Wie protokolliert Finmatics Änderungen der Belege im Audit Trail?
Finmatics protokolliert Änderungen an Belegen im Audit Trail. Erfahren Sie hier, wie Sie den Verlauf einsehen und welche Daten gespeichert werden.
Wo finde ich den Verlauf?
Den detaillierten Belegverlauf rufen Sie direkt über die Erfassungsmaske eines einzelnen Belegs auf:
Welche Informationen werden im Verlauf gespeichert?
Im Verlauf wird jede Änderung chronologisch protokolliert. Neben dem Zeitpunkt der Änderung sehen Sie auch den Verantwortlichen.
- Benutzer: Name der Person, die die Änderung vorgenommen hat.
- Finmatics / SSC: Einträge mit dem Benutzer 'Finmatics' deuten auf automatische Prozesse durch die Software oder Bearbeitungen durch das Shared Service Center (SSC) hin.
Folgende Ereignisse werden detailliert dokumentiert:
1. Hochgeladen
Hier sehen Sie, wer das Dokument wann und über welchen Kanal (z. B. E-Mail, Scan, Web-Upload) in das System eingebracht hat.
2. Erstellt durch Restrukturieren
Dieser Eintrag erscheint, wenn die Seiten eines Belegs nach dem Upload neu sortiert, getrennt oder zusammengefügt wurden. Der Benutzer, der diese Sortierung vorgenommen hat, wird angezeigt.
3. QR-Code erkannt
Sofern ein QR-Code auf dem Beleg vorhanden ist, wird protokolliert, ob dessen automatische Auslesung erfolgreich war.
4. Kontrollen abgeschlossen
Finmatics führt bei jeder Veränderung (Upload, Sortierung, Feldänderung) automatische Prüfungen durch. Dieser Eintrag zeigt an, ob diese Validierungen erfolgreich waren oder ob Warnungen (z. B. Duplikate, fehlende Pflichtfelder) vorliegen.
5. Bestätigt von KI
Sobald die künstliche Intelligenz die Vorerfassung abgeschlossen hat, wird dieser Status gesetzt. Der Beleg ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht final verifiziert, steht aber bereits für bestimmte Abholprozesse (z. B. via API) bereit.
6. Bearbeitet
Dieser Eintrag erscheint, wenn ein Benutzer Felder manuell ändert.
- Details: Der Verlauf zeigt den alten Wert und den neuen Wert des geänderten Feldes an.
- Verifizierung: Hier ist ersichtlich, wann der Beleg den Status 'Verifiziert' erreicht hat.
7. Bestätigt
Dies markiert den Abschluss der manuellen Bearbeitung. Der Eintrag wird erstellt, sobald ein Benutzer auf 'Bestätigen und Weiter' klickt oder den Status auf 'Zu klären' setzt.
8. Exportiert
Dieser finale Schritt dokumentiert die Übergabe an das ERP-System. Der Eintrag zeigt an, über welche Schnittstelle der Export erfolgte:
- api_update: BMD API, RZL, Business Central
- DatevPushImageOnly: DATEV Belegbilderservice
- DatevPushDXSO: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
- DatevPushBuchungsdatenservice: DATEV Buchungsdatenservice
Wie werden Workflow-Statusänderungen dargestellt?
Wenn Sie einen Rechnungsfreigabe-Workflow nutzen, werden auch diese Schritte protokolliert:
- Workflow gestartet: Der Beginn des Freigabeprozesses.
- Aufgabe gestartet: Zeigt an, in welcher Stufe (z. B. 'Sachliche Prüfung') sich der Beleg aktuell befindet.
- Workflow abgeschlossen: Bestätigung, dass der gesamte Freigabeprozess erfolgreich durchlaufen wurde.