Sie können im Finmatics Portal einen Bericht downloaden. Dieser enthält Informationen zum Upload in und Export aus Finmatics, ausgelesenen Beleginformationen, und mehr. Dieser Artikel enthält eine Anleitung zum Download und erklärt die Report-Daten.
Inhalt
- Wie lade ich den Report herunter?
- Welche Informationen enthält der Detailreport?
- In welchen Fällen ist der Download des Reports sinnvoll?
Wie lade ich den Report herunter?
In der Belegübersicht haken Sie die Belege an und können mit Klick auf "⭳" und „Report Herunterladen“ den Detailreport herunterladen. Dieser wird sobald er fertig ist dann per Mail an Sie verschickt.
Welche Informationen enthält der Detailreport?
Transfer
Der Detailreport erhält Informationen, wie Belege nach Finmatics importiert und an Drittsoftware exportiert wurden, die ausgelesenen Daten sowie Informationen zu Rechnungen, die sich im Workflow befinden. Wenn Sie den Report downloaden, erhalten Sie diesem im MS Excel® Format (.xlsx) und die Information ist in folgende Tabs aggregiert:
Feldname |
Beschreibung |
Beispiel |
|
document_id |
Die Finmatics Document ID. Eindeutige ID des Belegs in Finmatics |
10401515 |
|
inbound_date |
Datum, an welchem das Dokument nach Finmatics übertragen wurde |
2021-06-23 15:13:08 |
|
inbound_user |
User oder System, welches das Dokument nach Finmatics übertragen hat |
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inbound_mode |
Art, wie die Übertragung (Import) stattgefunden hat |
Web-Upload |
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document_export_date |
Datum, an welchem das Dokument von Finmatics an ein Drittsystem (ERP oder Buchhaltungssystem) übertragen wurde |
2021-08-17 14:03:18 |
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outbound_user |
User oder System, welches das Dokument von Finmatics an das Drittsystem übertragen hat |
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outbound_destination |
System, an welches Finmatics überträgt |
SAP |
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outbound_mode |
Art, wie die Übertragung (Export) stattgefunden hat |
auto-export |
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filename |
Originalname des Dokuments, |
dialog_12834914.pdf |
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link |
Finmatics Link - über den Link können Sie den Beleg direkt aufrufen und nach Log-In in Finmatics das Dokument in Finmatics aufrufen. |
Header Data
In diesem Tab finden Sie die ausgelesenen Daten (Kopfdaten) aus dem Dokument. Die Anzahl der Spalten kann variieren, je nachdem wie viele Felder Sie durch Finmatics auslesen lassen.
Jede Zeile entspricht einem Rechnungsdokument.
Line Items
In diesem Tab finden Sie die ausgelesenen Daten (Positionsdaten) aus dem Dokument. Die Anzahl der Spalten kann variieren, je nachdem wie viele Felder Sie durch Finmatics auslesen lassen. Ein Dokument kann mehrere Zeilen beanspruchen. Wurden beispielsweise aus einem Dokument 3 Positionszeilen ausgelesen, entstehen 3 Zeilen im Report mit der gleichen document_id.
Workflow Open Tasks
In diesem Tab finden Sie jene Dokumente, die sich noch im Workflow (z.B. Rechnungsfreigabe) befinden.
Feldname |
Beschreibung |
Beispiel |
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document_id |
Die Finmatics Document ID |
10401515 |
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approval_step_name |
Name des Workflow Schrittes |
Inhaltliche Freigabe |
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assignee |
User, welcher für die Freigabe zugeteilt wurde |
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candidates |
Alternative User, welche die Freigabe auch durchführen können (z.B. Vertreter) |
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assignment_date |
Datum, wann die Aufgabe dem User zugeteilt wurde |
2021-08-17 14:03:18 |
|
approval_step_id |
Eindeutige ID des Freigabeschrittes |
10401515 |
|
process_definition_id |
Eindeutige ID des Workflows |
10401515 |
Workflow History
In diesem Tab finden Sie Informationen zum Verlauf der Freigabe. Z.B. die Information, welcher User Belege freigeben hat.
Feldname |
Beschreibung |
Beispiel |
|
document_id |
Die Finmatics Document ID |
10401515 |
|
approval_step_id |
ID des Freigabeschrittes. Jeder Freigabeschritt in Finmatics hat eine eindeutige ID für die eindeutige Nachvollziehbarkeit der Freigaben |
ID_10401515 |
|
approval_step_name |
Name des Freigabeschrittes |
inhaltliche Rechnungsfreigabe |
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user |
User welcher die Freigabe durchgeführt hat |
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action_date |
Datum, an welchem die Freigabe durchgeführt wurde |
2021-08-17 14:03:18 |
|
action |
Aktion, welche durchgeführt wurde |
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action_value |
Wert der Aktion |
TRUE |
|
definition_id |
Eindeutige ID des Workflow |
ID_10401515 |
In welchen Fällen ist der Download des Reports sinnvoll?
Ein Beleg befindet sich doppelt in Finmatics (und wurde z.B. von Finmatics als Duplikat erkannt). Wie kann ich herausfinden, welches System/ User diesen importiert hat?
Suchen Sie die doppelten Belege im Reiter „Belege“. Laden Sie den Excel Report. Im Reiter „Transfer“ sehen Sie, wie diese Dokumente nach Finmatics exportiert wurden (inbound_mode) und durch welchen User (inbound_user), wann (inbound_date) und auch den Namen des Originaldokuments, welches übertragen wurden (filename). Damit können Sie eindeutig nachvollziehen, wie die Belege doppelt in das System übetragen wurden.
Wie kann ich eine Übersicht bekommen, welche Belege noch nicht freigeben wurden?
Voraussetzung ist hierfür die Berechtigung auf Belege ihrer Organisation. Klicken Sie auf „Belege“ und filtern Sie nach allen Belegen „Workflow Status“ = ausstehend. Sie sehen alle offenen Belege.
Wenn Sie Detailinformationen wünschen, haken Sie die Belege an, klicken Sie auf „Download als Excel Datei". Im Tab „Workflow Open Tasks“ finden Sie Detailinformationen, seit wann und bei welchem User die Belege zur Freigabe zugeteilt sind und vieles mehr.
Wie kann ich nachvollziehen, wer einen Beleg freigeben hat?
Suchen Sie nach den gewünschten Belegen im Reiter „Belege“. Haken Sie den gewünschten Beleg an (oder mehrere Belege). Klicken Sie auf „Download als Excel Datei". Im Tab „Workflow History“ finden Sie die Detailinformationen zur Freigabe, u.a. durch welche User der Beleg freigeben wurde, wann dieser Beleg freigegeben wurde sowie die IDs des Workflows.
Kann ich die ausgelesenen Daten aus Finmatics im Excel Format downloaden?
Suchen Sie nach den gewünschten Belegen im Reiter „Belege“. Haken Sie den gewünschten Beleg an oder mehrere Belege. Klicken Sie auf „Download als Excel Datei". Im Tab „Header Data“ finden Sie die ausgelesenen Kopfdaten. Im Tab „Line Items“ finden Sie die ausgelesenen Positionsdaten.
Sie finden ebenso einen Link in das Finmatics Belegarchiv um die Belege direkt aufzurufen.