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Wie lange dauert die Belegverarbeitung in Finmatics und wann können diese abgeholt werden?
Belege können zu jeder Zeit abgeholt werden. Da vom Übermitteln der Belege an Finmatics bis zur Fertigstellung eines maschinellen Ergebnisses bis zu 30 Minuten vergehen können, ist jedoch von einer sofortigen Abholung nach Übertragung der Belege abzuraten.
Im Fall, dass die Qualitätssicherung des Shared Service Centers in Anspruch genommen wird, werden die Belege innerhalb von 24 Stunden ab Übertragung an Werktagen zur Verfügung gestellt.
Wie hole ich Belege von Finmatics ab?
Von Finmatics freigegebene Belege können in der RZL Belegverarbeitung im RZL Board abgeholt werden. Öffnen Sie dazu im RZL Board den jeweiligen Klienten und wechseln Sie in den Bereich BELEGE. Wählen Sie hier den Eintrag “Belege Finmatics” ①. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie sich in der Klientenebene befinden.
Beim Öffnen dieser Ansicht werden die Belege noch nicht tatsächlich abgeholt und bei Finmatics als exportiert markiert. Dies passiert erst bei Übernahme der Belege ins RZL Board. Wird die Ansicht wieder geschlossen wird, wird am Status der Belege nichts verändert.
Bei Ausführung der RZL Belegdatenerkennung werden die ausgelesenen Belegdaten von Finmatics verworfen und die Belegdaten werden mit der RZL Logik bzw. mit den angelegten Schablonen ausgelesen.
Was kann ich tun, wenn mir die Schaltfläche “Belege Finmatics” nicht angezeigt wird?
Die Schaltfläche “Belege Finmatics” ist nur dann aktiv wenn in den Stammdaten Finmatics aktiviert ist bzw. die Finmatics Stammdaten hinterlegt sind.
In der RZL finden Sie unter Hilfe - Kurzanleitungen in “Finmatic connect to RZL” weitere Informationen zu den Einstellungen.
Belegansicht Finmatics
Nachdem Sie auf “Belege Finmatics” geklickt haben und die Belege von Finmatics eingespielt wurden, können Sie folgende Informationen einsehen:
- In der Seitenansicht ② wird eine Vorschau aller noch nicht abgeholten Belege angezeigt
- in der Listenansicht ③ eine Liste der Belege mit den Belegdaten von Finmatics
- in der Detailansicht wird das Detail zum markierten Beleg (unter anderem im
Registerblatt Gegenbuchungen das Gegenkonto, das von Finmatics vorgeschlagen wird ④)
Belegstatus
In den Spalten Bearbeitungsstatus und Bestätigt durch wird der aktuelle Status pro Beleg angezeigt ⑤. Der Status kann folgende Ausprägungen haben:
- In Arbeit – Unvollständig: Beleg wird durch die Maschine oder das Shared Service Center noch bearbeitet und ist daher unvollständig. Der Beleg kann abgeholt werden, wenn er dringend benötigt wird
- Fertig – Unvollständig: Der Beleg ist fertig bearbeitet, jedoch konnte mindestens ein Feld nicht vollständig ausgelesen werden. Der Beleg kann abgeholt werden
- Fertig – Finmatics: Der Beleg ist fertig bearbeitet und alle Felder wurden vollständig ausgelesen. Der Beleg kann abgeholt werden.
Belege aus Finmatics übernehmen
Zum Hinzufügen der Belege wählen Sie nun im Bereich Belege übernehmen ⑥ den Menüpunkt Alle übernehmen oder Auswahl übernehmen. Die Belege werden nun bei Finmatics als exportiert markiert und in die RZL Belegverarbeitung übernommen.
Die Belege finden Sie nun im Bereich Belege / ungebuchte Belege ⑦. Diese Belege können nun in der RZL Finanzbuchhaltung bzw. im RZL Einnahmen/Ausgaben Programm gebucht werden.
Was bedeutet der Status „Fehler“ in RZL?
Sollten Sie unser Shared Service Center in Anspruch nehmen und dieses Felder am Beleg nicht auslesen können, wird der Status des Belegs in Finmatics auf "Zu klären" gesetzt. In diesem Fall kommt es zur Meldung "Fehler" in RZL. Weitere Informationen finden Sie in Was bedeutet die Qualitätssicherung der Belege?.