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Was bereits erledigt ist?
Die technische Einrichtung ist erfolgt und Sie haben neben den Programmen “BOARD Belegaufbereitung”, auch das Modul “RZL FIBU/ EA Modul Belegverarbeitung” und "KIS". Das “RZL FIBU/EA Modul Belegverarbeitung” wurde bei RZL lizenziert, um Finmatics nutzen zu können.
Wie geht es nun weiter?
Nachdem Sie die Einstellungen in RZL vorgenommen haben, wird die Arbeit mit Finmatics in einem persönlichen Gespräch mit unserem Team besprochen.
1. Einstellungen in RZL
1.a Finmatics Zugangsdaten in RZL hinterlegen
Die von uns erhaltenen Zugangsdaten, müssen zuerst im RZL Board hinterlegt werden. Klicken Sie auf "Stamm" ohne einen Klienten ausgewählt zu haben und tragen Sie unter "Einstellungen Finmatics" die E-Mail Adresse sowie das Passwort ein. Weitere Informationen finden Sie im verlinkten PDF unter Punkt 1 und im folgenden Artikel:
1.b Mandanten und Buchungskreise aktivieren
In RZL können Sie nun Finmatics für Ihre Mandanten aktivieren und festlegen welche Belegkreise mit welchem Belegtypen in Finmatics angelegt werden sollen. Um Mandanten zu aktivieren wählen Sie den gewünschten Klienten aus und öffnen Sie den Klientenstamm. Markieren Sie unter Belegverarbeitung - Finmatics den Punkt "Finmatics aktivieren". Eine detaillierte Anleitung finden im PDF unter Punkt 2.
1.c Trainingsdaten von RZL nach Finmatics exportieren
Für eine optimale Arbeit mit Finmatics ist es wichtig, dass neben der Synchronisation der Mandanten auch Stamm- und Trainingsdaten zu Finmatics geladen werden. Wählen Sie dazu in der FIBU - Bearbeiten - DMS Belegverarbeitung - Finmatics trainieren. In Punkt 3 des PDFs erhalten Sie weitere Informationen.
1.d Automatische Aktualisierung der Mandanten einrichten
Damit Finmatics Belege den richtigen Personenkonten zuteilt, ist es notwendig, das aktuelle Daten vorliegen. Es empfiehlt sich deshalb, die automatische Aktualisierung der Personenkonten in RZL zu aktivieren, damit aktualisierte Daten automatisch nach Finmatics überspielt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in Punkt 4 des PDFs.
2. Einstellungen in Finmatics
2.a Besondere Einstellungen für Mandanten und Automatisierungen
Wenn Sie Mandanten haben, die steuerbefreit sind, Sie bestimmte Felder beim Vorerfassen hinzufügen oder entfernen wollen oder besondere Einstellungen für die Automatisierung des Buchungstextes wünschen, helfen Ihnen folgende Helpcenter Artikel:
- Wie automatisiere ich Buchungstexte?
- Kann ich Unternehmen mit unechter Steuerbefreiung verarbeiten?
- Wie konfiguriere ich die Erfassungsmaske?
2.b Belegtypen anpassen
Die Erstellung von neuen Belegtypen erfolgt ausschließlich in der RZL. Wenn Sie auf einen Belegtypen klicken, haben Sie die Möglichkeit den Anzeigenamen des Belegs zu konfigurieren. Dieser Name ist beim Hochladen der Belege für die Mandanten ersichtlich. Eine systemgenerierte E-Mail Adresse wird pro Beleg automatisch erstellt, diese ist sofort funktionsfähig. Alles, was an diese Adresse gelangt und einen PDF- oder Bildanhang (z.B. im Format jpeg, tiff, etc.) hat, wird zum jeweiligen Mandanten und Belegkreis zugeordnet und dort hochgeladen. Die Belege werden maschinell ausgelesen und generieren einen Buchungsvorschlag.
2.c Kostenstellen aktivieren
Sie haben die Möglichkeit Kostenstellen zu aktivieren. Neben der Kontonummer können Kostenstellen vorhergesagt werden und durch Bestätigen können Sie von Finmatics angelernt werden. Kostenstellen können für die ganze Kanzlei oder für einen Klienten konfiguriert werden.
Mehr Informationen finden Sie hier:
2.d Benutzererstellung und Verwaltung
Sie können sowohl in der Benutzer-Ansicht oder auch in der Mandanten-Ansicht zusätzliche Benutzer einladen. Diese können Zugriff auf die ganze Kanzlei oder nur bestimmte Mandate haben, sodass sowohl Ihre Mitarbeiter und als auch Ihre Mandanten direkt in Finmatics Belege einscannen, trennen und heften können. Eine Anleitung, wie Sie die Benutzer erstellen und verwalten können, finden Sie unter folgenden Links:
2.e Benachrichtigungen für Benutzer einstellen
Sie können pro Mandant einen zuständigen Benutzer hinterlegen, welcher eine Benachrichtigung erhält, sobald Belege für die Verarbeitung bereitstehen oder exportiert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter:
2.f Allgemeine Automatisierungen konfigurieren
In der Einstellungen-Ansicht haben Sie das Möglichkeit Automatisierungen von Finmatics selbst zu konfigurieren. Sie können hier beispielsweise Einstellungen zur Seitentrennung vornehmen, zur Belegverarbeitung oder zur Erstellung von Stammdaten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Helpcenter Artikel:
3. Übertragen von Belegen nach Finmatics
Sie können die Belege direkt aus dem Klientenportal oder aus dem RZL Board in RZL zu Finmatics übertragen. Sie finden weitere Informationen im verlinkten PDF unter Punkt 5. Alternativ bieten sich natürlich auch alle Übertragungsoptionen aus Finmatics an, welche Sie im folgenden Artikel finden:
4. Belege bearbeiten und nach RZL exportieren
Nach der Verarbeitung der Belege in Finmatics, können die Belege direkt in RZL abgeholt werden. Sollten Sie Korrekturen vornehmen wollen, etwa an der Belegtrennung oder an den Buchungsvorschlägen, so nehmen Sie die Änderungen in RZL vor. Nach Verbuchung des Belegs werden die Korrekturen dann nach Finmatics synchronisiert.
Stellen Sie sicher, dass nur ungesplittete Belege in Finmatics hochgeladen werden. Andernfalls können diese Belege nicht von Finmatics nach RZL exportiert werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie in Punkt 6 des PDFs und im nachfolgenden Artikel: