Wie importiere ich Kostenstellen und Kostenträger in Finmatics?
Die Vorgehensweise beim Import hängt von Ihrem verwendeten ERP-System ab:
- BMD und RZL: Bei der Ersteinrichtung werden Kostenstellen und Kostenträger automatisch synchronisiert. Ein manueller Import ist in der Regel nicht notwendig.
- DATEV und Agenda: Hier erfolgt keine automatische Synchronisation. Die Daten müssen manuell importiert werden.
Für den manuellen Import stehen Ihnen CSV-Vorlagen zur Verfügung. Eine detaillierte Anleitung und die entsprechenden Vorlagen finden Sie im Artikel: Wie importiere ich Stammdaten und Bewegungsdaten per CSV?
Wie lege ich Kostenstellen manuell an?
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Kostenstellen und Kostenträger direkt in der Finmatics-Oberfläche anzulegen, sofern diese nicht automatisch synchronisiert werden.
- Öffnen Sie die Mandanten-Ansicht.
- Navigieren Sie zum Reiter Kostenstellen oder Kostenträger.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Füllen Sie die Felder Name und Nummer aus und speichern Sie die Eingabe.
Wichtiger Hinweis für BMD-Nutzer: Legen Sie Kostenstellen und Kostenträger immer direkt in der BMD an. Daten, die manuell in Finmatics erstellt werden, werden nicht automatisch in die BMD zurück synchronisiert.
Wie aktiviere ich die Belegfelder in der Erfassungsmaske?
Damit Sie oder die KI Kostenstellen auf Belegen zuweisen können, müssen die entsprechenden Felder in der Erfassungsmaske sichtbar sein.
Sollten die Felder 'Kostenstelle' oder 'Kostenträger' noch nicht angezeigt werden, müssen diese in der Konfiguration des Belegtyps hinzugefügt werden. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie im Artikel: Wie konfiguriere ich die Erfassungsmaske?
Wie automatisiere ich die Auslese von Kostenstellen?
Die Automatisierung basiert auf dem Prinzip des maschinellen Lernens. Finmatics analysiert vergleichbare historische Transaktionen eines Geschäftspartners und schlägt daraufhin die passende Kostenstelle vor. Mit jeder manuellen Korrektur durch einen Buchhalter lernt die KI dazu und verbessert zukünftige Vorhersagen.
Zusätzlich können Sie die Automatisierung über das Trainingscenter gezielt optimieren. Weitere Details dazu finden Sie unter: Wie nutze ich das Trainingscenter?
Spezielle Einstellung für DATEV (Automatisierungszentrale)
Wenn Sie DATEV nutzen, können Sie die Vorhersage explizit aktivieren:
- Öffnen Sie die Mandanten-Ansicht.
- Gehen Sie in den Reiter Einstellungen.
- Aktivieren Sie unter dem Bereich Belegverarbeitung die Checkbox Vorhersage - Kostenstelle.
Dadurch werden die Belegfelder 'Kost 1' und 'Kost 2' für die KI-Vorhersage freigeschaltet und historische Daten sowie Trainingsdaten für die Zuordnung berücksichtigt.
