In der Freigabe-Ansicht erhalten Sie Belege für die Rechnungsfreigabe. Sie können hier Belege prüfen, genehmigen oder ablehnen und in der Historie jederzeit lückenlos nachvollziehen, wer welche Freigabe erteilt hat.
WAS IST IN DER FREIGABE ANSICHT ZU SEHEN?
In der Freigabe-Ansicht finden Sie alle Belege, die durch einen konfigurierten einstufigen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow freigegeben oder abgelehnt werden müssen. Diese Ansicht ist der zentrale Arbeitsplatz für alle Benutzer, die Rechnungen prüfen und freigeben müssen, bevor diese exportiert werden.
Wie Sie einen solchen Workflow einrichten, erfahren Sie im Artikel: Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?
Wenn Sie die Freigabe öffnen, sehen Sie im oberen Teil des Bildschirms die einzelnen Freigabestufen des eingerichteten Workflows nebeneinander. Ein blauer Kreis zeigt an, wie viele Belege sich aktuell in der jeweiligen Freigabestufe befinden und auf Bearbeitung warten.
WAS BEDEUTEN DIE UNTERSCHIEDLICHEN STUFEN?
Die Stufen (Reiter) des Rechnungsfreigabe-Workflows werden von Ihnen definiert – sei es in einem einfachen einstufigen oder einem komplexen mehrstufigen Prozess.
- Einstufiger Workflow: Es gibt immer einen Reiter für 'Offene Freigaben' und einen Reiter für 'Abgelehnte Belege', um zurückgewiesene Rechnungen erneut prüfen zu können.
- Mehrstufiger Workflow: Belege folgen einen von Ihnen definierten Ablauf.
Beispiel-Ablauf:- Ein Beleg wird hochgeladen
- Direkt nach dem Hochladen erscheint er in der Stufe 'BackOffice' zur Erstkontrolle.
- Das Backoffice wählt einen Benutzer aus, der die Freigabe erteilen wird.
- Der Beleg erscheint beim eingetragenen Benutzer in der Stufe 'Freigabe'
- Zum Schluss kontrolliert ein Geschäftsführer die Belege in der Stufe 'Freigabe GF'
WIE KANN ICH BELEGE GENEHMIGEN ODER ABLEHNEN?
Sie haben zwei Möglichkeiten, Belege in der Freigabe-Ansicht zu bearbeiten:
- Schnell-Aktion in der Liste
Markieren Sie den gewünschten Beleg im entsprechenden Freigabe-Reiter. Nutzen Sie dann die Symbole in der Aktionsleiste:- Daumen hoch: Beleg freigeben.
- Daumen runter: Beleg ablehnen.
Wenn ein Beleg abgelehnt wird, wird dieser automatisch in den Reiter 'Abgelehnte Belege' verschoben. Sollten Sie einen Beleg versehentlich abgelehnt haben, können Sie ihn dort finden und nachträglich freigeben. Wird ein Beleg im Reiter 'Abgelehnte Belege' ein weiteres Mal abgelehnt, wird der Workflow beendet und der Beleg gilt endgültig als abgelehnt.
- Detail-Ansicht (Erfassungsmaske)
Öffnen Sie einen Beleg per Klick, um die Details zu prüfen. Unten rechts finden Sie die Schaltflächen:- Bestätigen: Gibt den Beleg frei und leitet ihn an die nächste Stufe oder den Export weiter.
- Ablehnen: Weist den Beleg zurück (Kommentar erforderlich).
- Aktualisieren: Speichert Änderungen an Feldern, Notizen oder Kommentaren, ohne den Status zu ändern. Dies ist nützlich, wenn Sie vor der Freigabe noch Daten korrigieren müssen.
Hinweis: Alle Feldänderungen werden vollständig im Belegverlauf (Audit Trail) protokolliert.
WIE FINDE ICH ABGELEHNTE BELEGE?
Um dauerhaft abgelehnte Belege schnell wiederzufinden, nutzen Sie am besten die integrierte Filterfunktion im Menü 'Belege'. Setzen Sie den Filter für "Workflow-Status" explizit auf "abgelehnt", um sich sofort alle zurückgewiesenen Dokumente übersichtlich auflisten zu lassen.
WO KANN ICH SEHEN WER EINEN BELEG FREIGEGEBEN HAT?
Sie können in der Beleg-Historie jederzeit detailliert einsehen, welcher Benutzer einen Beleg freigegeben oder abgelehnt hat. Öffnen Sie dazu die Erfassungsmaske des Belegs und rufen Sie die Beleg-Informationen (oben rechts das 'i' anklicken) auf, um das Protokoll zu prüfen.
