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Wie verbinde ich meinen Scanner mit Finmatics?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihr Scanner mit Finmatics verbunden wird und wie ein optimaler Scanprozess aussieht.

Inhalt

Voraussetzungen

  • Ein Scanner mit TWAIN-Schnittstelle

  • Ein Arbeitsgerät mit Internetverbindung, auf dem die Scantreiber und unsere Software installiert werden können

Vorbereitung auf Ihrer Seite

Installieren Sie die Twain-Treiber Ihres Scanners, über welche unsere Software Ihren Scanner auf dem Arbeitsgerät findet.

Installation auf Finmatics Seite

Melden Sie sich auf der Finmatics-Oberfläche an und klicken Sie auf den Button „Scannen“.

Eines der beiden folgenden Fenster zum Download der Scanner-Software erscheint: 



Laden Sie anschließend über "Download" oder "Jetzt Herunterladen" die Software auf Ihren Desktop. Installieren Sie jetzt die Software und laden Sie Finmatics neu. Wählen Sie nun erneut "Scannen".
Der Scanner sollte nun im Menü „Scanner auswählen“ erscheinen. Sollte der Scanner nicht erkannt werden, kann unser Artikel Der Scan-Client stellt keine Verbindung zur Scan Hardware her. Was kann ich tun? oder unsere Support unter support@finmatics.com helfen.

Wie sieht ein idealer Scanprozess mit Finmatics aus? 

Die optimalste Lösung ist hier den Scanner lokal an das Arbeitsgerät anzuschließen und eine “Scanstraße” einzurichten. Also ein Arbeitsplatz, an dem ausschließlich durch eine Scankraft die Belege über den Scanner zu Finmatics übertragen werden. Die Überprüfung der Trennung und die weitere Verarbeitung der Belege kann anschließend von jedem anderen Gerät mit Internetverbindung aus getätigt werden.

Ausschlaggebend für einen möglichst reibungslosen und effizienten Scanprozess ist eine klare Struktur und ein geordneter Ablauf. Folgender Prozess ist zu empfehlen: 
  1. Die scannende Person nimmt den ersten zu scannenden Stapel und entfernt alles von den Be
    legen, was den Scanprozess stören kann (Klarsichtfolien, Heftklammern, Klebe-Zettel).
  2. Die Dokumente werden nach Ihren Papierformaten sortiert. (A4, Doppelseitig bedruckt,
    Kassenbons, ...).
  3. Jetzt kann der erste Stapel der Belege in den Scanner eingelegt und die Scanoberfläche aufgerufen werden. Danach müssen Mandant, Belegtyp und Scanoptionen ausgewählt oder aktiviert werden.
  4.  Der letzte Schritt der Belegdigitalisierung ist das Prüfen der korrekten Trennung und gegebenenfalls die manuelle Anpassung. 

    Sollte Sie in einer Remote-Desktop-Umgebung arbeiten und über diese unsere Website aufrufen und den Scan auslösen, muss die Scansoftware auf dem Remoteserver installiert werden. In der Regel hilft Ihnen dabei Ihr Netzwerkadministrator.

Scanguide_Grafik_Arbeitsplatz-OBEN

Wann ist das Scannen mit Finmatics nicht sinnvoll?

Die Anbindung von Scannern in einer DATEV ASP Umgebung ist nicht möglich.

Scannen mit Multifunktionsgeräten ist nicht sinnvoll, wenn das Gerät nicht in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes steht. Das Scannen mit Multifunktionsgeräten ist nur dann möglich, sofern das Gerät lokal an einen PC angeschlossen ist. 

Workaround 

Eine Alternative gibt es im Zusammenspiel mit dem Webupload. Hier werden Belege in einen Dateipfad hochgeladen und dann per Drag and Drop zu Finmatics hochgeladen. Nachfolgend finden Sie Anleitungen der bekanntesten Scanner Hersteller zur Konfiguration des Scannens in einen Netzwerkordner: 

Sollten Sie einen anderen Scanner Anbieter verwenden, kann Ihnen folgende Anleitung helfen: 

1. Netzwerkscanner-Konfiguration aufrufen
Öffnen Sie das Webinterface des Scanners über einen Webbrowser. Geben Sie dazu die IP-Adresse des Scanners in die Adresszeile des Browsers ein. Die IP-Adresse finden Sie in der Regel im Bedienfeld des Scanners oder im Menü des Routers. Melden Sie sich nun mit den erforderlichen Administrator-Zugangsdaten an.
2. Zielordner auf dem Computer oder Netzwerk erstellen
Wählen Sie den Ordner auf Ihrem Computer oder in Ihrem Netzwerk, in den die Scans gespeichert werden sollen. Wenn der Ordner auf einem Netzwerkgerät gespeichert werden soll, müssen Sie die Netzwerkadresse des Ordners  kennen (z.B. eine UNC-Pfad wie \\Server\Freigabe\Scans). 
3. Zugriffsrechte festlegen
Stellen Sie sicher, dass der Scanner bzw. die Benutzerdomäne des Scanners über die erforderlichen Zugriffsrechte Lesen und Schreiben für den Zielordner verfügt. Wenn sich der Ordner in einem Netzwerk befindet, sollten Sie den Scanner als Benutzer hinzufügen und die Berechtigung erteilen, Dateien in diesen Ordner zu schreiben.
4. SMB/FTP- oder Netzwerkordner-Einstellungen am Scanner
Suchen Sie im Webinterface des Scanners nach den Scaneinstellungen oder dem Scanziel (häufig unter „Scan to Folder“ oder „Network Scan“). Wählen Sie die Option zum Speichern in einem Netzwerkordner oder verwenden Sie je nach Verfügbarkeit das SMB- oder FTP-Protokoll.
5. Pfad und Anmeldeinformationen eingeben
Geben Sie den Netzwerkpfad des Ordners ein, in den die Scans gespeichert werden sollen. Dies kann ein UNC-Pfad oder eine IP-Adresse des Servers oder Computers sein. Geben Sie, falls erforderlich, die Anmeldeinformationen für den Zugriff auf den Netzwerkordner ein. Diese Informationen müssen die Berechtigung haben, Dateien im Zielordner zu erstellen. 
    6. Speicherort als Standard festlegen
    Wenn Ihr Scanner dies unterstützt, können Sie diesen Speicherort als Standardziel für alle zukünftigen Scans festlegen.