Erste Schritte mit Finmatics für RZL

Herzlich willkommen bei Finmatics für RZL. Wir freuen uns, Sie bei Finmatics zu begrüßen. In diesem Artikel werden die ersten Schritte in der Zusammenarbeit von RZL und Finmatics erklärt.

Inhalt

Was bereits erledigt ist?

Die technische Einrichtung ist erfolgt und Sie haben neben den Programmen “BOARD Belegaufbereitung”, auch das Modul “RZL FIBU/ EA Modul Belegverarbeitung”. Das “RZL FIBU/EA Modul Belegverarbeitung” wurde bei RZL lizenziert, um Finmatics nutzen zu können

Wie geht es nun weiter?

Nachdem Sie die Einstellungen in RZL vorgenommen haben, wird die Arbeit mit Finmatics in einem persönlichen Gespräch mit unserem Customer Success Team besprochen.

1. Einstellungen in RZL

1.a Finmatics Zugangsdaten in RZL hinterlegen

Die von uns erhaltenen Zugangsdaten, müssen zuerst im RZL Board hinterlegt werden. Weitere Informationen finden Sie im verlinkten PDF unter Punkt 1.

1.b Mandanten und Buchungskreise aktivieren

In RZL können Sie nun Finmatics für Ihre Mandanten aktivieren und festlegen welche Belegkreise mit welchem Belegtyp in Finmatics angelegt werden sollen. Eine detaillierte Anleitung finden im PDF unter Punkt 2.

1.c Trainingsdaten von RZL nach Finmatics exportieren

Für eine optimale Arbeit mit Finmatics ist es wichtig, dass neben der Synchronisation der Mandanten auch Stamm- und Trainingsdaten zu Finmatics geladen werden. In Punkt 3 des PDFs erfahren Sie, wie Sie Trainingsdaten von RZL zu Finmatics übermitteln können.

1.d Automatische Aktualisierung der Mandanten einrichten

Damit Finmatics Belege den richtigen Personenkonten zuteilt, ist es wichtig das aktuelle Daten vorliegen. Es empfiehlt sich deshalb die automatische Aktualisierung der Personenkonten in RZL zu aktivieren, damit aktualisierte Daten automatisch nach Finmatics überspielt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in Punkt 4 des PDFs.

2. Einstellungen in Finmatics

2.a Besondere Einstellungen für Mandanten und Automatisierungen

Wenn Sie Mandanten haben, die steuerbefreit sind, Sie bestimmte Felder beim Vorerfassen hinzufügen oder entfernen wollen oder besondere Einstellungen für die Automatisierung des Buchungstextes wünschen, helfen Ihnen folgende Helpcenter Artikel:

• Wie automatisiere ich Buchungstexte?

• Kann ich Unternehmen mit unechter Steuerbefreiung verarbeiten?

2.b Benutzererstellung und Verwaltung

Sie können sowohl in der Benutzer-Ansicht oder auch in der Mandanten-Ansicht zusätzliche Benutzer:innen einladen. Diese können Zugriff auf die ganze Kanzlei oder nur bestimmte Mandate haben, sodass sowohl Ihre Mitarbeiter:innen und als auch Ihre Mandanten direkt in Finmatics Belege einscannen, trennen und heften können. Eine Anleitung, wie Sie die Benutzer:innen erstellen und verwalten können, finden Sie unter folgenden Links:

• Wie erstelle ich Benutzer:innen ?

• Wie werden Benutzer:innen verwaltet?

2.c Benachrichtigungen für Benutzer:innen einstellen

Sie können pro Mandant eine:n zuständige:n Benutzer:in hinterlegen, welche:r eine Benachrichtigung erhält, sobald Belege für die Verarbeitung bereitstehen oder exportiert wurden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter

• Wie kann ich eine:n verantwortlichen Benutzer:in beim Mandant hinterlegen?

3. Übertragen von Belegen nach Finmatics

Sie können die Belege direkt aus dem Klientenportal oder aus dem RZL Board in RZL zu Finmatics übertragen. Sie finden weitere Informationen im verlinkten PDF unter Punkt 5. Alternativ bieten sich natürlich auch alle Übertragungsoptionen aus Finmatics an, welche Sie unter Wie kann ich Dokumente an Finmatics übertragen? finden.

4. Belege bearbeiten und nach RZL exportieren

Nach der Verarbeitung der Belege in Finmatics, können die Belege direkt in RZL abgeholt werden. Sollten Sie Korrekturen vornehmen wollen, etwa an der Belegtrennung oder an den Buchungsvorschlägen, so nehmen Sie die Änderungen in RZL vor. Nach Verbuchung des Belegs werden die Korrekturen dann nach Finmatics synchronisiert. Weitere Informationen dazu finden Sie in Punkt 6 des PDFs.