In der Historie werden spezifische Events dokumentiert, um den Prozess komplett transparent zu machen:
- Workflow gestartet / genehmigt / abgelehnt: Diese Events zeigen exakt an, wann der Prozess begonnen wurde und welche finale Entscheidung (Genehmigung oder Ablehnung) von welcher Person getroffen wurde.
- Workflow-Status gesetzt: Dieses Event protokolliert den genauen Zeitpunkt, an dem sich der Status des Belegs innerhalb des Workflows auf eine neue Stufe geändert hat.
- Bearbeitet: Eine Person hat eine Änderung im Beleg getroffen.
- Kontrollen abgeschlossen: Nach jeder Bearbeitung eines Beleges werden allgemeine Systemkontrollen (z.B. Duplikats-Checks) durchgeführt.
WELCHE NÜTZLICHEN TIPPS GIBT ES FÜR DEN FREIGABE WORKFLOW?
Nutzen Sie intelligente Tabellenspalten und Report-Funktionen, um den Freigabeprozess in Ihrem Alltag noch effizienter zu gestalten.
- Einblenden der Spalte "Workflow Status"
Blenden Sie die Spalte "Workflow Status" in Ihrer Tabellenansicht rechts beim Zahnrad ein und schieben Sie diese per Drag & Drop ganz nach vorne. So erkennen Sie den aktuellen Status jedes Belegs direkt auf den ersten Blick, ohne das Dokument öffnen zu müssen.
- Aktuellen Bearbeiter außerhalb der Historie sehen (nur für ausstehende Belege)
Sie müssen nicht zwingend in die Historie wechseln, um zu prüfen, bei wem ein Beleg momentan zur Bearbeitung liegt. Achten Sie in der Belegliste auf das kleine Pfeil-Symbol für "ausstehend". Wenn Sie mit der Maus über dieses Symbol fahren, wird Ihnen sofort der Name des aktuellen Bearbeiters eingeblendet.
- Report herunterladen
Für eine detaillierte und übergreifende Auswertung empfehlen wir den Export eines Reports. Beachten Sie in der heruntergeladenen Excel-Datei besonders das Tabellenblatt "Workflow-History", um alle Freigabeprotokolle strukturiert und gebündelt auszuwerten.
- Als Freigabe-Benutzer: Nutzen Sie ausschließlich die Freigabe-Ansicht. Hier sehen Sie genau die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind.
- Als Buchhalter/Controller: Nutzen Sie die Belege-Ansicht primär zu Kontrollzwecken, um den Gesamtstatus aller Belege zu überwachen.
Wichtig: Wenn Sie einen Beleg in der Belege-Ansicht bestätigen (z.B. als Buchhalter), bleibt die offene Freigabe-Aufgabe in der Freigabe-Ansicht trotzdem bestehen. Der Workflow wird dadurch nicht abgeschlossen. Die Aufgabe bleibt dem ausgewählten Benutzer zugewiesen, bis sie explizit in der Freigabe-Ansicht bearbeitet wird.
WIE KANN ICH ALS ADMINISTRATOR EINEN BELEG EINER ANDEREN PERSON BESTÄTIGEN?
Sollte ein Benutzer (z.B. wegen Urlaub oder Krankheit) nicht verfügbar sein, können Sie als Administrator eingreifen.
- Imitieren (Impersonation): Sie können sich temporär als der abwesende Benutzer einloggen. Dadurch sehen Sie dessen Freigabe-Ansicht und können Belege in seinem Namen bestätigen oder ablehnen. Wie das funktioniert, lesen Sie hier: Wie kann ich andere Benutzer imitieren?
- Vertreterregelung: Um Imitationen zu vermeiden, können Sie präventiv Vertreter festlegen:
- Einstufiger Workflow: Fügen Sie in den Freigabeeinstellungen einfach einen weiteren Benutzer zur Stufe hinzu.
- Mehrstufiger Workflow: Kontaktieren Sie unser Support-Team unter support@finmatics.com, um komplexe Vertreterregelungen zu hinterlegen.
- Konfiguration & Beratung: Wenn Sie ein Betreuungspaket gebucht haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpartner im Professional Services Team.
- Technische Probleme: Bei technischen Fragen oder Fehlern steht Ihnen unser Support-Team unter support@finmatics.com zur Verfügung.
- Interne Fragen: Bei inhaltlichen Fragen zum Freigabeprozess (z.B. 'Darf ich diese Rechnung freigeben?') wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber oder die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen.