BMD & Finmatics
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      BMD - Welche Einstellungen muss ich für die Übertragung der Mandanten nach Finmatics vornehmen?

      Um Trainingsdaten sowie Belege aus der BMD übertragen zu können, müssen die hier erklärten Einstellungen vorgenommen worden werden.

       

      Inhalt

       

      In der Regel werden diese Einstellungen von der BMD bei der Ersteinrichtung vorgenommen. Wenn Sie jedoch neue Mandanten anlegen oder etwas bei der Übertragung zu Finmatics nicht funktioniert, kann es sein, dass Sie die Einstellungen ggf. nochmals prüfen müssen.

      Einstellungen am Firmenstamm

      Am Firmenstamm des Mandanten muss das Häkchen im Feld 479 „FINMATICS“ gesetzt sein.

      Einstellung der FIBU Parameter

      Für die Trainingsdatenübertragung sowie die Übertragung der Belege aus BMD Com oder Belegablage Databox (NTCS) zu Finmatics, sind nachfolgende Einstellungen vorzunehmen. 

      Parameter für die OCR Erkennung

      Durch die Aktivierung der OCR Erkennung stellen Sie ein, dass Belege nach Hochladen der Klienten in BMD Com oder in der Belegablage Databox, zu Finmatics weitergeleitet werden.

      Folgende Parameter können hierbei für die Belegtypen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kasse eingestellt werden:

      • Bei Dokumenten, in welchen mehrere Belege enthalten sind: “OCR mit automatischer Trennung”

      • Bei Hochladen von einzelnen Belegen: “OCR ohne Trennung”

      Wenn Sie Belegtypen, wie z.B. "Weitere" Belegtypen nicht zu Finmatics synchronisieren möchten, stellen Sie folgendes ein:

      • “Keine OCR Verarbeitung”

      Parameter für Vorerfassung Buchungen

      Sie können hier einstellen, dass bei Hochladen von Belegen in BMD Com oder in der Belegablage Databox in "Vorerfassung Buchungen", Buchungszeilen automatisch angelegt werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein Vorerfassungs-Buch existiert.

      Nehmen Sie dafür folgende Einstellung vor:

      • Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung: “1 - Ja”

      Parameter für Periode und Beschreibung

      Bei Nutzung von Vorerfassung Buchungen, können Sie hier die automatische Abfrage der Buchungsperiode beim Hochladen der Belege aktivieren. Abgefragt wird diese in BMD Com und der Belegablage Databox. Für die Zusammenarbeit mit Finmatics bieten sich hierbei folgende Optionen:

      • “0 - keine Abfrage”: die Buchungsperiode wird nicht abgefragt und die Belege landen automatisch in der aktuellen Periode

      • “2 - Periode”: die Buchungsperiode wird abgefragt

      Parameter für Verarbeitungsprogramm

      Mit diesem Parameter kann festgelegt werden, für welches Verarbeitungsprogramm die verschiedenen Belegtypen in die Belegablage Databox hochgeladen werden sollen.

      Hierbei wird geprüft, ob in Vorerfassung Buchungen ein Buch vorhanden ist. Wird für diesen Belegtyp ein Buch gefunden, wird dieses für den Upload in der Belegablage Databox angezeigt und die Belege werden für die Vorerfassung hochgeladen.

      Wichtig ist hier folgenden Parameter für die Belegtypen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kasse einzustellen:

      • “0 - Automatische Ermittlung”

      Wo stelle ich die Parameter ein?

      Die einzustellenden Parameter finden Sie im Paket FIBU unter Stammdaten – FIBU-Parameter – 1 Allgemein – Firmenbezogene Einstellungen (oder Allgemeine Einstellungen) – 6 Belege in BMD Com/BMD Web-Databox.

      Vorerfassung Buchungen

      Sie müssen die Bücher anlegen, damit die Buchungsvorschläge inkl. Belege von Finmatics verarbeitet werden können (Kontrolle, Anpassung und Verbuchung)

      BMD vorerfassung

       

      Start des Abgleichs des Mandanten für Finmatics 

      Sobald am Firmenstamm die Einstellung Finmatics aktiviert ist, kann unter Firmen- und Fibu-Stammdaten der Finmatics Abgleich gestartet werden.

      Bei der Ersteinrichtung mit BMD wird diese Synchronisation einmalig durchgeführt und danach synchronisiert es sich automatisch immer dann, wenn neue Stammdaten in BMD implementiert werden oder sobald Sie Buchungssätze in der BMD verbuchen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie versuchen, die Synchronisation manuell durchzuführen.

      Besonderheit bei der Anlage von E/A-Rechnern:

      Wenn E/A-Rechner ohne offene Posten in BMD verbucht werden sollen, muss vor dem ersten Abgleich mit Finmatics ein Dummy Kunde und ein Dummy Lieferant (z.B. 200000 Kunde Finmatics & 3000000 Lieferant Finmatics) angelegt werden. Mehr zu diesem Thema unter Wie verarbeite ich einen Einnahmen- Ausgabenrechner mit Finmatics für BMD? 

      Im Einstiegsfenster kann ausgewählt werden, was abgeglichen werden soll:

      Wichtige Hinweise

      • Buchungssymbole:
        Es werden jene Buchungssymbole abgeglichen,  welche in den Einstellungen (Fibu-Parameter) definiert sind. Im Verarbeitungsprogramm Vorerfassung Buchungen muss je Belegtyp mindestens 1 Buch angelegt werden, in dem die Buchungsvorschläge inkl. Belege verarbeitet werden. 

      • Buchungen:
        Es werden jene Buchungen abgeglichen, welche in den Fibu-Parameter definiert wurden. Abgeglichen wird das aktuelle Fibu-Jahr und das erste Vorjahr.

      • Die manuelle Datensynchronisation BMD nach Finmatics muss normalerweise nur einmalig bei Beginn durchgeführt werden.

      • Neue Lieferanten, welche im Kanzlei-Portal angelegt werden, werden beim Import der Buchungen automatisch angelegt (siehe Import Personenkonten), wenn das eingestellt und gewünscht ist.

      • Erfolgt eine Stammdatenänderung in der BMD, wird beim Speichern die Synchronisation nach Finmatics automatisch angestoßen.