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Wie funktioniert die automatische Geschäftspartneranlage sowie Geschäftspartnererkennung bei Finmatics?

Finmatics verfügt über einen Algorithmus zur Zuordnung und automatischen Erstellung von Geschäftspartner Stammdaten.

Inhalt

Geschäftspartnererkennung und Zuweisung

  • Der Beleg wird nach Finmatics übertragen

  • Finmatics liest alle USt-IdNr und IBANs der Rechnung

  • Im nächsten Schritt wird von Seiten Finmatics überprüft, ob ein Geschäftspartner mit dieser USt-IdNr bereits angelegt wurde

  • Sofern die USt-IdNr bereits angelegt wurde und bei den Stammdaten hinterlegt ist, identifiziert Finmatics den Geschäftspartner basierend auf USt-IdNr oder IBAN

    • Wenn eine eindeutige USt-IdNr/ IBAN in den Geschäftspartnern des Mandanten gefunden wurde, dann wird der Geschäftspartner zugeordnet.

    • Wenn mehrere USt-IdNr/ IBANs (z.B. Filialen Case) gefunden werden, geschieht das Matching basierend auf anderen Daten, wie Adresse, E-Mail, etc. und der beste Match wird zugeordnet.

  • Wenn die USt-IdNr der Rechnung nicht in den Geschäftspartnern gefunden wird, dann führt Finmatics einen Match basierend auf Stammdaten durch. (Geschäftspartnername, Adressen, etc.)

Gesperrte Geschäftspartner des jeweiligen ERP-Systems werden für die Auslese und Zuweisung nicht verwendet. Die Sperrung einzelner Geschäftspartner kann nur über die API-Schnittstelle vorgenommen werden. Lesen Sie folgende Dokumentation für weitere Informationen: Erste Schritte mit der Rest API.

Bei Ausgangsrechnungen wird der IBAN für die Erkennung von Geschäftspartnern nicht verwendet.

Automatische Anlage von Geschäftspartnern

Eine automatische Anlage von Geschäftspartnern ist derzeit nur über eine vorhandene gültige und am Beleg erkennbare und lesbare USt-IdNr möglich.

Wenn kein passender Geschäftspartner gefunden wurde, kann Finmatics einen neuen Geschäftspartner erstellen und anschließend in das ERP System übergeben. 

  • Für österreichische Unternehmen werden Stammdaten basierend auf der erkannten USt-IdNr des Geschäftspartners automatisch angelegt. Sollte der VIES Check aktiv sein ist, wird dieser zuvor bei jedem Beleg durchgeführt. Hier wird die Gültigkeit der USt-IdNr mit der VIES Datenbank abgeglichen und geprüft. Sollte diese ungültig sein, erfolgt eine Warnung am Beleg.

Kontaktieren Sie unseren Support unter support@finmatics.com, um den VIES Check zu aktivieren. Der VIES Check ist dann sinnvoll, wenn Sie im Finmatics Frontend arbeiten.

  • Es erfolgt eine Abfrage in unserer Datenbank, ob der Geschäftspartner bereits vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, dann wird dieser aus unserer Datenbank heraus angelegt.

  • Für die Anlage von Geschäftspartnern/Unternehmen, welche Ihren Sitz in der EU haben, wird auf externe Datenbanken zurückgegriffen, in welchen überprüft wird, ob die USt-IdNr registriert ist. Sofern ein Eintrag vorhanden ist, wird der Eintrag in unsere Datenbank kopiert und Finmatics legt einen neuen Geschäftspartner an.

  • Alle weiteren Geschäftspartner, welche neu angelegt werden müssen, aber nicht von Finmatics erkannt wurden, werden bei aktiver Qualitätssicherung durch unser Shared Service Center erstellt. Nähere Informationen dazu finden Sie auch unter Was bedeutet die Qualitätssicherung der Belege?

Auch die Anlage von Privatpersonen erfolgt über unser Shared Service Center.

Die automatische Geschäftspartneranlage ist standardgemäß für alle Belegtypen deaktiviert. Sollten Sie diese für einzelne oder mehrere Belegtypen aktivieren wollen, kontaktieren Sie dazu unseren Support unter support@finmatics.com. Die automatische Anlage erweist sich besonders bei Eingangsrechnungen als sinnvoll. 

Import der neu angelegten Geschäftspartner ins Buchhaltungssystem

Die Übernahme der neu angelegten Geschäftspartner oder geänderter Informationen ist für jedes Buchhaltungssystem individuell gestaltet:

BMD

Neu angelegte Geschäftspartner oder geänderte Informationen in Finmatics werden automatisch in die BMD exportiert. Weitere Informationen erhalten Sie in folgenden Artikeln:

RZL
Bei Nutzung von RZL wird nicht im Frontend von Finmatics gearbeitet. Demnach ist keine Synchronisation der Daten von Finmatics nach RZL notwendig.

DATEV

Geschäftspartner von Finmatics nach DATEV mit Rechnungsdatenservice 1.0 müssen manuell importiert werden. In folgendem Artikel erfahren Sie, wie dies funktioniert:

Sollten Sie den DATEV Buchungsdatenservice nutzen, dann werden die geänderten oder neu angelegten Geschäftspartner automatisch mit dem Export der Belege aus Finmatics nach DATEV exportiert.