Unser Shared Service Center (SSC) unterstützt Sie dabei, schnellere Lernerfolge für Belege bei Finmatics zu erreichen, indem dieses Belege, die nicht vollständig erkannt wurden, für Sie ausfüllt.
Inhalt
Allgemeine Informationen
Alle Rechnungen, bei denen die unten angeführten Rechnungsfelder vollständig von Finmatics ausgelesen wurden, landen sofort im Status “Bestätigen” und stehen Ihnen dann je nach Einstellung entweder in Finmatics oder Ihrem ERP-System zum Vervollständigen zur Verfügung.
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Rechnungsnummer
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Datum
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Geschäftspartner
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Betrag
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Prozentsatz Steuer
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Währung
Rechnungen, bei denen Finmatics die genannten Felder nicht ausfüllen kann, landen im Status “Erfassen”. Dies sind meist Belege auf welche Finmatics noch nicht trainiert ist, handschriftliche Rechnungen oder Bilder in schlechter Qualität, wodurch nicht alle Felder erkannt werden können.
Belege im Status “Erfassen” werden durch die Qualitätssicherung von Finmatics fertiggestellt. Dieser Vorgang benötigt, nach der Übertragung der Belege an Finmatics bis zu 1 Werktag (Mo-Fr) und wird von menschlicher Hand erledigt. Der Vorteil für den Kunden liegt darin, dass noch nicht trainierte Rechnungsformate oder teilweise Rechnungen schlechter Qualität auch vollständig erfasst werden.
!Achtung! Die Qualitätssicherung beinhaltet jedoch nicht die Sicherstellung der buchhalterischen Felder, wie Kontierung, Steuerschlüssel oder Buchungstext.
Einstellungsoptionen für das Shared Service Center
Sie können zwischen nachfolgenden Einstellungsoptionen für das Shared Service Center wählen:
Real Time
Wenn Sie Real Time wählen, werden die Belege gleich nach dem Trennvorgang in den Status "Bestätigen" gesetzt und werden je nach ausgewählter Export Variante entweder gleich automatisch exportiert oder bleiben Ihnen noch in Finmatics zum Vervollständigen zur Verfügung.
!Achtung! Finmatics kann bei dieser Variante die Felder, welche oben im Punkt "Allgemeine Informationen" beschrieben sind, nur dann lernen, wenn entweder Trainingsdaten über eine API-Schnittstelle, wie bei der BMD und RZL, zurückgespielt werden oder die Belege in Finmatics vervollständigt und erst danach exportiert werden.
Basic SSC (Standard)
Die Basic Option ist normalerweise standardgemäß aktiviert, außer Sie haben eine Direktexportvariante gewählt, bei welcher Belege ohne Qualitätssicherung an Ihr ERP System weitergeleitet werden.
Da um den 15. und am Ende jedes Monats aufgund von Abgabeterminen die meisten Belege verarbeitet werden, kann es zu einem höheren Aufkommen an Belegen in unserer Qualitätssicherung. In solchen Fällen wird das SSC bei der Basic Variante auf Real Time gestellt, um Ihnen ein flüssiges Weiterarbeiten garantieren zu können.
Alle Belege, die die nach dem Umstellen auf Real Time hochgeladen werden, kommen automatisch in den Status "Bestätigen" und werden je nach ausgewählter Export Variante entweder gleich automatisch exportiert oder bleiben Ihnen noch in Finmatics zum Vervollständigen zur Verfügung.
!Achtung! Bei Belegen, die zum Zeitpunkt der Umstellung auf Realtime noch im Status "Erfassen" waren, kann es länger dauern, bis diese bearbeitet werden und in den Status "Bestätigen" kommen. Sie können diese Belege, insofern Sie nicht warten möchten jedoch auch jederzeit selbst im Finmatics Kanzleiportal erfassen.
Premium SSC
Die Premium Version hat den Vorteil, dass Sie die Vorzüge von unserem Shared Service Center durchgehend genießen können unabhängig davon ob es gerade zu einer erhöhten Auslastung kommt oder nicht. Ihre Belege werden dadurch, an Werktagen (Mo-Fr), garantiert innerhalb von einem Werktag bearbeitet werden.
Sollten Sie die Premium Variante wünschen, kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Customer Success Manager oder schreiben Sie uns an customers@finmatics.com, um eine entsprechende Vereinbarung zu treffen.
Wie arbeitet das SSC?
Das SSC ergänzt alle Belegfelder, für welche Informationen vorliegen. Sollten einzelne Belege nicht vollständig ergänzt werden können, wird dieser auf “zu klären” gesetzt. Dies kann folgende Gründe haben:
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Fehlende Informationen z.B. Kostenstelle oder Verwendungszweck
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Fehlende Daten auf dem Beleg z.B. Rechnungsnummer, Belegdatum oder Betrag
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Der Beleg wurde unvollständig hochgeladen z.B. fehlende Seiten
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Fehlende Berechtigung: möglicherweise fehlt dem SSC die Berechtigung z.B.: einen neuen Geschäftspartner anzulegen.
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Mangelnde Scanqualität, nicht lesbare Belege oder händisch ausgefüllte Belege
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Mehrere Belege wurden auf eine Seite gescannt
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Die Rechnung wurde falsch ausgestellt
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Die angegebenen Steuerprozent auf der Rechnung sind im System nicht angelegt
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Belege wurde im falschem Belegkreis hochgeladen, z.B.: Ausgangsrechnungen in Eingangsrechnungen
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Schriftzeichen, welche das SSC nicht erkennt z.B. arabische, chinesische oder kyrillische Schriftzeichen