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Was bedeutet die Qualitätssicherung der Belege?

Unser Shared Service Center (SSC) unterstützt Sie dabei, schnellere Lernerfolge für Belege bei Finmatics zu erreichen, indem dieses Belege, die nicht vollständig erkannt wurden, für Sie ausfüllt.

Inhalt

Allgemeine Informationen

Alle Belege, bei welchen die unten angeführten Rechnungsfelder vollständig von Finmatics ausgelesen wurden, landen sofort im Status “Bestätigen”:

  • Rechnungsnummer

  • Datum

  • Geschäftspartner

  • Betrag

  • Prozentsatz Steuer

  • Währung

Belege, bei denen Finmatics die genannten Felder nicht ausfüllen kann, landen im Status “Erfassen”. Dies sind meist Belege auf welche Finmatics noch nicht trainiert ist, handschriftliche Belege oder Bilder in schlechter Qualität, wodurch nicht alle Felder erkannt werden können.

Einstellungsoptionen

Sie können zwischen nachfolgenden Einstellungsoptionen wählen:

Real Time (Standard)

Standardgemäß werden die Belege gleich nach dem Trennvorgang in den Status "Bestätigen" gesetzt und werden je nach ausgewählter Export Variante entweder automatisch exportiert oder bleiben Ihnen noch in Finmatics zum Vervollständigen zur Verfügung.

Achtung: Finmatics kann bei dieser Variante die Felder, welche oben im Punkt "Allgemeine Informationen" beschrieben sind, nur dann lernen, wenn entweder Trainingsdaten über eine API-Schnittstelle, wie bei der BMD und RZL, zurückgespielt werden oder die Belege in Finmatics vervollständigt und erst danach exportiert werden.

Shared Service Center

Mit dieser Option, haben Sie den Vorteil, die Vorzüge von unserem Shared Service Center durchgehend zu genießen, unabhängig davon ob es gerade zu einer erhöhten Auslastung kommt oder nicht. Ihre Belege werden dadurch, an Werktagen (Mo-Fr), garantiert innerhalb von einem Werktag bearbeitet werden. Der Vorteil für den Kunden liegt darin, dass noch nicht trainierte Belegformate oder teilweise Belege schlechter Qualität auch vollständig erfasst werden.

Sollten Sie diese Variante wünschen, kontaktieren Sie bitte unser Team oder schreiben Sie uns an customers@finmatics.com, um eine entsprechende Vereinbarung zu treffen.

Achtung: Die Qualitätssicherung beinhaltet jedoch nicht die Sicherstellung der buchhalterischen Felder, wie Kontierung, Steuerschlüssel oder Buchungstext.

Wie arbeitet das SSC?

Das SSC ergänzt alle Belegfelder, für welche Informationen vorliegen. Sollten einzelne Belege nicht vollständig ergänzt werden können, wird dieser auf “zu klären” gesetzt. Dies kann folgende Gründe haben:

  • Fehlende Informationen z.B. Kostenstelle oder Verwendungszweck

  • Fehlende Daten auf dem Beleg z.B. Rechnungsnummer, Belegdatum oder Betrag

  • Der Beleg wurde unvollständig hochgeladen z.B. fehlende Seiten

  • Fehlende Berechtigung: möglicherweise fehlt dem SSC die Berechtigung z.B.: einen neuen Geschäftspartner anzulegen.

  • Mangelnde Scanqualität, nicht lesbare Belege oder händisch ausgefüllte Belege

  • Mehrere Belege wurden auf eine Seite gescannt

  • Die Rechnung wurde falsch ausgestellt

  • Die angegebenen Steuerprozent auf der Rechnung sind im System nicht angelegt

  • Belege wurde im falschem Belegkreis hochgeladen, z.B.: Ausgangsrechnungen in Eingangsrechnungen

  • Schriftzeichen, welche das SSC nicht erkennt z.B. arabische, chinesische oder kyrillische Schriftzeichen