Wie kann die automatische Trennung der Belegseiten überprüft und bearbeitet werden?

Hier erfahren Sie, wie Sie die Trennung der Belegseiten prüfen und ggf. korrigieren können.

Inhalt

 

Was mache ich wenn die Belege nicht mehr im Status Sortieren sind?

Wenn Belege nicht mehr im Status "Sortieren" sind, können diese über die Belegansicht nochmals neu trennen/geheftet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie auch in unserem Artikel Wie kann ich die Trennung von Dokumenten korrigieren, wenn diese nicht mehr im Status "Sortieren" sind?.

Wie finde ich die Belege, welche zu sortieren sind?

Die Sortierung der Belege erfolgt in der “Übertragungen”-Ansicht. Sie können hier nach Mandant und Status “Sortieren” filtern, sodass Ihnen nur die Stapel angezeigt werden, die noch nicht sortiert wurden.

 

Nachdem Belege hochgeladen wurden, werden diese von der Finmatics Software bearbeitet. Der Status ist in diesem Fall „In Arbeit“. Dies dauert ca. 5-10 Sekunden pro Seite. Nähere Informationen dazu finden Sie auch unter Wie lange dauert die Bearbeitung oder Aufbereitung der Dokumente durch Finmatics?.

Sobald die Belege verarbeitet wurden, bekommen sie den Status „Sortieren“. An dem Label „NEW“ können Sie erkennen, dass noch nicht von einem Menschen bearbeitete Belege vorhanden sind.

 

Wie öffne ich die Sortieransicht?

Sobald die Belege im Status “Sortieren” sind, können Sie die Heftung kontrollieren und gegebenenfalls mit wenigen Klicks korrigieren. Sie können hierzu einfach das 3 Punkte Menü öffnen und auf “Sortieren” klicken. Alternativ können Sie einen oder mehrere Belegstapel markieren und auf das Scherensymbol klicken.

Wenn Sie mehr als einen Belegstapel ausgewählt haben, öffnet sich nach dem Bestätigen der Sortierung eines Stapels automatisch der nächste. So können Sie alle Stapel schnell durcharbeiten und anschließend die Sortierung für alle gemeinsam bestätigen, wenn Sie die Doppelhaken anklicken.

 

Sortieransicht

Sobald sich die Sortieransicht geöffnet hat, können Sie die Belege prüfen, in die richtige Position drehen, falsche Uploads löschen, den Belegtypen anpassen und die Trennung korrigieren. Wenn die Sortierung passt, klicken Sie auf Bestätigen und die Sortierung wird gespeichert und kann dann anschließend über die “Doppelhaken” endgültig bestätigt werden, sodass der Beleg zur weiteren Verarbeitung freigegeben wird.

 

Belege trennen oder heften

Der graue Balken zwischen den Belegen zeigt eine Trennung zwischen zwei Seiten an.
Wenn Sie das rote X zwischen den Belegen klicken, können Sie die Trennung zwischen zwei Seiten rückgängig machen. Wenn Sie das Pfeilsymbol links auf einem Beleg anklicken, können Sie eine Trennung einfügen.

        
 

Die KI wird diese Korrektur der Trennung zum Lernen verwenden. Gerade bei Ausgangsrechnungen kann es beim ersten Durchlauf passieren, dass hier jede Seite getrennt wird, da die Ausleserate hier noch nicht ganz so gut ist wie bei Eingangsrechnungen. Nach einigen vergleichbaren Vorfällen versteht die Software jedoch automatisch, ob eine Trennung durch diese Art von Dokument erforderlich ist oder nicht.

Belege vergrößern

Wenn Sie die Lupe auf dem Beleg anklicken, können Sie den Beleg vergrößern um diesen im Detail zu betrachten. Alternativ können Sie oben am Screen auch den Zoom verwenden um alle Belege größer zu machen.

 
Belege verschieben/drehen/löschen/Änderungen rückgängig machen

Mit Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der Seiten beliebig anpassen. Wenn Sie einen Beleg anklicken wird dieser markiert und erhält ein Häkchen. Sie können über das Anklicken der kleinen Fenster auch mehrere Belege gleichzeitig auswählen und durch nochmaliges anklicken auch wieder abwählen. Markierte Belege können über den Pfeil in Kreisform gedreht werden. Jede Änderung können Sie, ähnlich wie in vielen anderen Programmen auch, mit dem Pfeil nach links wieder rückgängig machen und rückgängig gemachte Änderungen mit dem Pfeil nach rechts auch wiederholen. Klicken Sie auf das Papierkorbymbol, um einen Beleg zu löschen.

 

Belege einem anderen Belegtypen zuweisen

In Sortieransicht kann außerdem der Belegtyp angepasst werden, wenn dieser nicht richtig zugeordnet/hochgeladen wurde. Hierzu kann man entweder direkt am jeweiligen Beleg den entsprechenden Belegtypen auswählen oder man kann einen oder mehrere Belege markieren und anschließend mit dem Stiftsymbol auswählen in welchen Belegtypen die ausgewählten Belege verschoben werden sollen.

 

Wie bestätige ich die Sortierung der Belege?

Markieren Sie die gewünschten Belege und klicken Sie auf die Doppelhaken. Danach gehen die Belege je nach Einstellung entweder in den Status Erfassen, Bestätigen oder Exportierend über.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Status finden Sie in Was bedeuten die unterschiedlichen Übertragungsstatus?