Wie funktioniert die Qualitätssicherung durch das Shared Service Center?
Das Shared Service Center (SSC) vervollständigt Belegdaten manuell für 100% Genauigkeit bei Kopfdaten innerhalb eines Werktags.
Welche Daten werden vom SSC vervollständigt?
Belege, bei denen Finmatics die Kopfdaten und den Geschäftspartner vollständig auslesen kann, gelangen sofort in den Status 'Bestätigen'. Fehlen jedoch Informationen oder ist die KI noch nicht ausreichend trainiert, landen die Belege im Status 'Erfassen'. Das SSC ergänzt in diesem Fall manuell folgende Felder:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Geschäftspartner
- Rechnungsbetrag
- Steuerprozentsatz
- Währung
Hinweis: Die Qualitätssicherung umfasst nicht die Prüfung buchhalterischer Felder wie Kontierung, Steuerschlüssel oder Buchungstext.
Welche Verarbeitungsoptionen stehen zur Auswahl?
Sie können in Finmatics zwischen zwei Varianten der Belegverarbeitung wählen:
1. Real Time (Standard)
In dieser Einstellung werden Belege unmittelbar nach der Trennung in den Status 'Bestätigen' versetzt. Sie stehen sofort für den Export oder die weitere Bearbeitung bereit.
- Vorteil: Keine Wartezeit.
- Nachteil: Sie müssen fehlende Erfassungsfelder selbst ergänzen.
- Wichtig: Damit Finmatics lernt, müssen die Belege entweder in der Finmatics-Oberfläche vervollständigt werden oder Trainingsdaten müssen über eine API-Schnittstelle (z. B. bei BMD oder RZL) zurückgespielt werden.
2. Shared Service Center (Premium)
Mit dieser Option werden Ihre Belege durch unser SSC validiert. Unabhängig von der Auslastung garantieren wir an Werktagen (Mo-Fr) eine Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden.
- Vorteil: 100% Ausleserate der Kopfdaten, auch bei neuen Formaten oder schlechter Qualität.
- Aktivierung: Kontaktieren Sie Ihren Kundenbetreuer oder schreiben Sie an customers@finmatics.com, um diese Option zu buchen.
Warum wird ein Beleg auf den Status 'Zu klären' gesetzt?
Kann das SSC einen Beleg trotz Prüfung nicht vollständig erfassen, wird er in den Status 'Zu klären' versetzt. Dies erfordert eine Überprüfung durch Sie. Häufige Gründe hierfür sind:
- Fehlende Informationen am Beleg: Rechnungsnummer, Datum oder Betrag sind nicht lesbar oder nicht vorhanden.
- Unvollständiger Upload: Es fehlen Seiten des Dokuments.
- Fehlende Berechtigung: Das SSC darf z. B. keinen neuen Geschäftspartner anlegen.
- Qualitätsmängel: Der Scan ist unleserlich oder der Beleg ist handschriftlich ausgefüllt.
- Scan-Fehler: Mehrere unterschiedliche Belege wurden auf eine einzige Seite gescannt.
- Falscher Belegkreis: Eine Ausgangsrechnung wurde als Eingangsrechnung hochgeladen.
- Unbekannte Schriftzeichen: Der Beleg enthält z. B. arabische, chinesische oder kyrillische Zeichen.
- Steuer-Konflikte: Der auf der Rechnung angegebene Steuersatz ist im System nicht hinterlegt.