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Was sind „Inhaltliche Splitbuchungen“?
Die Funktion Inhaltliche Splitbuchungen automatisiert die Aufteilung komplexer Belege auf verschiedene Sachkonten oder Steuersätze. Ein intelligenter KI-Assistent liest die Details Ihrer Rechnung (z. B. einzelne Positionen, Lieferadressen oder Kundennummern) und verteilt die Beträge vollautomatisch nach Ihren individuellen Vorgaben.
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Typische Anwendungsfälle
Der KI-Assistent übernimmt die Arbeit überall dort, wo manuelle Rechenschritte nötig wären:
- Sammelbelege: Automatisierte Kontierung von Großeinkäufen (z. B. Metro, Baumärkte, Tabakwaren).
- Gleicher Steuersatz, verschiedene Konten: Trennung von Positionen trotz identischer Steuer (z. B. Lebensmittel vs. Reinigungsmittel).
- Anteilige Verteilung: Proportionale Aufteilung von Nebenkosten (z. B. Versand- oder Lieferkosten) auf die Sachkonten der Hauptpositionen.
- Logikbasierte Buchung: Kontenzuordnung basierend auf spezifischen Texten, wie z. B. unterschiedlichen Lieferadressen oder Projekten auf einem Beleg.
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Vorgehensweise: So richten Sie Splitbuchungen ein
Damit das System künftige Belege automatisch aufteilen kann, müssen Sie einmalig eine Anleitung für den jeweiligen Geschäftspartner im Falle von Eingangsrechnungen oder Belegtyp im Falle von Ausgangsrechnungen erstellen.
Voraussetzungen
- Geschäftspartner-Erkennung: Eine Anleitung ist immer an einen bestimmten Geschäftspartner gebunden. Dieser muss im System erkannt bzw. ausgewählt sein.
- Paket: Sie benötigen mindestens das Paket Fin Pro.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Den Editor öffnen: Sie haben zwei Wege, um eine neue Anleitung zu erstellen:
- Variante A: Teilen Sie einen Beleg in der Erfassungsmaske manuell auf mindestens zwei verschiedenen Sachkonten auf (oder öffnen Sie einen bereits aufgeteilten Beleg). Klicken Sie anschließend auf den erscheinenden Button „Anleitung erstellen“.
- Variante B: Klicken Sie in der Belegübersicht auf dem jeweiligen Beleg in das Drei-Punkte-Menü (ganz rechts) auf den Punkt „Inhaltliche Splitbuchung Übersicht“.
- Die Logik definieren: Im Editor haben Sie zwei Möglichkeiten, die (zukünftig) automatische Aufteilung festzulegen:
- Strukturiert: (Arbeiten mit Schablonen)
Diese Variante eignet sich perfekt für Belege mit Tabellenstruktur.- Kriterium (Zeile): Wählen Sie hier den Begriff aus, der ausschlaggebend für die Erkennung der Zeile ist (z. B. „MwSt-Satz“ oder ein bestimmter „Warengruppe-Name“).
- Betrag (Spalte): Wählen Sie die Spaltenüberschrift aus, in welcher der zu buchende Betrag steht (z. B. „Brutto“ oder „Gesamt“).
- Hinweis: Sollte die Tabelle auf dem Beleg keine eindeutigen Überschriften haben, kann die Spaltenbezeichnung auch leer bleiben. Der KI-Assistent orientiert sich dann eigenständig am Tabellenlayout.
- Freitext (KI-Prompting)
Hier geben Sie dem Agenten eine direkte, natürliche Textanweisung. Dies ist besonders empfehlenswert, wenn zwei oder mehr Kriterien gleichzeitig erfüllt sein müssen.
Beispiel: „Buche alle Zeilen mit Getränken auf das Konto 4000 und alle Zeilen mit Lebensmitteln auf das Konto 4001.“
Vorteil: Der KI-Agent versteht auch logische Zusammenhänge, die über eine einfache Tabelle hinausgehen (z. B. Abhängigkeiten von der Lieferadresse).
Profi-Tipp: Sie können mit der strukturierten Schablone für das Grundgerüst starten und die Logik anschließend im Freitext-Feld für Spezialfälle individuell verfeinern.
- Testen & Speichern: Bevor Sie die Anleitung finalisieren, sollten Sie sicherstellen, dass der KI-Agent Ihre Vorgaben korrekt umsetzt. Der Editor bietet Ihnen hierfür eine integrierte Test-Umgebung:
- Regel testen: Klicken Sie auf den Button „Regel testen“. Der Assistent berechnet die Aufteilung basierend auf Ihren neuen Vorgaben (Schablone oder Freitext) sofort neu.
- Verschiedene Belege prüfen: Im Editor stehen Ihnen automatisch mehrere Beispielrechnungen des gewählten Geschäftspartners zur Verfügung. Wählen Sie einen Beleg aus, um zu sehen, wie die Regel darauf reagiert.
- Ergebnis kontrollieren:
- Passt alles? Klicken Sie auf „Speichern“. Die Anleitung ist ab sofort aktiv.
- Noch nicht perfekt? Passen Sie Ihre Logik an, wählen Sie ggf. ein anderes Belegbeispiel aus und testen Sie erneut.
Tipp: Nutzen Sie die verschiedenen Beispielrechnungen besonders dann, wenn der Geschäftspartner unterschiedlich aufgebaute Rechnungen schickt. So stellen Sie sicher, dass Ihre Anleitung in allen Fällen stabil funktioniert.
Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner aus dem Professional Services Team oder an unseren technischen Support unter support@finmatics.com
4. Sonderfälle & Experten-Tipps
- Laufende Optimierung: Ihre Anforderungen ändern sich? Anleitungen können jederzeit kontrolliert, adaptiert oder erweitert werden (z. B. wenn neue Positionen auf einer Rechnung hinzukommen). Öffnen Sie dazu einfach den Editor über die oben beschriebenen Wege, passen Sie die Logik an und speichern Sie erneut.
- Ausgangsrechnungen: Hier gelten Anleitungen nicht nur für einen Partner, sondern übergreifend für den gesamten Belegtyp (alle Debitoren).
- Kopierfunktion: Bestehende Anleitungen können für andere Geschäftspartner kopiert und schnell angepasst werden.
- Prompt-Bibliothek: Sie benötigen Inspiration für komplexe Anweisungen? In unserer [Link zur Prompt-Bibliothek] finden Sie echte Praxisbeispiele und Anleitungen, die bereits erfolgreich im Einsatz sind.
5. Sonstiges
5.1 Zugriff auf die Funktion
Wenn Sie das Feature testen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Ansprechpartner aus dem Account Management Team. Die Funktion wird für die gesamte Kanzlei aktiviert, sodass jeder User darauf zugreifen kann.
5.2 Datenschutz & Sicherheit
Ihre Daten sind bei uns sicher:
- Kein KI-Training: Kundendaten werden niemals zum Training der Modelle von Microsoft oder Google verwendet.
- EU-Standort: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Microsoft-Azure-Infrastrukturen innerhalb der Europäischen Union (EWR).