Was ist in der Freigabe-Ansicht zu sehen?
In der Freigabe-Ansicht finden Sie alle Belege, die durch einen konfigurierten einstufigen oder mehrstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow freigegeben oder abgelehnt werden müssen. Diese Ansicht ist der zentrale Arbeitsplatz für alle Benutzer, die Rechnungen prüfen müssen, bevor diese exportiert werden.
Wie Sie einen solchen Workflow einrichten, erfahren Sie im Artikel: Wie kann ich einen Rechnungsfreigabe Workflow konfigurieren?
Neben den allgemeinen Filtermöglichkeiten sehen Sie hier die einzelnen Stufen des eingerichteten Workflows als Reiter. Ein blauer Kreis ('Badge') zeigt an, wie viele Belege sich aktuell in der jeweiligen Freigabestufe befinden und auf Bearbeitung warten.
Was bedeuten die unterschiedlichen Stufen?
Die Stufen (Reiter) des Rechnungsfreigabe-Workflows werden von Ihnen definiert – sei es in einem einfachen einstufigen oder einem komplexen mehrstufigen Prozess.
- Einstufiger Workflow: Es gibt immer mindestens einen Reiter für 'Offene Freigaben' und einen Reiter für 'Abgelehnte Belege', um zurückgewiesene Rechnungen erneut prüfen zu können.
- Mehrstufiger Workflow: Hier können Sie beliebig viele Stufen definieren, die ein Beleg nacheinander durchlaufen muss. Beispiele für solche Stufen sind:
- 'Sachliche Freigabe'
- 'Inhaltliche Freigabe'
- 'Back Office'
- 'Geschäftsführung'
Wie kann ich Belege genehmigen oder ablehnen?
Sie haben zwei Möglichkeiten, Belege in der Freigabe-Ansicht zu bearbeiten:
1. Schnell-Aktion in der Liste
Markieren Sie den gewünschten Beleg im entsprechenden Freigabe-Reiter. Nutzen Sie dann die Symbole in der Aktionsleiste:
- Daumen hoch: Beleg freigeben.
- Daumen runter: Beleg ablehnen.
Abgelehnte Belege werden automatisch in den Reiter 'Abgelehnte Belege' verschoben. Sollten Sie einen Beleg versehentlich abgelehnt haben, können Sie ihn dort finden und nachträglich freigeben.
2. Detail-Ansicht (Erfassungsmaske)
Öffnen Sie einen Beleg per Klick, um die Details zu prüfen. Unten rechts finden Sie die Schaltflächen:
- Bestätigen: Gibt den Beleg frei und leitet ihn an die nächste Stufe oder den Export weiter.
- Ablehnen: Weist den Beleg zurück (Kommentar erforderlich).
- Aktualisieren: Speichert Änderungen an Feldern, Notizen oder Kommentaren, ohne den Status zu ändern. Dies ist nützlich, wenn Sie vor der Freigabe noch Daten korrigieren müssen.
Hinweis: Alle Feldänderungen werden vollständig im Belegverlauf (Audit Trail) protokolliert.
Wann sollte ich in der Belege-Ansicht arbeiten und wann in der Freigabe-Ansicht?
- Als Freigabe-Benutzer: Nutzen Sie ausschließlich die Freigabe-Ansicht. Hier sehen Sie genau die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind.
- Als Buchhalter/Controller: Nutzen Sie die Belege-Ansicht primär zu Kontrollzwecken, um den Gesamtstatus aller Belege zu überwachen.
Wichtig: Wenn Sie einen Beleg in der Belege-Ansicht bestätigen (z.B. als Buchhalter), bleibt die offene Freigabe-Aufgabe in der Freigabe-Ansicht trotzdem bestehen. Der Workflow wird dadurch nicht abgeschlossen. Die Aufgabe bleibt dem ausgewählten Benutzer zugewiesen, bis sie explizit in der Freigabe-Ansicht bearbeitet wird.
Wie kann ich als Administrator einen Beleg einer anderen Person bestätigen?
Sollte ein Benutzer (z.B. wegen Urlaub oder Krankheit) nicht verfügbar sein, können Sie als Administrator eingreifen.
- Imitieren (Impersonation): Sie können sich temporär als der abwesende Benutzer einloggen. Dadurch sehen Sie dessen Freigabe-Ansicht und können Belege in seinem Namen bestätigen oder ablehnen. Wie das funktioniert, lesen Sie hier: Wie kann ich andere Benutzer imitieren?
- Vertreterregelung: Um Imitationen zu vermeiden, können Sie präventiv Vertreter festlegen:
- Einstufiger Workflow: Fügen Sie in den Freigabeeinstellungen einfach einen weiteren Benutzer zur Stufe hinzu.
- Mehrstufiger Workflow: Kontaktieren Sie unser Support-Team unter support@finmatics.com, um komplexe Vertreterregelungen zu hinterlegen.
An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
- Konfiguration & Beratung: Wenn Sie Betreuungspaket gebucht haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpartner im Professional Services Team.
- Technische Probleme: Bei technischen Fragen oder Fehlern steht Ihnen unser Support-Team unter support@finmatics.com zur Verfügung.
- Interne Fragen: Bei inhaltlichen Fragen zum Freigabeprozess (z.B. 'Darf ich diese Rechnung freigeben?') wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber oder die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen.