Wie funktionieren Geschäftspartnererkennung und automatische Anlage bei Finmatics?
Erfahren Sie, wie Finmatics Geschäftspartner erkennt (USt-IdNr., IBAN, Name) und unter welchen Voraussetzungen neue Stammdaten automatisch angelegt werden.
Wie erkennt und weist Finmatics Geschäftspartner zu?
Finmatics identifiziert Geschäftspartner auf Belegen primär anhand eindeutiger Merkmale wie der USt-IdNr. oder der IBAN. Kann kein bestehender Partner zugeordnet werden, greift – sofern aktiviert – die automatische Neuanlage. Dabei erstellt das System auf Basis der ausgelesenen USt-IdNr. einen neuen Stammdatensatz, indem es globale interne Datenbanken und externe Register abgleicht.
Die Zuweisung erfolgt nach einer festgelegten Prioritäten-Reihenfolge. Sobald ein Kriterium zutrifft, wird der Geschäftspartner zugewiesen:
- USt-IdNr. (Höchste Priorität): Finmatics prüft, ob die auf dem Beleg gefundene USt-IdNr. in den Stammdaten existiert. Ist dies der Fall, erfolgt die Zuweisung.
- IBAN: Wird keine USt-IdNr. gefunden, sucht das System nach der IBAN (nur bei Eingangsrechnungen relevant). Stimmt diese mit einem Stammdatensatz überein, wird der Partner zugewiesen.
- Name und Adresse: Ohne eindeutige ID versucht Finmatics, den Partner basierend auf Übereinstimmungen von Name und Adressfeldern zu identifizieren.
- Semantischer Abgleich: Als letzte Stufe vergleicht die KI den ausgelesenen Namen mit ähnlichen Namen in den Stammdaten. Hierbei werden auch hinterlegte Phrasen aus dem Trainingscenter bevorzugt berücksichtigt.
Hinweis: Über die API gesperrte Geschäftspartner werden bei der Zuweisung ignoriert.
Wie funktioniert die automatische Anlage neuer Geschäftspartner?
Kann kein bestehender Partner zugeordnet werden und ist die Funktion aktiviert, legt Finmatics automatisch einen neuen Datensatz an.
- Voraussetzung: Auf dem Beleg muss eine USt-IdNr. erkannt werden. Eine Anlage rein auf Basis des Namens ist derzeit nicht möglich.
- Prozess:
- Das System liest die USt-IdNr. aus (die eigene USt-IdNr. des Mandanten wird ignoriert).
- Es erfolgt ein Abgleich mit der globalen Finmatics-Stammdatentabelle.
- Ist der Partner dort nicht bekannt, fragt Finmatics eine externe Schnittstelle (API) ab, um die aktuellen Firmendaten zu laden und zu prüfen, ob das Unternehmen aktiv ist.
Privatpersonen: Die automatische Anlage von Partnern ohne USt-IdNr. (z. B. Privatpersonen) ist standardmäßig nicht möglich, kann aber über ein Zusatzpaket unseres Shared Service Centers (SSC) abgebildet werden.
Ist die automatische Anlage standardmäßig aktiviert?
Dies hängt von Ihrem verwendeten ERP-System ab:
- DATEV: Die Funktion ist standardmäßig aktiviert.
- BMD: Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Sie können diese jedoch (z. B. nur für Eingangsrechnungen) über unseren Support aktivieren lassen.
Wie gelangen neue Geschäftspartner in mein Buchhaltungssystem?
Die Synchronisation der neu angelegten Daten unterscheidet sich je nach Schnittstelle:
- BMD: Neue oder geänderte Stammdaten werden automatisch in die BMD exportiert.
- DATEV (Buchungsdatenservice): Neue Stammdaten werden automatisch zusammen mit dem Belegstapel exportiert.
- DATEV (Rechnungsdatenservice 1.0): Stammdaten müssen manuell importiert werden.
- RZL: Es erfolgt kein Export von Stammdaten von Finmatics nach RZL. Neue Partner müssen direkt in RZL angelegt werden.