern neu angelegt oder ergänzt?

Des weiteren können Sie eine:n verantwortliche:n Benutzer:in beim Mandanten hinterlegen. 

Steuerbefreite Mandanten

Sollte einer Ihrer Mandanten von der Umsatzsteuer befreit sein oder über keine UID verfügen, können Sie das konfigurieren, indem Sie jeweils ein Häkchen auf „Unternehmen hat keine UST-ID Nr.“ oder „Unecht steuerbefreit“ setzen. Vergessen Sie nicht auf „Speichern“ zu klicken, bevor Sie die Seite verlassen.

Mehr Informationen finden Sie hier:

Kann ich Unternehmen mit unechter Steuerbefreiung verarbeiten?

Belegtypen anpassen

Alle über die BMD synchronisierten Belege werden in dieser Ansicht angezeigt.  Die Erstellung von neuen Belegtypen erfolgt daher ausschließlich in der BMD.

Anzeigename konfigurieren

Wenn Sie auf einen Belegtyp klicken, haben Sie die Möglichkeit den Anzeigenamen des Belegs zu konfigurieren. Dieser Name ist beim Hochladen der Belege für die Mandanten ersichtlich.

E-Mail-Adresse erstellen

Eine systemgenerierte E-Mail Adresse wird pro Beleg automatisch erstellt, diese ist sofort funktionsfähig. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen PDF- oder Bildanhang (z.B. im Format jpeg, tiff, etc.) hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen. Die Belege werden maschinell ausgelesen und generieren einen Buchungsvorschlag

(siehe Artikel zu: Wie können Dokumente per E-Mail an Finmatics gesendet werden werden?

 Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen?)

Kostenstellen aktivieren

Kostenstellen können aktiviert werden. Dank der Kontonummer können Kostenstellen vorhergesagt werden und durch Bestätigen können Sie von Finmatics angelernt werden. Kostenstellen können für die ganze Kanzlei oder für einen Klienten konfiguriert werden.

Mehr Informationen finden Sie hier: Wie können Kostenstellen und Kostenträger in Finmatics verarbeitet werden? 

QR-Code Scan aktivieren

Die Auslese von QR Codes in der App kann aktiviert werden. App User können somit Belege mit QR Codes fotografieren, welche ausgelesen werden.

Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Wie können QR Codes mit der Finmatics Mobile App erfasst werden? (QR Code Scan)

Interne Rechnungsnummer konfigurieren

Falls Sie mit einer internen Rechnungsnummer arbeiten, können Sie das Feld  externe Rechnungsnummer im Belegtypen aktivieren, sodass die Belegnummer des Geschäftspartners in dem Feld externe Rechnungsnummer angezeigt wird. Dadurch bleibt das Feld Rechnungsnummer frei, welches dann in der BMD automatisch befüllt werden kann. Wie Felder aktiviert werden können, wird weiter unten im Punkt "Erfassungsmaske" erklärt.

Buchungstext konfigurieren

Das Ausfüllen des Buchungstextes kann ebenfalls konfiguriert werden. Wir empfehlen, die erste oder dritte Option, d.h. „Leer lassen“ und „Name des Geschäftspartners“, auszuwählen um optimale Ergebnisse zu erhalten.

Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Wie kann ich den richtigen Buchungstext für die Verarbeitung in Finmatics für BMD einrichten?

⚠️ Wichtig: Bei der zweiten Option „Basierend auf historischen Werten“ handelt es sich um einen statistischen Wert. Das bedeutet, dass Vorschläge aufgrund von Daten in den Buchungstexten aus der Vergangenheit generiert werden.

Erfassungsmaske konfigurieren

Die Belegbearbeitungsfelder können Sie in der Erfassungsmaske konfigurieren. Man kann hier bestimmen, welche Felder für die Bearbeitung erfasst werden sollen. Rechts sind alle aktiven Felder. Links befinden sich alle inaktiven Felder, die mittels Drag-and-Drop in die rechte Spalte gezogen werden können. Sobald die Felder wie gewünscht verschoben sind, kann man diese mit klick auf "Speichern" aktivieren. Nur jene Felder, die auch in der BMD vorhanden sind, können nach der Verarbeitung in die BMD exportiert werden.

Benutzer

Benutzer:innen können selbst in Finmatics angelegt werden. Alle User mit der Berechtigung „Kanzlei Administrator“ können andere Benutzer:innen (d.h. Mitarbeiter:innen und Mandanten) zu Finmatics einladen.

In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zur Anlage von Benutzern: Wie erstelle ich Benutzer:innen?

⚠️ Wichtig: Falls Sie einen Mandanten einladen, achten Sie bitte darauf, dass Sie sich im richtigen Mandanten befinden oder passen Sie die Berechtigungen sofort an.

Und hier erfahren Sie, wie Benutzer:innen verwaltet werden: Wie werden Benutzer:innen verwaltet?