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BMD - Wie verarbeite ich einen Einnahmen- Ausgabenrechner mit Finmatics?

In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die Vorgehensweise von der Einrichtung der Einnahmen - Ausgabenrechner, bis zum täglichen Verarbeiten.

Inhalt 

Hintergrund und Voraussetzungen

Einnahmen- und Ausgabenrechner können einfach, schnell und sicher über Finmatics für die BMD verarbeitet werden. In der BMD Bankauszugsverbuchung besteht die Möglichkeit, Buchungen aus Vorerfassung Buchungen (Eingangsrechnungsbuch, Ausgangsrechnungsbuch) anzeigen zu lassen und die Kontierung automatisch auf die angegebenen Erfolgskonten zu übernehmen. Diese Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Belege in Vorerfassung Buchungen auf Personenkonten erfasst werden, jedoch in der Buchhaltung direkt der Aufwand oder Erlös bei der Zahlung gebucht werden soll.

Um den Einnahmen- Ausgabenrechner zu nutzen, sollten Sie bereits in der Bankauszugsverbuchung gearbeitet haben. So wird sichergestellt das bspw. bereits Regeln bestehen, auf welche das Programm zugreifen kann. Für die richtige Konfiguration und eine Schulung zu dieser Funktion wird vorab ein Termin auf Seiten der BMD empfohlen.

Welche Einstellungen muss ich vornehmen?

Stellen Sie sicher, dass unter FIBU - Stammdaten - Firmen- und FIBU-Stammdaten im Reiter “Firma Allgemein” der Finmatics Haken aktiviert ist.

Finmatics Einstellungen

Zusätzlich können Sie im Feld “Vorerfass-Belege für Bankauszugsverbuchung” einstellen, ob Belege auf Kunden und/oder Lieferanten aus der Vorerfassung automatisch in der Bankauszugsverbuchung ermittelt und der Zahlung zugeordnet werden. Eventuell vorhandene Kontierungen werden ebenfalls in die Bankauszugsverbuchung übernommen.

Welche FIBU Parameter muss ich einstellen?

Grundsätzlich werden folgende Parameter Einstellungen empfohlen:

Für die Belegablage Databox

  • OCR-Erkennung: OCR mit automatischer Trennung

  • Periode und Beschreibung: 2 - Periode

  • Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung: “ja”

Für die Kontenanlage

  • Kontenanlage Kunden/Lieferanten: Neuanlagen und Änderungen

Weitere Informationen zu den Auswahlmöglichkeiten und den zu treffenden Einstellungen finden Sie hier:

Anlage eines Dummy Personenkonto

Damit Finmatics weiß, mit welchen Nummern zusätzliche Lieferanten und Kunden angelegt werden müssen, wird vor dem ersten Abgleich des Mandanten zu Finmatics ein 6-stelliger Dummy Lieferant (z.B. 300000) und ein Dummy Kunde (z.B. 200000) unter FIBU-Stammdaten - Konten angelegt. Diese werden bei der Vorerfassung in den Buchungsvorschlägen ersichtlich sein. Die Kontierung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen werden mit den Dummys komplettiert. 

Die KI schlägt das Dummykonto in der Regel nicht selbstständig vor. Das Dummykonto wird dann von der Buchhaltung im Feld für Lieferant/Kunde ausgewählt, wenn die KI keinen Vorschlag für das Personenkonto macht und dieser Lieferant/Kunde nicht in den Stammdaten zur Auswahl steht. Wichtig ist, dass das Personenkonto befüllt ist, entweder vom jeweiligen Lieferanten/Kunden oder alternativ vom Dummykonto. 

Im Standard ist die automatische Anlage von Geschäftspartnern deaktiviert. Sollten Sie diese aktivieren wollen lesen Sie folgenden Artikel:

Anlage der Bücher in Vorerfassung Buchungen

Legen Sie hier die Bücher für die jeweiligen Belegtypen an. Bei mehreren Buchungssymbolen wie z.B. ER1 und ER2 muss jeweils ein Vorerfassungsbuch angelegt werden, damit dessen Buchungen und Trainingsdaten mit abgeholt werden. Die Neuanlage eines Buches erfolgt im Feld "Buch". Öffnen Sie die Suchmaske mit F4 und legen Sie unter Bücher – Neu oder mit F5 ein neues Vorerfassungs Buch an.

Finmatics Abgleich starten

Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, kann nun der Finmatics Abgleich unter FIBU - Extras - “Start Finmatics Abgleich” gestartet werden. Über die Databox können Dokumente hochgeladen werden und erscheinen anschließend mit teilweiser oder vollständiger Kontierung in Vorerfassung Buchungen.

Einlesen der Telebankingdateien

Laden Sie nun Ihre CAMT-Datei in der Bankauszugsverbuchung hoch.

Zuordnung der Belege in der Bankauszugsverbuchung

Folgende Möglichkeiten steht Ihnen zur Verarbeitung der Belege ohne offene Posten zur Verfügung:

  • Zuordnung der Belege über Regeln

  • Zuordnung der Belege über die Volltextsuche

  • Können Belege nicht automatisch zugeordnet werden oder sollen diese neu zugeordnet werden, ist dies manuell möglich

Verbuchung der Belege in der Bankauszugsverbuchung

Die Verbuchung der Belege in die FIBU kann dann gestartet werden, sobald alle Belege kontiert wurden.

Welche Einstellungen muss ich in Finmatics vornehmen?

Weisen Sie dem Mandanten den zuständigen Buchhalter zu und stellen Sie sicher, dass die Stammdaten vollständig hinterlegt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Einstellungen kann ich in der Mandanten-Ansicht unter "Allgemein" vornehmen?.

Passen Sie zudem bei Bedarf die Einstellungen der Belegtypen an. Lesen Sie hierzu Welche Einstellungen kann ich in der Mandanten-Ansicht im Reiter "Belegtypen" vornehmen?.

Weitere hilfreiche Informationen finden Sie hier:

Verarbeitung in Finmatics

Die Verarbeitung der Belege für E/A-Rechner funktioniert genauso wie bei Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen. Laden Sie hierzu die Belege unter dem jeweiligen Belegtypen hoch und bearbeiten Sie die Belege anschließend in Finmatics oder direkt in BMD Vorerfassung Buchungen.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Zusätzliche Informationen finden Sie im nachfolgenden Video der BMD: