Dokumente buchhalterisch vervollständigen
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      Was bedeutet die Qualitätssicherung der Belege?

      Unser Shared Service Center (SSC) unterstützt Sie dabei schnellere Lernerfolge für Belege bei Finmatics zu erreichen, indem sie Belege die nicht vollständig erkannt wurden für Sie ausfüllt.

      Inhalt:

      Allgemeine Informationen

      Alle Rechnungen, bei denen die unten angeführten Rechnungsfelder vollständig von Finmatics ausgelesen wurden, landen sofort im Status “Bestätigen” und stehen Ihnen dann je nach Einstellung entweder in Finmatics oder Ihrem ERP-System zum Vervollständigen zur Verfügung.

      • Rechnungsnummer

      • Datum

      • Geschäftspartner

      • Betrag

      • Prozentsatz Steuer

      • Währung

      Rechnungen, bei denen Finmatics die genannten Felder nicht ausfüllen kann, landen im Status “Erfassen”. Dies sind meist Belege auf welche Finmatics noch nicht trainiert ist, handschriftliche Rechnungen oder Bilder in schlechter Qualität, wodurch nicht alle Felder erkannt werden können.

       

      Belege im Status “Erfassen” werden durch die Qualitätssicherung von Finmatics fertiggestellt. Dieser Vorgang benötigt, nach der Übertragung der Belege an Werktagen, bis zur 24 Stunden und wird von menschlicher Hand erledigt. Der Vorteil für den Kunden liegt darin, dass noch nicht trainierte Rechnungsformate oder Rechnungen schlechter Qualität auch vollständig erfasst werden.

      !Achtung! Die Qualitätssicherung beinhaltet jedoch nicht die Sicherstellung der buchhalterischen Felder, wie Kontierung, Steuerschlüssel oder Buchungstext.

      Einstellungsoptionen für das Shared Service Center

      Während der Testphase und 2 Monate darüber hinaus ist standardgemäß die Premium Variante der Qualitätssicherung eingestellt, um Sie dabei zu unterstützen die Lernquote von Finmatics für Ihre Kanzlei schneller zu erhöhen und Ihnen somit zu helfen, so schnell wie möglich gute Ergebnisse zu erzielen.

      Nach Ablauf der 2 Monate wird die Qualitätssicherung zurück auf die Standard Variante gesetzt, außer Sie entscheiden sich die Premium Qualitätssicherung zu verlängern.

      Sie können zwischen nachfolgenden Einstellungsoptionen für das Shared Service Center wählen:

      Real Time

      Wenn Sie Real Time wählen, werden die Belege gleich nach dem Trennvorgang in den Status "Bestätigen" gesetzt und werden je nach ausgewählter Export Variante entweder gleich automatisch exportiert oder bleiben Ihnen noch in Finmatics zum Vervollständigen zur Verfügung.

      !Achtung! Finmatics kann bei dieser Variante die Felder, welche oben im Punkt "Allgemeine Informationen" beschrieben sind, nur dann lernen, wenn entweder Trainingsdaten über eine API-Schnittstelle, wie bei der BMD und RZL, zurückgespielt werden oder die Belege in Finmatics vervollständigt und erst danach exportiert werden.

      Basic SSC (Standard)

      Die Basic Option ist normalerweise standardgemäß aktiviert, außer Sie haben eine Direktexportvariante gewählt, bei welcher Belege ohne Qualitätssicherung an Ihr ERP System weitergeleitet werden.

      Da um den 15. und am Ende jedes Monats auf Grund von Abgabeterminen die meisten Belege verarbeitet werden, kann es zu einem höheren Aufkommen an Belegen in unserer Qualitätssicherung.  In solchen Fällen wird das SSC bei der Basic Variante auf Real Time gestellt, um Ihnen ein flüssiges Weiterarbeiten garantieren zu können.

      Alle Belege, die die nach dem Umstellen auf Real Time hochgeladen werden, kommen automatisch in den Status "Bestätigen" und werden je nach ausgewählter Export Variante entweder gleich automatisch exportiert oder bleiben Ihnen noch in Finmatics zum Vervollständigen zur Verfügung.

       

      !Achtung! Bei Belegen, die zum Zeitpunkt der Umstellung auf Realtime noch im Status "Erfassen" waren, kann es länger dauern, bis diese bearbeitet werden und in den Status "Bestätigen" kommen. Sie können diese Belege, insofern Sie nicht warten möchten jedoch auch jederzeit selbst im Finmatics Kanzleiportal erfassen.

       

      Premium SSC

      Die Premium Version hat den Vorteil, dass Sie die Vorzüge von unserem Shared Service Center durchgehend genießen können unabhängig davon ob es gerade zu einer erhöhten Auslastung kommt oder nicht. Ihre Belege werden dadurch, an Werktagen (Mo-Fr), garantiert innerhalb von einem Werktag bearbeitet werden.

      Sollten Sie die Premium Variante wünschen, kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Customer Success Manager oder schreiben Sie uns an customers@finmatics.com , um eine entsprechende Vereinbarung zu treffen.