Finmatics protokolliert für Sie eine Vielzahl der durchgeführten Änderungen an Belegen. Im Verlauf haben Sie die Möglichkeit, Datums- und Zeitstempel sowie Aufzeichnungen über die Prozessschritte einzusehen.
Inhalt
Wo finde ich den Verlauf/ Audit Trail?
Klicken Sie in der Erfassungsmaske des Beleges rechts auf das Dreipunktmenü und anschließend auf den Punkt "Verlauf".
Welche Informationen kann ich im Verlauf/ Audit Trail einsehen?
Im Verlauf können Sie jede Änderung mit Zeitstempel einsehen. Zusätzlich sehen Sie, welcher Benutzer die Änderungen vorgenommen hat. Sollte Ihnen als Benutzer Finmatics angezeigt werden, steht dies entweder für Mitarbeiter unseres Shared Service Centers (SSC), oder die Finmatics Software. Für eine detailliertere Ansicht der vorgenommenen Änderungen klicken Sie rechts auf den Pfeil in der entsprechenden Zeile.
Folgende Ereignisse können im Verlauf eingesehen werden:
Hochgeladen
In diesem Ereignis sehen Sie durch welchen Benutzer, zu welchem Zeitpunkt und über welchen Übertragungsweg der Beleg hochgeladen wurde.
Erstellt durch Restrukturieren
Dieses Ereignis scheint auf, wenn Seiten des Belegs nach dem Hochladen neu sortiert wurden. Am Benutzer erkennen Sie, wer die Änderungen durchgeführt hat.
QR-Code erkannt
Sollte ein QR-Code auf dem Beleg enthalten und ausgelesen worden sein, kann im Verlauf eingesehen werden, ob dessen Auslese erfolgreich war.
Kontrollen abgeschlossen
In diesem Ereignis sehen Sie, ob die durch Finmatics durchgeführten Kontrollen erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Sie sehen hier ggf. Meldungen, welche Werte des Belegs noch zu prüfen oder zu ergänzen sind. Automatische Kontrollen seitens Finmatics werden immer bei Veränderungen am Beleg durchgeführt z.B. bei Sortierung der Seiten des Belegs oder Erfassung der Belegfelder als auch nach dem Hochladen.
Bestätigt von KI
Sobald die künstliche Intelligenz den vorerfassten Beleg bestätigt hat, erscheint dieses Ereignis im Verlauf. Der Beleg ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht verifiziert, kann aber z.B. bereits durch BMD API abgeholt werden.
Bearbeitet
Das Ereignis “Bearbeitet” kann im Verlauf mehrmals aufscheinen. Hier wird Ihnen angezeigt welche:r Benutzer:in, Belegfelder bearbeitet hat sowie der Wert des Belegfelds vor und nach der Bearbeitung. Sie können hier ebenfalls einsehen, ab welchem Zeitpunkt der Beleg in den Status “Verifiziert” übergegangen ist. Weitere Informationen finden Sie in Wie kann ich prüfen, ob genügend verifizierte Belege/Trainingsdaten vorhanden sind?.
Bestätigt
Sobald ein:e Benutzer:in auf “Bestätigen und Weiter” in der Erfassungsmaske klickt oder den Beleg in “Zu klären” setzt, erscheint das Ereignis “Bestätigt” mit Zeitstempel im Verlauf. Direkt darüber oder darunter findet sich ein “Bearbeitet” Event mit dem selben Zeitstempel.
Exportiert
In diesem Ereignis sehen Sie über welche Schnittstelle der Beleg in Ihr ERP-System exportiert wurde
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api_update (BMD API, RZL, Business Central)
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DatevPushImageOnly (DATEV Belegbilderservice)
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DatevPushDXSO (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0)
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DatevPushBuchungsdatenservice (DATEV Buchungsdatenservice)
Ferner können Sie hier auch feststellen ob der Export erfolgreich war oder nicht. War dieser erfolgreich, wird dieser als exportiert markiert.
Kann ich den Verlauf/Audit Trail herunterladen?
Der Verlauf kann als CSV oder PDF Datei heruntergeladen werden. Zusätzlich kann der Verlauf via REST-API abgeholt werden
