Wie funktioniert die automatische Geschäftspartneranlage sowie Geschäftspartnererkennung bei Finmatics?
In diesem Artikel erfahren Sie, auf welchen Kriterien basierend Geschäftspartner ausgelesen, zugewiesen und neu angelegt werden.
Inhalt
- Geschäftspartnererkennung und Zuweisung
- Automatische Anlage von Geschäftspartnern
-
Ist die automatische Anlage von Geschäftspartnern immer aktiv?
- Import der neu angelegten Geschäftspartner ins Buchhaltungssystem
Geschäftspartnererkennung und Zuweisung
1. Auslesen der USt-IdNr oder IBAN
Zunächst wird versucht, die USt-IdNr oder die IBAN des Belegs auszulesen. Es wird geprüft, ob anhand der USt-IdNr bzw. IBAN eine Zuordnung zu bestehenden Stammdaten möglich ist. Bei Ausgangsrechnungen, wird die IBAN zur Erkennung und Zuweisung nicht berücksichtigt.
- Ist die sich auf dem Beleg befindende USt-IdNr Teil der Stammdaten eines Geschäftspartners, wird dieser Geschäftspartner zugewiesen
- Wird auf dem Beleg keine USt-IdNr gefunden, wird die IBAN als eindeutiges Merkmal verwendet. Ist die sich auf dem Beleg befindende IBAN Teil der Stammdaten eines Geschäftspartners, wird dieser Geschäftspartner dem Beleg zugewiesen
2. Zuordnung über Name und Adresse
Finmatics versucht, basierend auf Namen und Adressfeldern zuzuordnen. Dafür müssen mehrere Stammdatenfelder aus Stammdaten mit den erkannten Feldern am Beleg übereinstimmen.
3. Semantischer Abgleich über Geschäftspartnernamen
Ist weder eine Zuordnung über USt-IdNr oder IBAN noch eine Zuordnung über Name, Anschrift und Adresse möglich, liest Finmatics den Namen des Geschäftspartners vom Beleg aus und vergleicht ihn mit ähnlichen Geschäftspartnernamen in den Stammdaten.
Hinterlegte Phrasen (z. B. aus dem Trainingscenter), werden priorisiert und generell bei der Zuordnung bevorzugt.
Automatische Anlage von Geschäftspartnern
Eine automatische Neuanlage eines Geschäftspartners erfolgt dann, wenn kein bestehender Geschäftspartner dem Beleg eindeutig zugeordnet werden konnte.
Voraussetzung: Die automatische Anlage von Geschäftspartnern muss aktiviert sein.
Auslesen der USt-IdNr vom Beleg
- Wird kein Geschäftspartner zugeordnet, wird die USt-IdNr am Beleg ausgelesen
- Die USt-IdNr des Mandanten wird dabei ausgeschlossen
Prüfung der internen Finmatics-Stammdatentabelle
Die ausgelesene USt-IdNr wird in einer globalen Stammdatentabelle in Finmatics gesucht.- USt-IdNr bereits vorhanden:
- Die Stammdaten werden aus der internen Datenbank übernommen und dem Geschäftspartner entsprechend erstellt.
- USt-IdNr nicht vorhanden:
- Es erfolgt ein externer Stammdatenabruf über eine externe API.
- Die USt-IdNr wird der API übergeben. Somit werden die aktuellen Stammdaten des Geschäftspartners an Finmatics übermittelt. Zusätzlich erfolgt eine Überprüfung, ob der Geschäftspartner zum Zeitpunkt der Abfrage aktiv ist.
Wichtig
- Aktuell ist die automatische Anlage eines Geschäftspartners nur dann möglich, wenn eine USt-IdNr am Beleg erkannt wird – eine Anlage anhand des ausgelesenen Belegtexts wird derzeit nicht unterstützt.
Die Anlage von Privatpersonen (ohne USt-IdNr) kann mittels eines Zusatzpakets über unser Shared Service Center übernommen werden. Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihren Kundenbetreuer.
Ist die automatische Anlage von Geschäftspartnern immer aktiv?
BMD Die automatische Geschäftspartneranlage ist standardmäßig für alle Belegtypen deaktiviert. Sollten Sie diese für einzelne oder mehrere Belegtypen aktivieren wollen, kontaktieren Sie dazu unseren Support unter support@finmatics.com. Die automatische Anlage erweist sich besonders bei Eingangsrechnungen als sinnvoll.
DATEV Die automatische Geschäftspartneranlage ist standardmäßig aktiviert
Import der neu angelegten Geschäftspartner in das Buchhaltungssystem
Die Übernahme der neu angelegten Geschäftspartner oder geänderter Informationen ist je nach Buchhaltungssystem unterschiedlich:
BMDNeu angelegte Geschäftspartner oder geänderte Informationen in Finmatics werden automatisch in die BMD exportiert. Weitere Informationen erhalten Sie in folgenden Artikeln:
- BMD - Wie werden Stammdaten von Geschäftspartnern neu angelegt oder ergänzt?
- BMD - Wie können Sachkonten zu Finmatics importiert werden?
RZL
Neu angelegte Geschäftspartner oder geänderte Informationen in Finmatics werden nicht nach RZL exportiert, da dies nicht von der Schnittstelle unterstützt wird.
DATEV
Sollten Sie den DATEV Buchungsdatenservice nutzen, dann werden die geänderten oder neu angelegten Geschäftspartner automatisch mit dem Export der Belege aus Finmatics nach DATEV exportiert.
Sollten Sie den Rechnungsdatenservice 1.0 nutzen, müssen von Finmatics neu angelegte Stammdaten manuell importiert werden. In folgendem Artikel erfahren Sie, wie dies funktioniert: