Wie nutze ich die Freigabe-Ansicht?

• Was ist in der Freigabe-Ansicht zu sehen?
• Was bedeuten die unterschiedlichen Stufen?
• Wie kann ich Belege genehmigen oder ablehnen?
• Wann sollte ich in der Belege-Ansicht arbeiten und wann in der Freigabe-Ansicht?
• Wie kann ich als Administrator einen Beleg einer anderen Person bestätigen?
• An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Was ist in der Freigabe-Ansicht zu sehen?

In der Freigabe-Ansicht werden Ihnen alle Belege angezeigt, die durch einen konfigurierten einstufigen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe Workflow freigegeben oder abgelehnt werden müssen. Wie ein Rechnungsfreigabe Workflow konfiguriert wird, erfahren Sie in Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?.

Neben den Filtermöglichkeiten, welche in Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren? erklärt sind, sehen Sie in dieser Ansicht die einzelnen Stufen des eingerichteten Workflows. Im blauen Kreis wird angezeigt, wie viele Belege sich in den unterschiedlichen Rechnungsfreigabe Stufen befinden.

Was bedeuten die unterschiedlichen Stufen?

Die Stufen des Rechnungsfreigabe Workflows werden sowohl im einstufigen- als auch mehrstufigen Workflow selbst von Ihnen definiert. Bei einem einstufigen Rechnungsfreigabe Workflow gibt es immer einen Reiter “Abgelehnte Belege”, um Belege die dort landen nochmals überprüfen zu können. Bei einem mehrstufigen Rechnungsfreigabe Workflow kann entschieden werden, ob diese Stufe benötigt wird oder nicht. Beispiele für weitere Freigabestufe wären z. B. “Sachliche Freigabe”, “Inhaltliche Freigabe”, “Back Office”, “Geschäftsführung”.

Wie kann ich Belege genehmigen oder ablehnen?

Markieren Sie hierfür den gewünschten Beleg im entsprechenden Rechnungsfreigabe Tab und geben Sie diesen durch das Daumen hoch Symbol frei oder lehnen Sie diesen durch Daumen runter ab. Abgelehnte Belege, werden automatisch in den entsprechenden Beleg ablehnen Tab verschoben. Sollten Sie einen Beleg fälschlicherweise abgelehnt haben, kann dieser dort jederzeit nachträglich freigegeben werden.

Alternativ können Belege auch in der Erfassungsmaske freigegeben oder abgelehnt werden. Sie finden unten rechts die Schaltflächen Bestätigen, Ablehnen sowie Aktualisieren. Durch Klick auf "Aktualisieren" werden vorgenommene Änderungen, wie Notizen und Kommentare bereits vor der finalen Freigabe oder Ablehnung, gespeichert. Die Informationen zu den Feldänderungen werden dabei vollständig im Belegverlauf protokolliert. 

Wann sollte ich in der Belege-Ansicht arbeiten und wann in der Freigabe-Ansicht?

Als aktiver Rechnungsfreigabe-Benutzer, sollte zur Freigabe von Belegen immer in der Freigabe-Ansicht gearbeitet werden. Vermeiden Sie es zur Freigabe von Belegen, die Belege-Ansicht aufzurufen. Diese sollte von Rechnungsfreigabe-Benutzern vor allem zu Kontrollzwecken verwendet werden.

Wird ein Beleg in der Belege-Ansicht bestätigt, dann bleibt die Aufgabe in der Freigabe-Ansicht trotzdem bestehen. Solange die Aufgabe nicht in der Freigabe-Ansicht bearbeitet wurde, bleibt diese dem ausgewählten Benutzer zugewiesen.

Wie kann ich als Administrator einen Beleg einer anderen Person bestätigen?

Sollte z.B. durch Urlaub oder Krankheitsfall ein Benutzer Belege nicht freigeben können, kann ein Administrator diesen Benutzer imitieren. Dadurch ist es Ihnen möglich, auf die Aufgaben der Person in der Freigabe-Ansicht zuzugreifen. In der Freigabe-Ansicht können Sie dann Belege im Namen des Freigabe-Nutzers bestätigen oder ablehnen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in Wie kann ich andere Benutzer imitieren?.

Um zu vermeiden, dass Sie Belege im Namen einer anderen Person bestätigen, können Sie eine Vertreterregelung festlegen. Diese Zusatzregelung können Sie bei einem einstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow selbst unter den Freigabeeinstellungen festlegen. Fügen Sie dafür einfach einen weiteren Benutzer hinzu.

Für das Festlegen von Vertretern bei einem mehrstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow kontaktieren Sie Professional Services oder unseren Support unter support@finmatics.com.

An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Sollten Sie das Gold, Silber oder Bronze Paket bestellt haben, wenden Sie sich an unsere Mitarbeiter des Professional Services. Bei technischen Fragen steht Ihnen unser Support Team unter support@finmatics.com zur Verfügung.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an den Auftraggeber Ihres Unternehmens.