In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihr Scanner mit Finmatics verbunden wird und wie ein optimaler Scanprozess aussieht.
Inhalt
Voraussetzungen
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Ein Scanner mit TWAIN-Schnittstelle
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Ein Arbeitsgerät mit Internetverbindung, auf dem die Scantreiber und unsere Software installiert werden können
Vorbereitung auf Ihrer Seite
Installieren Sie die Twain-Treiber Ihres Scanners, über welche unsere Software Ihren Scanner auf dem Arbeitsgerät findet.
Installation auf Finmatics Seite
Melden Sie sich auf der Finmatics-Oberfläche an und klicken Sie auf den Button „Scannen“.
Eines der beiden folgenden Fenster zum Download der Scanner-Software erscheint:
Wie sieht ein idealer Scanprozess mit Finmatics aus?
Die optimalste Lösung ist hier den Scanner lokal an das Arbeitsgerät anzuschließen und eine “Scanstraße” einzurichten. Also ein Arbeitsplatz, an dem ausschließlich durch eine Scankraft die Belege über den Scanner zu Finmatics übertragen werden. Die Überprüfung der Trennung und die weitere Verarbeitung der Belege kann anschließend von jedem anderen Gerät mit Internetverbindung aus getätigt werden.
Ausschlaggebend für einen möglichst reibungslosen und effizienten Scanprozess ist eine klare Struktur und ein geordneter Ablauf. Folgender Prozess ist zu empfehlen:- Die scannende Person nimmt den ersten zu scannenden Stapel und entfernt alles von den Be
legen, was den Scanprozess stören kann (Klarsichtfolien, Heftklammern, Klebe-Zettel). - Die Dokumente werden nach Ihren Papierformaten sortiert. (A4, Doppelseitig bedruckt,
Kassenbons, ...). - Jetzt kann der erste Stapel der Belege in den Scanner eingelegt und die Scanoberfläche aufgerufen werden. Danach müssen Mandant, Belegtyp und Scanoptionen ausgewählt oder aktiviert werden.
- Der letzte Schritt der Belegdigitalisierung ist das Prüfen der korrekten Trennung und gegebenenfalls die manuelle Anpassung.
Sollte Sie in einer Remote-Desktop-Umgebung arbeiten und über diese unsere Website aufrufen und den Scan auslösen, muss die Scansoftware auf dem Remoteserver installiert werden. In der Regel hilft Ihnen dabei Ihr Netzwerkadministrator.
Wann ist das Scannen mit Finmatics nicht sinnvoll?
Die Anbindung von Scannern in einer DATEV ASP Umgebung ist nicht möglich.
Scannen mit Multifunktionsgeräten ist nicht sinnvoll, wenn das Gerät nicht in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes steht. Das Scannen mit Multifunktionsgeräten ist nur dann möglich, sofern das Gerät lokal an einen PC angeschlossen ist.
Workaround
Eine Alternative gibt es im Zusammenspiel mit dem Webupload. Hier werden Belege in einen Dateipfad hochgeladen und dann per Drag and Drop zu Finmatics hochgeladen. Nachfolgend finden Sie Anleitungen der bekanntesten Scanner Hersteller zur Konfiguration des Scannens in einen Netzwerkordner:
- HP: https://support.hp.com/at-de/document/ish_6073065-6218272-16
- Canon: https://oip.manual.canon/USRMA-0104-zz-CS-deDE/contents/1T0002183975.html
- Brother: https://support.brother.com/g/b/faqend.aspx?c=at&lang=de&prod=dcpl8400cdn_us_eu_cn&faqid=faq00002979_008
- Epson: https://download4.epson.biz/sec_pubs/wf-c20600_series/useg/de/GUID-FB5B5384-1279-4A39-8B5A-996C38AFACF8.htm
Sollten Sie einen anderen Scanner Anbieter verwenden, kann Ihnen folgende Anleitung helfen:
1. Netzwerkscanner-Konfiguration aufrufenWenn Ihr Scanner dies unterstützt, können Sie diesen Speicherort als Standardziel für alle zukünftigen Scans festlegen.