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Hier erfahren Sie, wie Sie die Trennung der Belegseiten prüfen und ggf. korrigieren können.
Index:
- Was mache ich wenn die Belege nicht mehr im Status Trennen sind?
- Wie finde ich die Belege, welche zu trennen sind?
- Wie öffne ich die Trennansicht?
- Trennansicht
Was mache ich wenn die Belege nicht mehr im Status Trennen sind?
Wenn Belege nicht mehr im Status Trennen sind, können diese über die Belegansicht nochmals neu getrennt/geheftet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie auch in unserem Artikel Wie kann ich die Trennung von Dokumenten korrigieren, wenn diese nicht mehr im Status "Trennen" sind?
Wie finde ich die Belege, welche zu trennen sind?
Die Trennung der Belege erfolgt in der “Übertragungen”-Ansicht. Sie können hier nach Mandant und Status “Trennen” filtern, sodass Ihnen nur die Stapel angezeigt werden, die noch nicht getrennt wurden.
Nachdem Belege hochgeladen wurden, werden diese von der Finmatics Software bearbeitet. Der Status ist in diesem Fall „In Arbeit“. Dies dauert ca. 5-10 Sekunden pro Seite. Nähere Informationen dazu finden Sie auch unter Wie lange dauert die Bearbeitung oder Aufbereitung der Dokumente durch Finmatics?.
Sobald die Belege verarbeitet wurden, bekommen sie den Status „Trennen“. An dem Label „NEW“ können Sie erkennen, dass noch nicht von einem Menschen bearbeitete Belege vorhanden sind.
Wie öffne ich die Trennansicht?
Sobald die Belege im Status “Trennen” sind, können Sie die Heftung kontrollieren und gegebenenfalls mit wenigen Klicks korrigieren. Sie können hierzu einfach das 3 Punkte Menü öffnen und auf “Trennen” klicken. Alternativ können Sie einen oder mehrere Belegstapel markieren und auf das Scherensymbol klicken.
!Pro Tipp! Wenn Sie mehr als einen Belegstapel ausgewählt haben, öffnet sich nach dem Bestätigen der Trennung eines Stapels automatisch der nächste. So können Sie alle Stapel schnell durcharbeiten und anschließend die Trennung für alle gemeinsam bestätigen, wenn Sie die Doppelhaken anklicken.
Trennansicht
Sobald sich die Trennansicht geöffnet hat, können Sie die Belege prüfen, ggf. in die richtige Position drehen, falsche Uploads löschen, den Belegtypen ggf. anpassen und die Trennung korrigieren. Wenn die Trennung passt, klicken Sie auf Bestätigen und die Trennung wird gespeichert und kann dann anschließend über die “Doppelhacken” endgültig bestätigt werden, sodass der Beleg zur weiteren Verarbeitung freigegeben wird.
Belege trennen oder heften
Der graue Balken zwischen den Belegen zeigt eine Trennung zwischen zwei Seiten an.
Wenn Sie das rote X zwischen den Belegen klicken, können Sie die Trennung zwischen zwei Seiten rückgängig machen. Wenn Sie das Pfeilsymbol links auf einem Beleg anklicken, können Sie eine Trennung einfügen.
Die KI wird diese Korrektur der Trennung zum Lernen verwenden. Gerade bei Ausgangsrechnungen kann es beim ersten Durchlauf passieren, dass hier jede Seite getrennt wird, da die Ausleserate hier noch nicht ganz so gut ist wie bei Eingangsrechnungen. Nach einigen vergleichbaren Vorfällen versteht die Software jedoch automatisch, ob eine Trennung durch diese Art von Dokument erforderlich ist oder nicht.
Belege vergrößern
Wenn Sie die Lupe auf dem Beleg anklicken, können Sie den Beleg in vergrößern um diesen im Detail zu betrachten. Alternativ können Sie oben am Screen auch den Zoom verwenden um alle Belege größer zu machen.
Mit Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der Seiten beliebig anpassen. Wenn Sie einen Beleg anklicken wird dieser markiert und die erhält ein Häkchen. Sie können über das Anklicken der kleinen Fenster auch mehrere Belege gleichzeitig auswählen und durch nochmaliges anklicken auch wieder abwählen. Markierte Belege können über den Pfeil in Kreisform gedreht oder über das Mülltonnensymbol auch gelöscht werden. Jede Änderung können Sie, ähnlich wie in vielen anderen Programmen auch, mit dem Pfeil nach links wieder rückgängig machen und rückgängig gemachte Änderungen mit dem Pfeil nach rechts auch wiederholen.
Belege einem anderen Belegtypen zuweisen
Man kann in der Trennansicht auch den Belegtypen verändern, wenn dieser nicht richtig zugeordnet/hochgeladen wurde. Hierzu kann man entweder direkt am jeweiligen Beleg den entsprechenden Belegtypen auswählen oder man kann einen oder mehrere Belege markieren und anschließend mit dem Stiftsymbol auswählen in welchen Belegtypen die ausgewählten Belege verschoben werden sollen.
