Inhalt
- Einstellungen am Firmenstamm
- Einstellung der FIBU Parameter
- Vorerfassung Buchungen
- Start des Abgleichs des Mandanten für Finmatics
- Wichtige Hinweise
In der Regel werden diese Einstellungen von der BMD bei der Ersteinrichtung vorgenommen. Wenn Sie jedoch neue Mandanten anlegen oder etwas bei der Übertragung zu Finmatics nicht funktioniert, kann es sein, dass Sie die in diesem Artikel genannten Einstellungen nochmals prüfen müssen.
Einstellungen am Firmenstamm
Am Firmenstamm des Mandanten muss das Häkchen im Feld 479 „FINMATICS“ gesetzt sein.
Einstellung der FIBU Parameter
Für die Trainingsdatenübertragung sowie die Übertragung der Belege aus BMD Com oder Belegablage Databox (NTCS) zu Finmatics, sind nachfolgende Einstellungen vorzunehmen.
Parameter für die OCR Erkennung
Durch die Aktivierung der OCR Erkennung stellen Sie ein, dass Belege nach Hochladen der Klienten in BMD Com oder in der Belegablage Databox, zu Finmatics weitergeleitet werden.
Folgende Parameter können hierbei für die Belegtypen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kasse eingestellt werden:
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Bei Dokumenten, in welchen mehrere Belege enthalten sind: “OCR mit automatischer Trennung”
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Bei Hochladen von einzelnen Belegen: “OCR ohne Trennung”
Für Dokumente, die unter dem Belegtypen “Weitere” hochgeladen wurden, erfolgt keine Synchronisierung zu Finmatics.
Parameter für Vorerfassung Buchungen
Für die Arbeit via API ist nachfolgende Einstellung zwingend vorzunehmen. Stellen Sie hier ein, dass bei Hochladen von Belegen in BMD Com oder in der Belegablage Databox in "Vorerfassung Buchungen" Buchungszeilen automatisch angelegt werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein Vorerfassungs-Buch existiert.
Stellen Sie den Parameter folgendermaßen ein:
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Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung: “1 - Ja”
Parameter für Periode und Beschreibung
Bei Nutzung von Vorerfassung Buchungen, können Sie hier die automatische Abfrage der Buchungsperiode beim Hochladen der Belege aktivieren. Abgefragt wird diese in BMD Com und der Belegablage Databox. Für die Zusammenarbeit mit Finmatics bieten sich hierbei folgende Optionen:
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“0 - keine Abfrage”: die Buchungsperiode wird nicht abgefragt und die Belege landen automatisch in der aktuellen Periode
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“2 - Periode”: die Buchungsperiode wird abgefragt
Parameter für Verarbeitungsprogramm
Mit diesem Parameter kann festgelegt werden, für welches Verarbeitungsprogramm die verschiedenen Belegtypen in die Belegablage Databox hochgeladen werden sollen.
Hierbei wird geprüft, ob in Vorerfassung Buchungen ein Buch vorhanden ist. Wird für diesen Belegtypen ein Buch gefunden, wird dieses für den Upload in der Belegablage Databox angezeigt und die Belege werden für die Vorerfassung hochgeladen.
Wichtig ist hier folgenden Parameter für die Belegtypen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kasse einzustellen:
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“0 - Automatische Ermittlung”
Wo stelle ich die Parameter ein?
Die einzustellenden Parameter finden Sie im Paket FIBU unter Stammdaten – FIBU-Parameter – 1 Allgemein – Firmenbezogene Einstellungen (oder Allgemeine Einstellungen) – 6 Belege in BMD Com/BMD Web-Databox.
Vorerfassung Buchungen
Sie müssen die Bücher anlegen, damit die Buchungsvorschläge inkl. Belege von Finmatics verarbeitet werden können (Kontrolle, Anpassung und Verbuchung).
Wenn ein neues Buch angelegt wird, muss immer auch der Finmatics Abgleich gestartet werden, sodass die Bücher auch zu Finmatics synchronisiert werden.
Start des Abgleichs des Mandanten für Finmatics
Sobald am Firmenstamm die Einstellung Finmatics aktiviert ist, kann unter Firmen- und FIBU-Stammdaten der Finmatics Abgleich gestartet werden. Bei der Ersteinrichtung mit BMD wird diese Synchronisation einmalig durchgeführt und synchronisiert sich automatisch erneut, wenn neue Stammdaten in BMD implementiert werden oder sobald Sie Buchungssätze in der BMD verbuchen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie versuchen, die Synchronisation manuell durchzuführen.
Wird ein neues Vorerfassungs Buch angelegt, muss immer auch der Finmatics Abgleich gestartet werden, sodass die Bücher zu Finmatics synchronisiert werden.
Besonderheit bei der Anlage von E/A-Rechnern:
Wenn E/A-Rechner ohne offene Posten in BMD verbucht werden sollen, muss vor dem ersten Abgleich mit Finmatics ein Dummy Kunde und ein Dummy Lieferant (z.B. 200000 Kunde Finmatics & 300000 Lieferant Finmatics) angelegt werden. Mehr zu diesem Thema unter Wie verarbeite ich einen Einnahmen- Ausgabenrechner mit Finmatics für BMD?.
Im Einstiegsfenster kann ausgewählt werden, was abgeglichen werden soll:
Wichtige Hinweise
- Buchungssymbole:
Es werden jene Buchungssymbole abgeglichen, welche in den Einstellungen (FIBU-Parameter) definiert sind. Im Verarbeitungsprogramm Vorerfassung Buchungen muss je Belegtypen mindestens ein Buch angelegt werden, in dem Buchungsvorschläge inklusive Belege verarbeitet werden. -
Buchungen:
Es werden jene Buchungen abgeglichen, welche in den FIBU-Parametern definiert wurden. Abgeglichen wird das aktuelle FIBU-Jahr und das erste Vorjahr. -
Neue Lieferanten, welche im Kanzlei-Portal angelegt werden, werden beim Import der Buchungen automatisch angelegt (siehe Import Personenkonten), wenn das eingestellt und gewünscht ist.