Wie werden Stammdaten von Geschäftspartnern für BMD neu angelegt oder ergänzt
Erfahren Sie, wie Sie Geschäftspartner-Stammdaten in BMD und Finmatics synchronisieren und welche Einstellungen für die automatische Anlage empfohlen werden.
Wie werden Stammdaten von Geschäftspartnern für BMD neu angelegt oder ergänzt
Stammdaten von Geschäftspartnern (Debitoren und Kreditoren) sollten idealerweise direkt in BMD NTCS angelegt und gepflegt werden. Bei Nutzung der API-Schnittstelle werden diese Daten automatisch zu Finmatics synchronisiert. Zwar ist eine automatische Anlage durch Finmatics technisch möglich, wir empfehlen jedoch BMD als stammdatenführendes System, um Duplikate und Inkonsistenzen zu vermeiden.
Wo hinterlege ich Stammdaten der Geschäftspartner?
Die Verwaltung der Stammdaten ist entscheidend für eine hohe Automatisierungsrate. Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wobei die erste Option der empfohlene Standard ist:
- Anlage in BMD (Empfohlen): Sie legen neue Partner direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware an.
- Anlage in Finmatics: Finmatics erstellt den Partner basierend auf den ausgelesenen Belegdaten.
Die Übertragung bereits bestehender Geschäftspartner erfolgt initial im Zuge des technischen Anbindungstermins mit BMD.
Wie funktioniert der Abgleich mit BMD als führendes System?
Wenn Sie Finmatics mit BMD via API-Schnittstelle verwenden, findet eine Synchronisation statt. Der empfohlene Workflow sieht wie folgt aus:
- Sie legen neue Geschäftspartner oder Änderungen an Adressen/Bankdaten direkt in BMD NTCS an.
- Diese Daten werden automatisch zu Finmatics synchronisiert.
- Wenn Finmatics eine Eingangsrechnung eines neuen Geschäftspartners erkennt, wird dieser nicht automatisch in Finmatics angelegt, sondern es wird auf die Synchronisation aus BMD gewartet oder der Beleg wird einem bestehenden Datensatz zugeordnet.
Vorteil: Ihre Buchhaltungssoftware bleibt die einzige Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth), was die Datenqualität erhöht.
Kann Finmatics Geschäftspartner automatisch anlegen?
Ja, Finmatics kann als stammdatenführendes System agieren, wenn dies in Ihrem Prozess gewünscht ist.
- Funktionsweise: Laden Sie eine Eingangsrechnung eines neuen Geschäftspartners hoch. Wenn USt-IdNr., Name und Gesellschaftsform klar ersichtlich sind, legt Finmatics den europäischen Geschäftspartner automatisch an.
- Nummerierung: Die Vergabe der Nummern erfolgt fortlaufend basierend auf der zuletzt vergebenen Nummer in Finmatics.
- Synchronisation: Die neuen Daten werden beim nächsten Export des Belegs automatisch an die BMD übertragen.
Hinweis zur Konfiguration: Die automatische Geschäftspartneranlage ist standardmäßig für alle Belegtypen deaktiviert. Wenn Sie diese Funktion für bestimmte Belegtypen (z. B. nur Eingangsrechnungen) nutzen möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Support unter support@finmatics.com.