Wie ist der Verarbeitungsprozess aufgebaut?
Sobald ein Dokument in das System gelangt, wird es gespeichert und analysiert. Der erste Entscheidungspunkt im System prüft, ob es sich um einen Standardbeleg (z. B. Eingangs- oder Ausgangsrechnung) oder um einen Bankbeleg handelt.
Verarbeitung von Bankbelegen
Handelt es sich um einen Bankbeleg, spaltet die KI jede Zeile der Transaktionen ab und sagt die Kontierung vorher.
- Weiterführende Informationen: Wie verarbeite ich Banktransaktionen und Kontoauszüge mit Finmatics?
Verarbeitung von Standardbelegen (Rechnungen/Quittungen)
Bei klassischen Belegen durchläuft das Dokument folgende Schritte:
- Seitentrennung & QR-Code: Zunächst erfolgt die automatische Trennung der Seiten. Falls ein QR-Code vorhanden ist, wird dieser ausgelesen.
- Texterkennung (OCR): Der gesamte Text des Belegs wird erfasst und den entsprechenden Feldern zugeordnet.
- KI-Befüllung: Die Finmatics KI füllt fehlende Felder basierend auf Wahrscheinlichkeiten, Konfigurationen und Trainingsdaten aus.
- Tipp zur Optimierung: Sie können die KI gezielt trainieren. Lesen Sie dazu: Wie nutze ich das Trainingscenter?
Wie funktioniert die Geschäftspartner-Zuordnung?
Die Identifizierung des Geschäftspartners erfolgt sehr früh im Verarbeitungsprozess. Dies ist essenziell, da viele nachgelagerte KI-Modelle (z. B. für Kontonummer oder Buchungstext) von dieser Information abhängen.
Hinweis: Finmatics ordnet entweder einen bestehenden Geschäftspartner aus den Stammdaten zu oder legt bei Bedarf einen neuen Geschäftspartner an, sofern dies konfiguriert ist.
Was sind Sanity Checks?
Zum Abschluss der Verarbeitung führt das System sogenannte „Sanity Checks“ (Plausibilitätsprüfungen) durch. Hierbei werden erfasste Werte auf Logik geprüft (z. B. stimmen Netto-, Steuer- und Bruttobeträge überein?). Nach erfolgreicher Prüfung wird das ursprüngliche Gesamtdokument entfernt und nur die getrennten, verarbeiteten Einzelseiten stehen für den nächsten Schritt (Bestätigung/Export) zur Verfügung.