Um Mandantendaten von BMD nach Finmatics zu übertragen, aktivieren Sie im BMD Firmenstamm die Option „FINMATICS“. Konfigurieren Sie anschließend die FIBU-Parameter für die OCR-Erkennung und die automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
Hinweis: In der Regel werden diese Einstellungen bei der Ersteinrichtung von BMD vorgenommen. Beachten Sie, dass neue Mandanten immer in BMD angelegt werden müssen. Eine Anlage in Finmatics synchronisiert sich nicht automatisch zurück nach BMD.
Wie aktiviere ich Finmatics im Firmenstamm?
Damit ein Mandant für die Übertragung freigeschaltet ist, muss in den Firmen- und FIBU-Stammdaten des jeweiligen Mandanten das Häkchen im Feld 479 „FINMATICS“ gesetzt sein.
Welche OCR-Einstellungen sind erforderlich?
Für die Übertragung von Belegen aus BMD Com oder der Belegablage Databox (NTCS) zu Finmatics müssen die FIBU-Parameter korrekt eingestellt sein. Durch die Aktivierung der OCR-Erkennung stellen Sie sicher, dass hochgeladene Belege automatisch weitergeleitet werden.
Stellen Sie folgende Parameter für die Belegtypen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kasse ein:
- OCR mit automatischer Trennung: Für Dokumente, die mehrere Belege enthalten (Stapelscan).
- OCR ohne Trennung: Für den Upload von einzelnen Belegdateien.
Wichtig: Dokumente, die unter dem Belegtyp „Weitere“ hochgeladen werden, werden nicht zu Finmatics synchronisiert.
Wie konfiguriere ich die Vorerfassung?
Für die Arbeit via API ist es zwingend erforderlich, dass Buchungszeilen in der „Vorerfassung Buchungen“ automatisch angelegt werden. Stellen Sie den Parameter wie folgt ein:
- Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung: „1 - Ja“
Damit dies funktioniert, muss für den jeweiligen Belegkreis bereits ein Vorerfassungsbuch existieren.
Welche Einstellungen gelten für Periode und Verarbeitungsprogramm?
Parameter für Periode und Beschreibung
Bei Nutzung von BMD Com oder der Belegablage Databox können Sie steuern, ob die Buchungsperiode abgefragt wird. Für Finmatics empfehlen wir:
- „2 - Periode“: Die Buchungsperiode wird beim Upload abgefragt.
- Alternativ: „0 - keine Abfrage“ (Belege landen in der aktuellen Periode).
Parameter für Verarbeitungsprogramm
Legen Sie fest, für welches Programm die Belege hochgeladen werden sollen. Wir empfehlen für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kasse:
- „0 - Automatische Ermittlung“
BMD prüft hierbei, ob ein Buch in der Vorerfassung vorhanden ist und ordnet die Belege entsprechend zu.
Wo finde ich diese Parameter?
Navigieren Sie zu: FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → 1 Allgemein → Firmenbezogene Einstellungen → 6 Belege in BMD Com/BMD Web-Databox.
Wie lege ich Vorerfassungsbücher an?
Damit Buchungsvorschläge von Finmatics verarbeitet werden können, müssen die entsprechenden Bücher in BMD existieren.
- Öffnen Sie Vorerfassung Buchungen.
- Klicken Sie auf den blauen Pfeil neben dem Buch-Feld.
- Drücken Sie F5, um ein neues Buch anzulegen.
Achtung: Wenn Sie ein neues Buch anlegen, müssen Sie anschließend immer den Finmatics Abgleich manuell starten, damit das Buch synchronisiert wird.
Wie starte ich den Finmatics Abgleich?
Nach der Aktivierung im Firmenstamm erfolgt die Synchronisation in der Regel automatisch, wenn Stammdaten geändert oder Buchungen durchgeführt werden. Sie können den Abgleich jedoch jederzeit manuell anstoßen:
- Gehen Sie zu Firmen- und FIBU-Stammdaten.
- Wählen Sie Finmatics Abgleich.
- Im Dialogfenster können Sie selektieren, welche Daten (Buchungssymbole, Buchungen, Personenkonten) abgeglichen werden sollen.
Besonderheit bei E/A-Rechnern: Wenn E/A-Rechner ohne offene Posten verbucht werden sollen, legen Sie vor dem ersten Abgleich einen Dummy-Kunden (z.B. 200000) und Dummy-Lieferanten (z.B. 300000) an. Weitere Details finden Sie hier: BMD - Wie verarbeite ich einen Einnahmen- Ausgabenrechner mit Finmatics?
Was muss ich beim Abgleich beachten?
- Buchungssymbole: Es werden nur jene abgeglichen, die in den FIBU-Parametern definiert sind. Mindestens ein Vorerfassungsbuch pro Belegtyp ist erforderlich.
- Buchungen: Der Abgleich umfasst das aktuelle FIBU-Jahr und das erste Vorjahr.
- Neue Lieferanten: Lieferanten, die in Finmatics angelegt werden, werden beim Import der Buchungen automatisch in BMD angelegt, sofern dies in den Parametern (Import Personenkonten) aktiviert ist.