Welche Varianten der Automatisierung stehen zur Verfügung?
Sie können in Finmatics zwischen fünf verschiedenen Logiken wählen, um den Buchungstext automatisch vorzuschlagen:
- Deaktiviert: Das Feld für den Buchungstext bleibt leer und muss manuell ausgefüllt werden.
- Name des zugewiesenen Geschäftspartners (Personenkonto): Finmatics übernimmt automatisch die Bezeichnung des Lieferanten oder Kunden, wie sie in den Stammdaten (Personenkonto) hinterlegt ist.
- Basierend auf vorherigen Belegen: Die KI lernt aus der Historie. Finmatics reproduziert den Buchungstext exakt so, wie er in der Vergangenheit für die Kombination aus Kreditor und Steuercode verwendet wurde.
- Name des Geschäftspartners aus dem Belegtext (LLM): Ein Large Language Model (LLM) liest den Namen des Partners direkt aus dem Belegbild aus. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit Sammelkonten arbeiten (z. B. diverse Kreditoren) oder viele Einmalkunden haben, da der spezifische Name trotzdem im Text erscheint.
- Ware/Leistung (Finmatics-Standardisiert): Finmatics analysiert den Inhalt der Rechnung und vergleicht ihn mit einer internen Datenbank. Ähnelt die Bedeutung einem bekannten Eintrag, wird dieser standardisierte Text verwendet (z. B. 'Büromaterial'). Bei neuen Inhalten lernt die Datenbank dazu. Bei Kassenbelegen wird zusätzlich der Geschäftspartnername angefügt.
Wo konfiguriere ich diese Einstellungen?
Die Einstellungen für den Buchungstext werden pro Mandant und Belegtyp festgelegt. Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie im Menü den Punkt Mandanten und wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.
- Navigieren Sie zum Reiter Belegtypen.
- Klicken Sie auf den gewünschten Belegtyp (z. B. Eingangsrechnung) und anschließend auf den Reiter Einstellungen.
- Alternativ können Sie dies auch global im linken Menü unter dem Punkt Unternehmen konfigurieren, falls die Einstellung für alle Mandanten gelten soll.
Unter dem Abschnitt Belegverarbeitung finden Sie das Dropdown-Menü für die 'Vorhersage - Buchungstext'. Wählen Sie hier die gewünschte Variante aus.
Was tun, wenn ein vorgeschlagener Buchungstext falsch ist?
Sollte Finmatics einen Buchungstext vorschlagen, der für Ihre Zwecke ungeeignet ist und dauerhaft korrigiert werden muss, können Sie dies melden. Wenden Sie sich bitte an unseren Support unter support@finmatics.com. Wir können spezifische, bereits generierte falsche Vorschläge für zukünftige Vorhersagen ausschließen (Blacklisting).
Hinweis: Dies betrifft nur die Korrektur spezifischer, bereits gelernter Vorschläge, nicht das generelle Ausschließen von Begriffen.
Kann ich Kürzel aus meinem ERP-System verwenden?
Ja, Finmatics unterstützt die Verwendung von Kürzeln (Shortcodes), wie sie in vielen ERP-Systemen (z. B. BMD) üblich sind. Die KI kann lernen, diese Kürzel vorherzusagen und an das Buchhaltungssystem zu übergeben, was die Automatisierung weiter verbessert.
Weitere Informationen zur Verwendung von BMD-Kürzeln finden Sie in unserem Artikel: BMD - Kann ich in Finmatics die Variablen für den Buchungstext verwenden?