Wie nutze ich den Report über die Transaktionsdetails?

Sie können den Detailreport in der Belege-Ansicht herunterladen. Markieren Sie dazu die gewünschten Belege in der Liste, klicken Sie in der Aktionsleiste oben rechts auf das Download-Symbol (⭳) und wählen Sie die Option „Report Herunterladen“. Sie erhalten anschließend eine Excel-Datei (.xlsx) per E-Mail, die detaillierte Informationen zu Transfer, Auslesedaten und Workflow-Historie enthält.

Wie lade ich den Report herunter?

Der Download des Reports erfolgt direkt über die Benutzeroberfläche von Finmatics. Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Belege-Ansicht im Menü.
Filtern Sie bei Bedarf nach Mandanten oder Status.
Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Belegen, für die Sie einen Report benötigen.
Klicken Sie oben rechts auf das Download-Symbol (⭳).
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Report Herunterladen“.
Das System generiert den Report im Hintergrund und sendet ihn an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

Welche Informationen enthält der Detailreport?

Der Report wird im Microsoft Excel® Format (.xlsx) bereitgestellt und gliedert die Informationen in verschiedene Reiter (Tabs).

Reiter: Transfer

Dieser Bereich protokolliert den technischen Weg des Belegs (Import und Export).

document_id: Eindeutige ID des Belegs in Finmatics.
inbound_date: Datum und Uhrzeit des Imports nach Finmatics.
inbound_user: Benutzer oder System, das den Beleg hochgeladen hat.
inbound_mode: Übertragungsweg des Imports (z. B. Scan, E-Mail, API).
document_export_date: Datum des Exports an das Zielsystem.
outbound_user: Benutzer oder System, das den Export ausgelöst hat.
outbound_destination: Zielsystem (z. B. DATEV, BMD).
filename: Originaler Dateiname beim Upload.
link: Ein Direktlink zum Beleg in Finmatics (Login erforderlich).

Reiter: Header Data

Hier finden Sie die ausgelesenen Kopfdaten der Rechnung. Jede Zeile repräsentiert ein Dokument. Die Spalten hängen von Ihrer Konfiguration ab (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag, Partner).

Reiter: Line Items

Dieser Reiter enthält die ausgelesenen Positionsdaten. Wenn Finmatics mehrere Positionen auf einer Rechnung erkannt hat, erscheinen hier mehrere Zeilen pro document_id.

Reiter: Workflow Open Tasks

Hier sehen Sie Belege, die sich aktuell noch in einem offenen Freigabeprozess befinden.

approval_step_name: Name des aktuellen Schritts (z. B. 'Inhaltliche Freigabe').
assignee: Der aktuell zuständige Benutzer.
assignment_date: Seit wann die Aufgabe bei diesem Benutzer liegt.

Reiter: Workflow History

Dieser Bereich dient als Audit-Trail für abgeschlossene oder durchgeführte Workflow-Schritte.

user: Der Benutzer, der die Freigabe oder Ablehnung durchgeführt hat.
action: Die durchgeführte Aktion (z. B. 'approved', 'rejected').
action_date: Zeitstempel der Aktion.
action_value: Optionaler Wert oder Kommentar zur Aktion.

In welchen Fällen ist der Download des Reports sinnvoll?

Der Excel-Report eignet sich hervorragend für Analysen und Fehlerbehebungen (Troubleshooting):

Duplikatsprüfung: Wenn ein Beleg doppelt vorhanden ist, prüfen Sie im Reiter Transfer die Spalten inbound_user und filename. So erkennen Sie, wer die Datei wann hochgeladen hat.
Offene Freigaben: Nutzen Sie den Reiter Workflow Open Tasks, um zu sehen, bei welchen Mitarbeitern Belege zur Freigabe liegen ('Flaschenhals-Analyse').
Auditierung: Im Reiter Workflow History können Sie lückenlos nachweisen, wer wann welchen Beleg genehmigt hat.
Datenexport: Nutzen Sie die Reiter Header Data und Line Items, um die von der KI ausgelesenen Rohdaten für eigene Auswertungen oder Importe in Drittsysteme zu verwenden.