Wie nutze ich den „Download“ Report?

Sie können im Finmatics Portal einen Bericht downloaden. Dieser enthält Informationen zum Upload in und Export aus Finmatics, ausgelesenen Beleginformationen, und mehr. Dieser Artikel enthält eine Anleitung zum Download und erklärt die Report-Daten.

Wie lade ich den Report herunter?

In der Belegübersicht haken Sie die Belege an und können mit Klick auf "" und  „Download als Excel Datei“ den Detailreport downloaden, Der Detailreport erhält Informationen, wie Belege nach Finmatics importiert und an Drittsoftware exportiert wurden, die ausgelesenen Daten sowie Informationen zu Rechnungen, die sich im Workflow befinden. Wenn Sie den Report downloaden, erhalten Sie diesem im MS Excel® Format (.xlsx) und die Information ist in folgende Tabs aggregiert:

Feld

Beschreibung

Beispiel

document_id

Die Finmatics Document ID. Eindeutige ID des Belegs in Finmatics

10401515

inbound_date

Datum, an welchem das Dokument nach Finmatics übertragen wurde

2021-06-23 15:13:08

inbound_user

User oder System, welches das Dokument nach Finmatics übertragen hat

max.mustermann@finmatics.com

inbound_mode

Art, wie die Übertragung (Import) stattgefunden hat

Web-Upload

document_export_date

Datum, an welchem das Dokument von Finmatics an ein Drittsystem (ERP oder Buchhaltungssystem) übertragen wurde

2021-08-17 14:03:18

outbound_user

User oder System, welches das Dokument von Finmatics an das Drittsystem übertragen hat

max.mustermann@finmatics.com

outbound_destination

System, an welches Finmatics überträgt

SAP

outbound_mode

Art, wie die Übertragung (Export) stattgefunden hat

auto-export

filename

Orginalname des Dokuments,

dialog_12834914.pdf

link

Finmatics Link - mit diesem Link können Sie den Beleg aufrufen

https://app.finmatics.com/invoices/11979515

Tipp! Über den Link können Sie den Beleg direkt aufrufen und nach Log-In in Finmatics das Dokument in Finmatics aufrufen.

Die weiteren Spalten im Excel-Dokument

Header Data

In diesem Tab finden Sie die ausgelesenen Daten (Kopfdaten) aus dem Dokument. Die Anzahl der Spalten kann variieren, je nachdem wie viele Felder Sie durch Finmatics auslesen lassen.
Jede Zeile entspricht einem Rechnungsdokument.

Line Items

In diesem Tab finden Sie die ausgelesenen Daten (Positionsdaten) aus dem Dokument. Die Anzahl der Spalten kann variieren, je nachdem wie viele Felder Sie durch Finmatics auslesen lassen. Ein Dokument kann mehrere Zeilen beanspruchen. Wurden beispielsweise aus einem Dokument 3 Positionszeilen ausgelesen, entstehen 3 Zeilen im Report mit der gleichen document_id.

Workflow Open Tasks

In diesem Tab finden Sie jene Dokumente, die sich noch im Workflow (z.B. Rechnungsfreigabe) befinden.

Feldname

Beschreibung

Beispiel

document_id

Die Finmatics Document ID

10401515

apporval_step_name

Name des Workflow Schrittes

Inhaltliche Freigabe

assignee

User, welcher für die Freigabe zugeteilt wurde

max.mustermann@finmatics.com

candidates

Alternative User, welche die Freigabe auch durchführen können (z.B. Vertreter)

max.mustermann@finmatics.com

assignment_date

Datum, wann die Aufgabe dem User zugeteilt wurde

2021-08-17 14:03:18

apporval_step_id

Eindeutige ID des Freigabeschrittes

10401515

process_definition_id

Eindeutige ID des Workflows

10401515

Workflow History

In diesem Tab finden Sie Informationen zur History der Freigabe. Z.B. die Information, welcher User Belege freigeben hat.

 

Beschreibung

Beispiel

document_id

Die Finmatics Document ID

10401515

apporval_step_id

ID des Freigabeschrittes. Jeder Freigabeschritt in Finmatics hat eine eindeutige ID für die eindeutige Nachvollziehbarkeit der Freigaben

ID_10401515

apporval_step_name

Name des Freigabeschrittes

inhaltliche Rechnungsfreigabe

user

User welcher die Freigabe durchgeführt hat

max.mustermann@finmatics.com

action_date

Datum, an welchem die Freigabe durchgeführt wurde

2021-08-17 14:03:18

action

Aktion, welche durchgeführt wurde

approved

action_value

Wert der Aktion

TRUE

definition_id

Eindeutige ID des Workflow

ID_10401515

In welchen Fällen ist der Download des Reports sinnvoll?

Ein Beleg befindet sich doppelt in Finmatics (und wurde z.B. von Finmatics als Duplikat erkannt). Wie kann ich herausfinden, welches System/ User diesen importiert hat?

Suchen Sie die doppelten Belege im Reiter „Belege“. Laden Sie den Excel Report. Im Reiter „Transfer“ sehen Sie, wie diese Dokumente nach Finmatics exportiert wurden (inbound_mode) und durch welchen User (inbound_user), wann (inbound_date) und auch den Namen des Orginaldokuments, welches übertragen wurden (filename). Damit können Sie eindeutig nachvollziehen, wie die Belege doppelt in das System übetragen wurden.

Wie kann ich eine Übersicht bekommen, welche Belege noch nicht freigeben wurden?

Voraussetzung ist hierfür Berechtigung auf Belege ihrer Organisation. Klicken Sie auf „Belege“ und filtern Sie nach allen Belegen „Workflow Status“ = ausstehend. Sie sehen alle offenen Belege.
Wenn Sie Detailinformationen wünschen, haken Sie die Belege an, klicken Sie auf „Download als Excel Datei". Im Tab „Workflow Open Tasks“ finden Sie Detailinformationen, seit wann und bei welchem User die Belege zur Freigabe zugeteilt sind und vieles mehr.

Wie kann ich nachvollziehen, wer einen Beleg freigeben hat?

Suchen Sie nach den gewünschten Belegen im Reiter „Belege“. Haken Sie den gewünschten Beleg an (oder mehrere Belege). Klicken Sie auf „Download als Excel Datei". Im Tab „Workflow History“ finden Sie die Detailinformationen zur Freigabe, u.a. durch welche User der Beleg freigeben wurde, wann dieser Beleg freigegeben wurde sowie die IDs des Workflows.

Kann ich die ausgelesenen Daten aus Finmatics im Excel Format downloaden?

Suchen Sie nach den gewünschten Belegen im Reiter „Belege“. Haken Sie den gewünschten Beleg an oder mehrere Belege. Klicken Sie auf „Download als Excel Datei". Im Tab „Header Data“ finden Sie die ausgelesenen Kopfdaten. Im Tab „Line Items“ finden Sie die ausgelesenen Positionsdaten.
Sie finden ebenso einen Link in das Finmatics Belegarchiv um die Belege direkt aufzurufen.