Freigegebene Belege können Sie direkt im RZL Board abholen. Öffnen Sie dazu den jeweiligen Klienten, wechseln Sie in den Bereich BELEGE und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Belege Finmatics'. Wählen Sie anschließend 'Alle übernehmen' oder 'Auswahl übernehmen', um die Belege final in die RZL Belegverarbeitung zu importieren und in Finmatics als exportiert zu markieren.
Wann stehen Belege zur Abholung bereit?
Belege können grundsätzlich jederzeit abgeholt werden. Beachten Sie jedoch folgende Verarbeitungszeiten für optimale Ergebnisse:
- Maschinelle Verarbeitung: Nach der Übertragung dauert es bis zu 30 Minuten, bis die KI-Ergebnisse fertiggestellt sind.
- Shared Service Center (SSC): Nutzen Sie die Qualitätssicherung durch das SSC, stehen die geprüften Daten an Werktagen in der Regel innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung.
Wie starte ich den Abruf in RZL?
Der Abruf erfolgt zentral über das RZL Board auf Klientenebene.
- Öffnen Sie den Klienten im RZL Board.
- Wechseln Sie in den Reiter BELEGE.
- Klicken Sie auf 'Belege Finmatics' (siehe Markierung ① im Bild).
Hinweis: Das reine Öffnen dieses Fensters löst noch keinen Statuswechsel in Finmatics aus. Die Belege gelten erst als 'exportiert', wenn Sie diese im nächsten Schritt aktiv übernehmen.
Was kann ich tun wenn die Schaltfläche fehlt?
Sollte der Button 'Belege Finmatics' nicht sichtbar oder inaktiv sein, ist Finmatics in den Stammdaten des Klienten noch nicht aktiviert oder die Zugangsdaten fehlen.
- Prüfen Sie, ob in den Stammdaten 'Finmatics' aktiviert ist.
- Weitere Details finden Sie in RZL unter Hilfe - Kurzanleitungen - 'Finmatic connect to RZL'.
Welche Informationen sehe ich in der Vorschau?
Nach dem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit den bereitstehenden Daten aus Finmatics:
- Seitenansicht (②): Vorschau aller noch nicht abgeholten Belege.
- Listenansicht (③): Tabellarische Auflistung mit den erkannten Belegdaten.
- Detailansicht (④): Details zum markierten Beleg, inklusive des vorgeschlagenen Gegenkontos im Registerblatt 'Gegenbuchungen'.
Was bedeuten die Statusmeldungen?
In den Spalten 'Bearbeitungsstatus' und 'Bestätigt durch' (⑤) sehen Sie den aktuellen Stand der Verarbeitung:
- In Arbeit – Unvollständig: Der Beleg wird noch von der KI oder dem SSC bearbeitet. Er kann abgeholt werden, Daten fehlen jedoch eventuell.
- Fertig – Unvollständig: Die Verarbeitung ist abgeschlossen, aber mindestens ein Feld konnte nicht sicher ausgelesen werden.
- Fertig – Finmatics: Der Beleg ist vollständig verarbeitet und alle Felder wurden erfolgreich ausgelesen.
Wie übernehme ich die Belege final in die Buchhaltung?
Um den Prozess abzuschließen, müssen die Belege in das RZL Board transferiert werden:
- Wählen Sie im Bereich 'Belege übernehmen' (⑥) entweder 'Alle übernehmen' oder 'Auswahl übernehmen'.
- Ergebnis: Finmatics markiert diese Belege nun als 'exportiert'.
- Die Daten erscheinen in RZL unter 'Belege / ungebuchte Belege' (⑦) und stehen für die Finanzbuchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bereit.
Was bedeutet der Status Fehler in RZL?
Erscheint in RZL die Meldung 'Fehler', konnte das Shared Service Center (SSC) bestimmte Felder nicht auslesen. In Finmatics wird dieser Beleg auf den Status 'Zu klären' gesetzt.
- Lösung: Prüfen Sie den Beleg in der Finmatics Web-Oberfläche.
- Hintergrund: Weitere Infos finden Sie im Artikel Was ist das Shared Service Center?