Der Menüpunkt Aufgaben ist Ihre zentrale Arbeitsliste in Finmatics. Sie bündelt alle Belege, die noch bearbeitet werden müssen, bevor sie für den Export in das Buchhaltungssystem bereitstehen. Anders als in chronologischen Listen werden hier Belege nach Mandanten und Belegtypen gruppiert, sodass Sie offene To-Dos wie Sortieren, Prüfen oder Exportieren effizient abarbeiten können.
Was sehe ich in der Aufgaben-Ansicht?
Die Aufgaben-Ansicht dient als intelligenter Posteingang für Ihre Buchhaltung. Sie sehen auf einen Blick, bei welchen Mandanten Handlungsbedarf besteht.
Welche Berechtigungen benötige ich für die Aufgaben-Ansicht?
Damit ein Benutzer die Aufgaben-Ansicht sehen und bearbeiten kann, muss mindestens eine der folgenden Berechtigungen im Benutzerprofil aktiviert sein:
- Belege vervollständigen
- Seitentrennung bestätigen
- Belege vorerfassen
Detaillierte Informationen zur Zuweisung dieser Rechte finden Sie im Artikel Wie werden Benutzer verwaltet?.
Welche Aufgabentypen gibt es und wie bearbeite ich sie?
Finmatics unterscheidet drei Hauptaufgaben, die in dieser Ansicht erscheinen können:
- Sortieren:
Hier müssen die Seitentrennung (Heftung) und die Zuordnung des Belegtyps überprüft werden. Dies geschieht pro Mandant und Belegtyp. Sobald Sie eine Sortieraufgabe abschließen, öffnet sich automatisch die nächste.
Hinweis für Belegzentrale-Kunden: Belege werden nach dem Sortieren direkt exportiert. - Prüfen:
Belege in dieser Phase erfordern eine inhaltliche Kontrolle durch einen Benutzer. Dies umfasst das Vervollständigen von Daten, die Kontierung und die finale Bestätigung. Ein Klick auf diese Aufgabe führt Sie direkt in die gefilterte Erfassungsmaske. - Exportieren:
Diese Belege wurden bereits verifiziert (durch einen Benutzer oder automatisch durch die KI). Sie stehen hier bereit, um manuell in das Buchhaltungssystem übertragen zu werden oder nochmals gesichtet zu werden.
Wie unterscheidet sich die Aufgaben-Ansicht von der Übertragungen-Ansicht?
Der Unterschied liegt in der Gruppierung und dem Fokus:
- Übertragungen-Ansicht: Zeigt alle Belege chronologisch nach dem Übertragungsdatum. Wenn ein Mandant beispielsweise täglich 5 Belege hochlädt, sehen Sie hier für jeden Tag einen eigenen Eintrag.
- Aufgaben-Ansicht: Fasst alle offenen To-Dos arbeitsorientiert zusammen. Die oben genannten täglichen Uploads würden hier als ein einziger Eintrag (z. B. "20 Belege zu prüfen") für den Buchhalter erscheinen. Dies erleichtert die blockweise Abarbeitung.
Wie filtere ich meine Aufgaben?
Um bei vielen Mandanten den Überblick zu behalten, können Sie die Ansicht filtern:
- Klicken Sie neben der Suchleiste auf das Filtersymbol.
- Wählen Sie Kriterien wie Belegtyp oder Aufgabentyp.
- Sie können auch gezielt nach Aufgaben filtern, die Ihnen persönlich zugewiesen wurden.
Mehr Details zur Anpassung der Ansichten finden Sie unter Wie kann ich Ansichten filtern oder adaptieren?.